Parannamme tehtävien tilojen käsittelyä. Tehtävälistat pysyvät helpommin ajan tasalla, työn ohjaaminen sujuvoituu ja tehtävien tilojen toiminta selkeytyy. Suorittajan tilasta näkee jatkossa suoraan, näkyykö tehtävä kyseiselle suorittajalle mobiilisovelluksessa.

Muutokset tulevat käyttöön tiistaina 8.9.2026.

Mitä muuttuu?

Tehtävien tilat päivittyvät jatkossa asetusten mukaisesti automaattisesti. Asetusten avulla tehtävien tilat pysyvät automaattisesti ajantasalla eikä jo suoritetut tehtävät jää virheellisesti hyväksytty tai annettu tilaan.

Älä näytä tehtäviä, joiden aikataulu on vanhentunut

Tehtävän tilat päivittyy jatkossa suorittajakohtaisen aikataulun perusteella. Asetuksen mukaisesti tehtävän tila muutetaan jos suorittajakohtainen päättymisaika on menneisyydessä.

• tehtävä merkitään Valmiiksi, jos suorittaja on jo tehnyt tehtävälle kirjauksia
• tehtävä merkitään Hylätyksi, jos suorittaja ei ole aloittanut tehtävän suorittamista

Jos suorittajalle ei ole määritetty omaa päättymisaikaa, tilan päivityksessä käytetään tehtävän päättymisaikaa.

Jos aktiivisia suorittajia ei enää löydy, merkitse tehtävä valmiiksi

Tämä asetus ohjaa tehtävän kokonaistilaa. Kun asetus on käytössä, usealle suorittajalle annettu tehtävä merkitään kokonaan Valmiiksi, kun tehtävällä ei ole enää aktiivisia suorittajia ja yksi suorittaja merkitsee tehtävän valmiiksi.

💡Aiemmin tehtävän tai suorittajien tiloja ei muutettu automaattisesti, jos tehtävälle oli kertynyt suoritteita. Tämän vuoksi tehtävä saattoi jäädä avoimeksi, vaikka työ oli valmis. Jatkossa tilat päivittyy myöskun tehtävältä löytyy suoritteita.

Kuinka moni suorittaja voi hyväksyä tehtävän suoritettavaksi.

Tehtävien asetuksissa voidaan määrittää suorittajien enimmäismäärälle oletusarvo. Oletusarvo tulee uusille tehtäville automaattisesti, mutta sitä voi muuttaa tehtäväkohtaisesti.

Kun tehtävän suorittajien enimmäismäärä täyttyy:

• tehtävän hyväksyneet suorittajat voivat jatkaa työskentelyä normaalisti
• muiden suorittajien tila muuttuu automaattisesti Hylätyksi ja tehtävä poistuu heidän tehtävälistalta
• jos tehtävältä vapautuu paikka, tehtävä palautuu muille suorittajille Annettu-tilaan

Arvolla 0 rajoitusta ei ole, vaan kaikki tehtävälle lisätyt suorittajat voivat hyväksyä tehtävän suoritettavaksi.

Myös manuaaliset tilamuutokset toimivat johdonmukaisesti

Kun tehtävä merkitään manuaalisesti Valmiiksi tai sen kokonaistilaa muutetaan, myös suorittajien tilat päivittyvät jatkossa oikein. Yksittäiset suorittajat eivät enää palaudu tilamuutoksen yhteydessä virheellisesti Odottaa-tilaan.

Mitä hyötyä muutoksesta on?

• Ajantasaisemmat tehtävälistaukset: mobiilissa ja selaimessa näkyvät tehtävät sekä niiden lukumäärä vastaavat todellista tilannetta.
• Vähemmän manuaalista ylläpitoa: tehtävien tiloja ei tarvitse korjata jälkikäteen.
• Selkeämpi työnjako: tehtävää voi ottaa suoritettavaksi vain määritetty määrä suorittajia.
• Selkeämpi näkyvyys: suorittajan tilasta näkee heti, näkyykö tehtävä kyseiselle suorittajalle mobiilisovelluksessa.
  

Mitä tulee huomioida?

Muutoksen yhteydessä olemassa olevien tehtävien ja suorittajien tilat päivitetään takautuvasti yrityksenne asetusten mukaisiksi. Tehtävälistalla näkyvien avoimien tehtävien määrä voi siksi muuttua heti päivityksen jälkeen:

• tehtävä merkitään Valmiiksi, jos sen aikataulu on päättynyt ja tehtävälle on kertynyt suoritteita
• tehtävä merkitään Hylätyksi, jos sen aikataulu on päättynyt eikä tehtävän suorittamista ole aloitettu
• usealle suorittajalle annettu tehtävä merkitään Valmiiksi, jos tehtävällä ei ole enää aktiivisia suorittajia ja tätä koskeva asetus on käytössä

Näin esimerkiksi jo valmistuneet ja laskutetut tehtävät eivät jää avoimiksi, vaan tehtävälistan tilanne vastaa paremmin toteutunutta työtä.

Voit lukea lisää tehtävien toiminnasta Kihon ohjeista:

Tehtävien ohjeet

Terveisin

Kiho-tiimi