--- title: "Ansicht „Einträge“" url: "https://help.kiho.fi/de/article/eintrage" language: "de" last_updated: "2026-07-21T06:48:00.390Z" --- # Ansicht „Einträge“ Die Ansicht „Einträge“ ist die Ansicht in Kiho, in der Arbeitszeiteinträge tageweise je Mitarbeiter betrachtet werden. In dieser Ansicht bezieht sich die Genehmigung immer auf den gesamten Arbeitstag – im Gegensatz zur Ansicht „Genehmigung der Einträge“, in der einzelne Zeilen bearbeitet werden. Die Ansicht finden Sie unter: *Arbeitszeit* → *Einträge* ## Für wen ist die Ansicht gedacht? Die Ansicht „Einträge“ dient mehreren verschiedenen Benutzergruppen: - **Benutzer, die ihre eigenen Stunden genehmigen** – Erste Genehmigungsphase für die eigenen Einträge in einem mehrstufigen Genehmigungsprozess. - **Vorgesetzte des Teams** – Prüfen die Arbeitszeiten der Teammitglieder und genehmigen sie vor der Lohnübermittlung. - **Hauptbenutzer** – Überwachen die Arbeitszeiten der gesamten Firma, nehmen Korrekturen vor und stellen die Richtigkeit der Einträge vor der Erstellung der Lohndaten sicher. > **Berechtigung:** Für die Nutzung der Ansicht ist die Berechtigung „Arbeitszeiterfassung“ erforderlich, die über die Benutzerrolle vergeben wird. Die Genehmigungsberechtigungen und -phasen werden separat in den Einstellungen zur Arbeitszeitgenehmigung festgelegt. * * * ## Aufbau der Ansicht Die Ansicht stellt die Arbeitszeiten als hierarchische Liste dar: 1. **Mitarbeiter** – Auf oberster Ebene werden der Name des Mitarbeiters und die Gesamtstunden für den Zeitraum angezeigt. 2. **Tag** – Jeder Tag ist eine eigene Zeile, die das Datum, den Wochentag und die Gesamtstunden des Tages anzeigt. Ein Klick auf den Tag zeigt dessen Einträge an. 3. **Arbeitszeitzeilen** – Unter dem Tag werden die einzelnen Einträge mit Zeiträumen und Zuordnungsangaben angezeigt. 4. **Erstattungen** – Unter dem Tag werden in einem separaten Bereich Erstattungen angezeigt, z. B. Kilometergeld oder Akkordlohn. ### Aufschlüsselungen des Tages Unter jedem Tag befindet sich ein Aufschlüsselungsbereich: - **Aufschlüsselung der Buchungsdimension** – Stunden aufgeteilt nach Buchungsdimension - **Aufschlüsselung der Lohnart** – Stunden nach Lohnart (z. B. Stundenlohn, Grundanteil Überstunden Tag, Tagesüberstunden 50 %, Tagesüberstunden 100 %, Sonntagszulage) - **Aufschlüsselung des Ereignistyps** – Aufschlüsselung nach Ereignistypen - **Änderungshistorie** – Bearbeitungsverlauf der Einträge (siehe unten) ### Änderungshistorie Der **Änderungshistorie**\-Bereich unter jedem Tag ist ein wichtiges Werkzeug für Transparenz. In Kiho **bleiben alle Änderungen an den Einträgen dokumentiert** – die Änderungshistorie kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden und ist für alle Benutzer der Ansicht einsehbar. In der Änderungshistorie sehen Sie unter anderem: - Wer die Änderung vorgenommen hat - Wann die Änderung vorgenommen wurde - Welche Angaben geändert wurden (z. B. Zeitraum, Ereignistyp, Buchungsdimension) - Welcher Wert vor und welcher nach der Änderung galt - Genehmigungs- und Rücknahmevorgänge > **Zuverlässige Protokolldatei:** Die Änderungshistorie dient als Werkzeug zur Auditierung und Nachverfolgbarkeit der Einträge. Sie stellt sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind – wer was wann getan hat. * * * ## Filter und Suche Im oberen Bereich der Ansicht befinden sich Filter, mit denen Sie die angezeigten Daten eingrenzen können: - **Mitarbeiter** – Einträge eines bestimmten Mitarbeiters suchen - **Team** – Nach Team filtern - **Profil** – Auf ein bestimmtes Arbeitszeitprofil eingrenzen - **Zeitintervall** – Wählen Sie den zu betrachtenden Zeitraum, standardmäßig der laufende Monat ### Anzeige-Filter Oben rechts in der Ansicht befindet sich das Dropdown-Menü **Anzeigen**, mit dem Sie die Sichtbarkeit der Tage eingrenzen können: - **Alle Tage** – Zeigt alle Tage des Zeitraums an - **Meine zu genehmigen** – Zeigt nur die Tage an, die als Nächstes auf Ihre Genehmigung warten - **Genehmigung ausstehend** – Tage, deren Genehmigung noch nicht abgeschlossen ist - **Genehmigung fertig**– Tage, die auf der höchsten Ebene genehmigt wurden - **Arbeitstage** – Nur Tage mit Einträgen - **Leere Tage** – Tage ohne Einträge - **Wurde in Rechnung gestellt** – Tage, deren Zeilen in die Rechnungsstellung übertragen wurden - **Kann in Rechnung gestellt werden**– Tage, deren Zeilen bereit zur Rechnungsstellung sind * * * ## Funktionen ### Funktionen auf Tagesebene Über das Drei-Punkte-Menü am rechten Rand der Tageszeile stehen folgende Funktionen zur Verfügung: - **Zeile hinzufügen** – Fügt dem betreffenden Tag eine neue Arbeitszeitzeile hinzu - **Erstattung hinzufügen** – Fügt eine Zeile vom Typ Erstattung hinzu (z. B. Kilometergeld, Akkordlohn) - **Tag genehmigen** – Genehmigt alle Zeilen des Tages - **Zuschläge neu berechnen** – Berechnet die automatischen Arbeitszuschläge des Tages neu (z. B. Abend- und Sonntagszulage) - **Tag kopieren** – Kopiert die Einträge des Tages auf einen anderen Tag - **Überstundenverarbeitung ändern** – Ändert die Überstundenberechnung des Tages ### Funktionen auf Zeilenebene Für eine einzelne Zeile stehen mehrere Funktionen zur Verfügung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile oder öffnen Sie das Menü der Zeile: - **Zeile bearbeiten** – Öffnet die Bearbeitungsansicht der Zeile (Zeiten, Ereignistyp, Buchungsdimension, Kostenkennzeichen, Assets, Beschreibung usw.) - **Zeile teilen** – Teilt eine Arbeitszeitzeile in mehrere Teile auf (z. B. für unterschiedliche Buchungsdimensionen) - **Zeile löschen** – Löscht den Eintrag vollständig - **In Fakturierung übertragen** – Überträgt die Zeile zur Fakturierung - **Fakturierung sperren** – Verhindert die Übertragung der Zeile zur Fakturierung - **Zeile kopieren** – Kopiert die Zeile als neuen Eintrag > Die Bearbeitung einer Zeile erfordert die Berechtigung „Arbeitszeitzeile bearbeiten“. Eine genehmigte Zeile kann nicht bearbeitet werden – die Genehmigung muss zunächst zurückgenommen werden. ### Massenfunktionen Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts in der Ansicht können folgende Funktionen auf einmal für alle sichtbaren oder ausgewählten Zeilen ausgeführt werden: - Zeilen bearbeiten - Zeilen löschen - Zur Rechnungsstellung übertragen - Genehmigen oder Genehmigungen rückgängig machen - Übertragung zur Lohnzahlung Die Zeilen werden ausgewählt, indem Sie zunächst die gewünschte Funktion anklicken. Danach erscheinen am linken Rand der Zeilen Kontrollkästchen, und die Auswahl kann am unteren Bildschirmrand bestätigt werden. > **Hinweis:** Die Funktionen werden entsprechend den Berechtigungen angezeigt. Die Übertragung zur Lohnübermittlung erfordert beispielsweise eine separate Berechtigung. ### Genehmigung Die Genehmigung bezieht sich in der Ansicht „Einträge“ immer auf **ganze Tage**, nicht auf einzelne Zeilen. Die Genehmigung kann auf mehrere Arten erfolgen: 1. **Über das Schloss-Symbol** – Klicken Sie auf das **Schloss-Symbol** am linken Rand der Tageszeile. Der Tag wird mit einem Klick für die nächste Phase genehmigt. 2. **Über das Menü der Tageszeile** – Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der Tageszeile und wählen Sie „Tag genehmigen“. 3. **Genehmigung aller sichtbaren Tage auf einmal** – Über das obere Menü **Alle Tage genehmigen**. Dadurch werden alle durch die Filter eingegrenzten Tage auf einmal genehmigt. 4. **Genehmigung ausgewählter Tage** – Über das obere Menü **Ausgewählte Tage genehmigen** und Auswahl der gewünschten Tage über die Kontrollkästchen. **Rücknahme der Genehmigung:** - **Über das Schloss-Symbol** – Klicken Sie auf das Schloss-Symbol der Tageszeile, um die Genehmigung zurückzunehmen - **Über das Menü der Tageszeile** – Im Drei-Punkte-Menü **Ausgewählte Genehmigungen zurücknehmen** oder **Alle Genehmigungen zurücknehmen** (nimmt alle Genehmigungsphasen zurück) > Die Rücknahme der Genehmigung ist nur möglich, wenn dies in den Einstellungen der Arbeitszeitgenehmigung erlaubt ist. Die Genehmigung einer übergeordneten Phase kann nicht zurückgenommen werden – nur die Genehmigung der eigenen oder einer niedrigeren Phase lässt sich zurücknehmen. * * * ## Unterschied zur Ansicht „Genehmigung der Einträge“ | Merkmal | Einträge | Genehmigung der Einträge | | --- | --- | --- | | Genehmigungsebene | Ganzer Tag auf einmal | Einzelne Zeile | | Ansichtstyp | Hierarchische Liste (Mitarbeiter → Tag → Zeilen) | Tabelle (alle Zeilen in derselben Liste) | | Aufschlüsselungen | Akkordberechnung, Aufschlüsselung nach Buchungsdimension, Lohnart, Ereignis, Änderungshistorie | In der Zusammenfassung: Aufschlüsselung nach Buchungsdimension, Lohndaten (Tag/Woche/Zeitraum) | | Massenbearbeitung | Funktionen auf Tagesebene (alle Tage genehmigen, zur Lohnübermittlung übertragen) | Massenbearbeitungsleiste auf Zeilenebene (Zeilen auswählen → Funktionen) |