Laskutukseen siirto, tehtävät

Tehtävien luominen

Työskentely alueella

Asiakkaiden ja seurantakohteiden luominen

Kalustoon kirjautuminen, ajopäiväkirja

Käyttäjän luonti ja arkistointi

Työajan kirjaus

Kaluston lisäys ja muokkaus

Tankkauksen lisäys kalustoon kirjautuneena

Tankkauksen lisäys ilman kalustoon kirjautumista

Alueiden luominen ja muokkaaminen

Laskutukseen siirto, työaika

Laskutukseen siirto, vuokraus

Vuokrauksen oikeudet

Vuokrauksen laskutus ja hinnoittelu (asetukset)

Kaluston vuokraus - Kihon vuokraustoiminnallisuus

Sopimushallinta ja sopimuksen perustiedot

Kaluston lisääminen ja palauttaminen sopimuksella

Vuokrauksen varastotapahtumien muodostuminen

Laskutettavien tapahtumien muodostuksen periaatteet

Tiedotteet

Tehtävien suorittaminen

Aluepohjaisen työnhallinnan (Tactical Map) asetukset

Huolto-ohjelmat

Palkkalajien, korvausten ja tapahtumatyyppien asetukset

Arkipyhäasetukset

Tilanneseuranta

Työajan kirjaustavat

Taukoasetukset

Työaikarivien muokkaus

Roolit ja käyttöoikeudet

Työajan hyväksynnän asetukset

Tiimit ja esihenkilöt

Kirjaukset-näkymä

Palkkasiirto 

Raportointi: Työajan enimmäismäärän seuranta

Tauot

Työaikaprofiilien hallinta

Miten työaikakirjauksia hyväksytään?

Kaluston tiedostotuonti

Kirjauksien hyväksyntä -näkymä

Sijainnin tarkastaja

Ylläpito ja asetukset

Käyttäjähallinta

Integraatiot

Työajan asetukset

Kalustonhallinta

Työnhallinta

Aluepohjainen työnhallinta

Tehtävät

Mobiili

Työaika

Laskutus

Vuokraus

<h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Käyttöoikeudet</h2>Tiedotteiden hallintaan on erillinen käyttöoikeus. Tiedotteiden hallinta -oikeus tulee lisätä niille rooleille, joiden käyttäjät saavat lisätä, muokata ja poistaa tiedotteita. Oikeuden roolille voit lisätä Kihon käyttäjähallinnasta.Tiedotteiden vastaanottaminen ja lukeminen ei vaadi erillistä oikeutta, vaan tiedotteet-ominaisuus näkyy kaikille sekä mobiilisovelluksessa että verkkopalvelussa.<h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Tiedotteen luominen</h2><ol class="LexTKB__ol1"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Avaa Tiedotteet Kihon päävalikosta</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Valitse Hallinta-välilehti</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Valitse Lisää uusi</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Valitse vastaanottajat</li><li value="5" class="LexTKB__listItem">Lisää otsikko, sisältö ja liitteet</li></ol><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Vastaanottajien valinta</h3>Valitse kenelle tiedote lähetetään:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Kaikki käyttäjät: Tiedote menee kaikille yrityksesi aktiivisille Kiho-käyttäjille</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Tiimit: Valitse yksi tai useampi tiimi</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Roolit: Valitse käyttäjäroolin perusteella</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Työaikaprofiilit: Valitse esimerkiksi kaikki tuntipalkkalaiset</li><li value="5" class="LexTKB__listItem">Yksittäiset käyttäjät: Valitse nimeltä tietyt henkilöt</li></ul><blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Tärkeää: Vastaanottajalista muodostuu julkaisuhetkellä. Vastaanottajat ei päivity automaattisesti, jos tiimiin tai työaikaprofiiliin lisätään tai siitä poistetaan käyttäjiä myöhemmin. Voit kuitenkin lisätä vastaanottajia tiedotteelle myös julkaisun jälkeen.</blockquote><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Otsikko ja sisältö</h3>Anna tiedotteelle kuvaava otsikko (pakollinen) ja kirjoita tiedotteen varsinainen viesti<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Voit lisätä kuvia havainnollistamaan viestiä</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Voit lisätä linkkejä esimerkiksi lisätietoihin tai lomakkeisiin</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Voit lisätä liitteitä (esim. PDF-tiedostoja) erillisestä liitteet-kentästä</li></ul><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Lukukuittaus</h3>Tiedotetta luodessa voit valita, vaatiiko tiedote erillisen lukukuittauksen vastaanottajilta:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Jos lukukuittaus on vaadittu, vastaanottajien tulee erikseen kuitata tiedote luetuksi mobiilisovelluksessa</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Ilman lukukuittausvaatimusta tiedote katsotaan luetuksi, kun vastaanottaja avaa sen</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Lukukuittausten tila näkyy tiedotteen Vastaanottajat-välilehdellä</li></ul><blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Vinkki: Vaadi lukukuittaus tärkeissä tiedotteissa, kuten työturvallisuuteen tai palkkoihin liittyvissä ohjeissa.</blockquote><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Tiedotteen julkaiseminen</h2>Kun tiedotteen tiedot ja vastaanottajat on määritetty, voit:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Tallenna luonnoksena</li><li value="2" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Valitse Tallenna → tiedote tallennetaan luonnoksena, eikä sitä lähetetä vastaanottajille</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Voit palata luonnokseen myöhemmin muokkaamaan sitä ja julkaista tiedotteen.</li></ul></li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Julkaise heti</li><li value="3" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Tiedote lähetetään välittömästi valituille vastaanottajille</li></ul></li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Ajasta julkaisu myöhemmaksi</li><li value="4" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Tallenna tiedote luonnoksena</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Valitse Ajasta julkaisu</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Valitse päivämäärä ja kellonaika, jolloin tiedote lähetetään automaattisesti</li></ul></li></ul><blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Tärkeää: Julkaistun tiedotteen sisältöä ei voi enää muokata.</blockquote><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Vastaanottajien ja lukukuittausten seuranta</h2>Näet julkaistun tiedotteen kohdalla Vastaanottajat-välilehden, josta on mahdollista seurata:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Kenelle tiedote on julkaistu</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Ketkä ovat nähneet tiedotteen</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Milloin kukin vastaanottaja on kuitannut tiedotteen luetuksi</li></ul><blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Tärkeää: Tiedotteet ovat luettavissa mobiilisovelluksessa niin kauan, kunnes tiedotteen tila muutetaan arkistoiduksi.</blockquote><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Tiedotteiden lukeminen</h2>Tiedotteet luetaan Kihon mobiilisovelluksessa tai selainversiossa. Kun uusi tiedote julkaistaan, vastaanottajat saavat siitä ilmoituksen puhelimeen tai Kihon etusivulle. Mobiilisovellus myös muistuttaa lukemattomista ja kuittaamattomista tiedotteista. <blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Vinkki: Voit merkitä tiedotteen suosikiksi, jotta löydät sen helposti myöhemmin uudelleen.</blockquote><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Tiedotteet mobiilisovelluksessa</h3>Tiedotteet löytyvät sovelluksen alareunassa olevasta valikosta.<ol class="LexTKB__ol1"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Avaa mobiilisovellus</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Avaa Tiedotteet joko:</li><li value="3" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">napauttamalla alareunan valikkopainiketta (≡) ja valitsemalla Tiedotteet, tai</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">napauttamalla Tiedotteet-kuvaketta alapalkista</li></ul></li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Lukemattomat tiedotteet näkyvät listalla korostettuina</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Avaa haluamasi tiedote napauttamalla sitä</li><li value="5" class="LexTKB__listItem">Jos tiedotteelle vaaditaan lukukuittaus, kuittaa tiedote viestin lopussa</li></ol><h4 class="LexTKB__h4" dir="ltr">Tiedotteet-ominaisuuden kiinnitys alapalkkiin mobiilisovelluksessa</h4>Voit lisätä Tiedotteet-ominaisuuden sovelluksen alapalkkiin, jolloin pääset niihin nopeammin.<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Napauta alareunassa olevaa valikkopainiketta (≡)</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Valitse Järjestä</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Raahaa Tiedotteet alapalkin neljän ensimmäisen pikavalinnan joukkoon</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Tiedotteet näkyy sovelluksen alapalkissa</li></ul>

<h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Huolto-ohjelman lisääminen kalustolle</h2>Luodaksesi kalustolle huolto-ohjelman tai lisätäksesi kalustoja olemassa oleville huolto-ohjelmille siirry kalustoluettelolla Huolto-ohjelmat -välilehdelle.<div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Voit lisätä kalustoille olemassa olevia huolto-ohjelmia painamalla haluamaasi huolto-ohjelmaa ja valitsemalla kaluston Ajoneuvot -valikosta.Muista tallentaa tekemäsi muutokset oikeasta alakulmasta.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/46ef0a35-c908-47b1-8de4-6cf4cac8a2f5" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div><div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Saat luotua uuden huolto-ohjelman Lisää uusi -painikkeesta.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/128f5b12-db72-41d6-b3cc-caa4e6bc1bee" alt="" data-position="full" data-width="64.843537414966%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Uuden huolto-ohjelman luominen</h2>Anna huolto-ohjelmalle Nimi.Määritä huollolle, minkä perusteella huoltovälin laskenta tehdään:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Käyttöaikaväli (h)</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Matkaväli (km)</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Aikaväli (vuosi/kuukausi)</li><li value="4" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Voit määrittää alkamis- ja päättymispäivämäärän, josta laskenta alkaa, esim. viimeisimmän huollon ajankohta.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Kuvaus -kenttään voit laittaa ohjeita huollon sisällöstä.</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Osasuoritteisiin voit määrittää eri työvaiheita, jotka huollon tekijän tulee kuitata ja tarkistaa.</li></ul></li></ul>Lisää huolto-ohjelmalle ne kalustot, jotka kuuluvat kyseisen huolto-ohjelman piiriin.Paina lopuksi oikeasta alakulmasta Tallenna.<h3 class="LexTKB__h3"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/859dccdf-362e-4862-adc0-8d0938494b83" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></h3><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Ilmoitukset</h2>Mikäli haluat, että tulevista huolloista tai vika-ilmoituksista tulee sähköposti- tai tekstiviesti-ilmoitus, voit lisätä kalustokohtaisesti huoltoilmoituksen vastaanottajan.Vastaanottajalla tulee olla Kihossa käyttäjätunnus.<div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Paina kalustoluettelolta haluamaasi kalustoa lisätäksesi huoltoilmoituksen vastaanottajan.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/5840df1f-0bf2-43b2-927e-df5af419b95c" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div><div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Siirry välilehdelle Huollot ja paina Vastaanottajat.Lisää vastaanottaja painamalla oikeasta alakulmasta Muokkaa -painiketta.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/c0874ac4-8b93-4ee1-9aed-e95b0887f93b" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div><div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Paina haku-kentän oikeasta laidasta Lisää -painiketta valitaksesi kalustolle huoltoilmoituksen vastaanottajat.Valitse käyttäjät listalta ja paina Hyväksy.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/57cdd6c0-ca7f-4226-8449-350c8d81a578" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div><div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Valitse, lähteekö ilmoitus sähköpostitse vai tekstiviestillä käyttäjälle.Paina lopuksi oikeasta alakulmasta Tallenna.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/31bc5911-f874-48b4-96a5-ba3ae9e696d6" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div> Kun huolto lähenee, kalustoluettelolle tulee näkyviin kaluston kohdalle sarakkeeseen "huolto-ohjelmien tilat" huomiovärejä.Ensimmäinen huoltoilmoitus lähtee ilmoituksen vastaanottajalle, kun huollon ajankohtaan on n. 10% jäljellä. Esim. jos huolto tehdään vuoden välein, ensimmäinen ilmoitus lähestyvästä huoltotarpeesta lähtee käyttäjälle n. 2 kuukautta ennen huolto-ohjelmalle määritetyn ajan umpeutumista.<img src="https://cdn-assets.productfruits.com/e1ef89b5-06f9-4a6f-934b-b6f17e47de23" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;">

<h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Mihin taukoasetuksia käytetään?</h2>Taukoasetuksilla määritellään:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Automaattisten taukojen muodostuminen – Kiho voi lisätä tauon automaattisesti sääntöjen perusteella, kun päivän työaika ylittää asetetun rajan</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Taukoleimausten käsittely – kun käyttäjä leimaa tauon mobiilista, selaimesta tai työaikapäätteeltä, leimauksen kestoa pyöristetään asetusten mukaisesti</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Tauon palkkalajit – mitkä palkkalajit tauoille kohdistetaan ja miten tunnit jakautuvat eri palkkalajeille</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Taukojen laskutus – laskutetaanko taukorivit vai ei</li></ul>Taukoasetukset tehdään taukoasetusryhmiin, jotka liitetään yhteen tai useampaan työaikaprofiiliin. Yhdessä taukoasetusryhmässä voi olla useita sääntöjä eri tilanteita varten.<blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Automaattiset tauot ja käsin kirjatut tauot toimivat yhdessä. Jos käyttäjä on jo kirjannut tai leimannut tauon itse, automatiikka ei luo päällekkäistä taukoa. Kiho huomioi käyttäjän kirjaaman tauon ja muodostaa palkka-aineiston sääntöjen mukaisesti.</blockquote><hr><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Missä asetukset tehdään?</h2>Asetukset → Työaika → TauotTauot-välilehdellä hallitaan kaikkia taukoihin liittyviä asetuksia. Näkymä jakautuu kahteen osioon: yleisiin yritysasetuksiin ja taukoasetusryhmiin.<hr><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Yleiset yritysasetukset</h2>Näkymän yläosassa on koko yritystä koskevat taukoasetukset.Salli käyttäjien leimata tauot itse<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Kun valittu: Käyttäjät voivat tehdä reaaliaikaisen taukoleimauksen mobiilisovelluksesta, työmaapäätteeltä tai selaimen etusivulta. Oikeuksista riippuen käyttäjät voivat myös lisätä taukoja manuaalisesti työpäivälle.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Kun ei valittu: Käyttäjät eivät voi leimata taukoja itse. Tauko-painike ei näy käyttäjälle.</li></ul></li></ul><hr><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Taukoasetusryhmän lisääminen ja muokkaaminen</h2>Uuden taukoasetusryhmän voi luoda Lisää ryhmä -painikkeella. Olemassa olevaa ryhmää pääsee muokkaamaan klikkaamalla ryhmän nimeä tai rivin lopussa olevaa valikkopainiketta.Taukoasetusryhmässä määritellään ryhmän perustiedot, taukoleimausten käsittely ja automaattisten taukojen säännöt.<h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Nimi</h3>Taukoasetusryhmän nimi. Käytetään tunnistamiseen päänäkymän listassa sekä työaikaprofiilien liitoksissa.<h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Työaikaprofiilit</h3>Työaikaprofiilit, joilla taukoasetusryhmä on käytössä. Valitse yksi tai useampi profiili, joille nämä taukoasetukset pätevät. Yksi profiili voi olla liitettynä vain yhteen taukoasetusryhmään.<h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Poisluettavat tapahtumatyypit</h3>Asetus määrittelee, mille tapahtumatyypeille taukoa ei muodosteta automaattisesti. Valitse tapahtumatyypit, jotka haluat sulkea pois automaattisen tauon muodostuksesta. Asetus koskee koko taukoasetusryhmää – ei yksittäistä sääntöä.<blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Esimerkiksi poissaolotyyppiset tapahtumat (kuten lomat tai sairauspoissaolot) voidaan sulkea pois, jolloin näille päiville ei muodosteta automaattista taukoa.</blockquote><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Automaattinen tauko</h3>Kun valittu, Kiho muodostaa tauot automaattisesti alla olevien sääntöjen perusteella. Jos ei valittu, automaattisia taukoja ei muodosteta, mutta taukosääntöjen palkkalajimääritykset vaikuttavat silti käyttäjän itse leimaamien taukojen palkka-aineiston muodostukseen.<h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Taukoleimausten pyöristys</h3><blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Minimikesto ja maksimikesto koskevat taukoleimauksia – eli taukoja, jotka käyttäjä leimaa itse mobiilista, selaimesta tai työaikapäätteeltä. Nämä asetukset eivät vaikuta automaattisesti muodostuvien taukojen kestoon.</blockquote><table class="LexTKB__table"><colgroup><col><col></colgroup><tbody><tr><th style="vertical-align: top; text-align: start; background-color: rgb(242, 243, 245);" class="LexTKB__tableCell LexTKB__tableCellHeader">Kenttä</th><th style="vertical-align: top; text-align: start; background-color: rgb(242, 243, 245);" class="LexTKB__tableCell LexTKB__tableCellHeader">Kuvaus</th></tr><tr><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Minimikesto</td><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Taukoleimauksen vähimmäiskesto (esim. 0:30 eli 30 minuuttia). Jos leimatun tauon kesto jää alle minimikeston, tauko pyöristetään ylös minimikestoon.</td></tr><tr><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Maksimikesto</td><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Taukoleimauksen enimmäiskesto (esim. 1:00 eli 1 tunti). Jos leimatun tauon kesto ylittää maksimikeston, tauko pyöristetään alas maksimikestoon.</td></tr></tbody></table><hr><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Säännöt</h2>Taukoasetusryhmä sisältää yhden tai useamman säännön. Jokainen sääntö määrittelee, milloin ja miten tauko muodostetaan. Sääntöjä voi olla useita eri tilanteita varten (esim. eri työvuoroille tai eripituisille työpäiville).<h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Säännön asetukset</h3><table class="LexTKB__table"><colgroup><col><col></colgroup><tbody><tr><th style="vertical-align: top; text-align: start; background-color: rgb(242, 243, 245);" class="LexTKB__tableCell LexTKB__tableCellHeader">Kenttä</th><th style="vertical-align: top; text-align: start; background-color: rgb(242, 243, 245);" class="LexTKB__tableCell LexTKB__tableCellHeader">Kuvaus</th></tr><tr><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Vaadittu työaika</td><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Työajan vähimmäiskesto (esim. 6:00 eli 6 tuntia), jonka tulee täyttyä päivän aikana, jotta tauko muodostetaan. Jos päivän työaika jää alle tämän rajan, taukoa ei muodosteta tämän säännön perusteella.</td></tr><tr><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Tauon kesto</td><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Tauon kesto (esim. 0:30 eli 30 minuuttia), joka vähennetään automaattisesti työajasta, kun sääntö täyttyy.</td></tr><tr><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Tauon alkamisaika</td><td style="vertical-align: top; text-align: start;" class="LexTKB__tableCell">Kellonaika, johon tauko sijoitetaan (esim. 11:00). Tauko alkaa tästä kellonajasta ja kestää sääntöön määritellyn ajan.</td></tr></tbody></table><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Työvuorot</h3>Säännössä voidaan rajata, millä työvuoroilla sääntö on voimassa. Oletuksena kaikki profiilien vuorot on valittuna samaan sääntöön.Asetus mahdollistaa sen, että eri vuoroille voidaan asettaa eri taukosäännöt (esim. päivävuorolle tauko klo 11:00 ja iltavuorolle tauko klo 18:00).<h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Palkkalajit</h3>Jokaiseen sääntöön liitetään vähintään yksi palkkalaji, jolle tauon tunnit kirjataan. Oletuksena sääntöön asetetaan yksi palkkalaji, jolloin koko tauon kesto kirjataan kyseiselle palkkalajille.Jos tauko halutaan jakaa useammalle palkkalajille, valitaan Jaa tauko useammalle palkkalajille. Tällöin tauon kesto voidaan pilkkoa osiin:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Ensimmäiset (min) – tauon ensimmäiset minuutit kirjataan tälle palkkalajille (esim. ensimmäiset 30 min → Tauko palkallinen)</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Seuraavat (min) – loput tauon minuutit kirjataan tälle palkkalajille (esim. seuraavat → Tauko palkaton)</li></ul>Useampia palkkalajeja voi lisätä Lisää palkkalaji -painikkeella.<blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Taukoa varten tulee luoda vähintään yksi palkkalaji ennen taukoasetusten määrittelyä. Palkkalajit luodaan kohdasta Asetukset → Työaika → Palkkalajit.</blockquote><hr><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Laskurivien generointi</h2>Työajan yleisissä asetuksissa (Asetukset → Työaika → Yleiset) on Laskurivien generointi -osio, jossa määritellään, generoidaanko laskurivejä taukoriveistä. Oletuksena Ei, jolloin taukoja ei laskuteta.<hr>

<h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Oikeuksien asettaminen</h2>Yrityksen asetukset → Käyttäjähallinta → Roolit<ol class="LexTKB__ol1"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Valitse rooli, jota haluat muokata, tai luo uusi rooli.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Oikeudet-välilehdellä on listattuna roolilla käytössä olevat oikeudet</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Lisää-painikkeella voit lisätä oikeuksia roolille</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Voit poistaa roolilta oikeuksia listauksessa</li><li value="5" class="LexTKB__listItem">Tallenna</li></ol><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Tyypilliset roolit</h2>Roolit ovat organisaatiokohtaisia, mutta usein käytössä on esimerkiksi:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Työntekijä: kirjaa työaikaa ja suorittaa omia työtehtäviä</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Esihenkilö / työnjohtaja: seuraa tiimin työtehtäviä, kalustoa ja hyväksyy työaikoja</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Kalustovastaava: hallinnoi kalustoon liittyviä tietoja ja huoltotapahtumia</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">HR / palkanlaskenta: vastaa työajan asetuksista ja palkanmaksusta</li><li value="5" class="LexTKB__listItem">Pääkäyttäjä: hallinnoi käyttäjiä, rooleja ja käyttöoikeuksia</li></ul><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Lisävalinnat</h2><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Asiakkaat</h3>Roolille voidaan valita asiakkaat, joille roolin käyttäjät voivat kohdistaa kirjauksia työajassa ja tehtävillä.Poikkeus: Jos roolille on annettu oikeus “Asiakkaat ja seurantakohteet: tarkastelu, kaikki”, käyttäjä näkee kaikki yrityksen asiakkaat ja niiden seurantakohteet. <h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Oikeustaso</h3>Oikeustaso määrittää roolien järjestyksen. Sen avulla varmistetaan, ettei käyttäjä voi antaa toiselle käyttäjälle itseään laajempia oikeuksia ilman pääkäyttäjäoikeuksia.<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">0 = roolia ei voi asettaa ilman pääkäyttäjäoikeuksia</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">1 = korkein oikeustaso</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">2 tai suurempi = alemmat oikeustasot</li></ul>Sääntö: jos oma roolisi on oikeustasolla 5, voit asettaa toiselle käyttäjälle roolin, jonka oikeustaso on 5 tai suurempi. Et voi asettaa roolia tasolla 1–4.

<h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Raportin käyttö</h2><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Suodattimet ja haku</h3><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Valitse tarkastelujakso (aikaväli vaikuttaa keskimääräisen viikkotyöajan laskentaan).</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Rajaa tarvittaessa käyttäjään, tiimiin tai työaikaprofiiliin.</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Voit rajata näkymään vain henkilöt, joiden keskimääräinen viikkotyöaika ylittää valitun tuntimäärän valitulla ajanjaksolla.</li></ul><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Mitä raportilla näytetään</h3>Raportilla näytetään asetuksissa valittujen palkkalajien ja korvausten kokonaistunnit.Kokonaistunnit jaetaan:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">säännölliseen työaikaan</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">ylityöhön, joka sisältää myös lisätyön</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">muut tunnit, jotka ovat pääasiallisesti poissaoloja tai lomia</li></ul></li></ul><blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Kokonaistuntien jako säännölliseen työaikaan ja ylityöhön vaatii, että uudet ylityöasetukset ovat käytössä työaikaprofiileissa.</blockquote>Keskimääräinen työaika lasketaan automaattisesti raportille valitun ajanjakson perusteella<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Oranssi, kun keskimääräinen viikkotyöaika ylittää 40 h</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Punainen, kun keskimääräinen viikkotyöaika ylittää 48 h (viikkotyöajan enimmäismäärä tasoittumisjakson aikana).</li></ul></li></ul>Näin keskimääräinen viikkotyöaika lasketaan<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Käyttäjittäin: kokonaistunnit / valitun aikavälin viikkomäärä</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Tiimeittäin: kokonaistunnit / (valitun aikavälin viikkomäärä × käyttäjien lukumäärä)</li></ul><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Vaadittavat asetukset</h2>Raportin laskenta perustuu siihen, mitkä palkkalajit ja korvaukset on määritetty mukaan enimmäistyöajan seurantaan. Tämä on tärkeää, jotta raportti vastaa organisaationne tulkintaa (esim. TES-käytännöt) siitä, mitkä tunnit kuuluvat seurantaan.<h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Palkkalajit ja korvaukset</h3>Palkkalajille tai korvaukselle määritetään, lasketaanko sillä kertyneet tunnit mukaan enimmäistyöajan seurantaan.<img src="https://cdn-assets.productfruits.com/69f6a9b0-c9b5-4858-a188-52cd94a4066d" alt="" data-position="full" data-width="50%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;">Suositus:<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Sisällytä mukaan varsinaiset työ- ja ylityötunnit sekä työaikaan verrattavat tunnit.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Muista huomioida poissaolot ja lomat (esim. vuosiloma), jos ne halutaan sisällyttää laskentaan.</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Poissulje esimerkiksi varallaolo/päivystys tai palkattomat vapaat, jos niiden ei haluta vaikuttavan keskiarvoon.</li></ul><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Käyttöoikeudet</h3><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Työajan vakioraportit saa näkyviin oikeudella: Työajan raportit: vakioraportit</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Pääkäyttäjä tasoinen käyttäjä tekee raportin vaatimat asetukset työajan asetuksissa</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Raportti noudattaa samoja näkyvyyssääntöjä kuin muutkin työajan raportit:</li><li value="4" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Tarkastele kaikki -oikeus: näkee kaikkien käyttäjien tiedot raportilla</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Tiimin esihenkilö: näkee oman tiimin oletuskäyttäjien tiedot raportilla</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Muutoin käyttäjä näkee omat tietonsa, jos hänellä on oikeus nähdä raportti</li></ul></li></ul><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Usein kysytyt kysymykset</h2>Miten lataan raportin CSV-tiedostona?Raportin tulokset voi ladata CSV-tiedostona.<ol class="LexTKB__ol1"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Tee haku (valitse suodattimet ja paina Hae)</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Lataa CSV raportin valikkotoiminnoista</li></ol>Miksi raportilla näkyvät tunnit poikkeavat muista raporteista?Tarkista ensin palkkalajien ja korvausten “lasketaan mukaan enimmäistyöajan seurantaan” -asetukset. Raportti huomioi vain mukaan määritetyt palkkalajit/korvaukset.Asetukset → Työaika → Palkkalajit/KorvauksetMiksi en näe kaikkia käyttäjiä tai tiimejä?Näkyvyys riippuu käyttäjän oikeuksista (tarkastele kaikki-oikeus / tiimin esihenkilö / omat).Miksi ylityöt eivät näy raportilla oikein?Yleisin syy on, että automaattinen ylityölaskenta ei ole käytössä tai työaikaprofiileissa ei käytetä Kihon uusia ylityöasetuksia. Tällöin kokonaistunteja ei pystytä jakamaan luotettavasti säännölliseen työaikaan ja ylityöhön.

<h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Taukokirjaukset Kirjaukset-näkymässä</h2>Kirjaukset-näkymässä tauot näytetään päiväkohtaisesti omassa Tauot-osiossa, samaan tapaan kuin korvaukset. Lisäksi tauot eritellään rivikohtaisesti palkkalajin mukaan.<img src="https://cdn-assets.productfruits.com/ad033cce-544c-449c-8fff-3d58c2d35c15" alt="" data-position="full" data-width="87.4436090225564%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Tauon lisääminen</h3><ol class="LexTKB__ol1"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Avaa haluamasi päivä Kirjaukset-näkymässä.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Klikkaa päivän rivin oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen valikkoa (⋮).</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Valitse valikosta Lisää tauko. Työpäivällä tulee olla kirjattuna työaikaa, jotta taukokirjaus on mahdollista lisätä.</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Täytä taukokirjauksen tiedot avautuvaan näkymään:</li><li value="5" class="LexTKB__listItem LexTKB__nestedListItem"><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Alkamisaika – tauon alkamisaika</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Päättymisaika – tauon päättymisaika</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Palkkalaji – valitse palkkalaji pudotusvalikosta. Palkkalajin voi myös jättää tyhjäksi, jolloin se valitaan automaattisesti taukoasetusten sääntöjen perusteella.</li></ul></li><li value="5" class="LexTKB__listItem">Tallenna kirjaus.</li></ol><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/8bffbe94-5146-40e0-9a79-3a9694a416c9" alt="" data-position="full" data-width="83.53383458646616%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Tauon muokkaaminen</h3><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Klikkaa päivän Tauot-osiossa haluamaasi taukoriviä – taukokirjaus avautuu muokattavaksi.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Voit muuttaa alkamis- ja päättymisaikaa sekä palkkalajia. Palkkalajin voi myös jättää tyhjäksi, jolloin se valitaan automaattisesti taukoasetusten sääntöjen perusteella</li></ul><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Useamman tauon lisääminen</h3>Voit lisätä samalle päivälle useita taukoja. Jokainen tauko kirjataan omana rivinään Tauot-osioon.<hr><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Taukokirjaukset Kirjauksien hyväksyntä -näkymässä</h2>Kirjauksien hyväksyntä -näkymässä tauot näytetään omassa Tauot-sarakkeessa. Sarake näyttää kyseisen rivin taukokirjauksien osuuden.<img src="https://cdn-assets.productfruits.com/0f850dc4-5ac3-4fab-a6c5-82ed45f3dfc9" alt="" data-position="full" data-width="84.73684210526315%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Taukojen tarkastelu yhteenvedossa</h3><ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Päiväyhteenveto: Avaa henkilön yhteenveto – tauot näkyvät päiväkohtaisesti omassa kohdassaan.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Viikko- ja ajanjaksoyhteenveto: Taukojen kokonaismäärät näkyvät palkkalajierittelyssä.</li></ul><h3 class="LexTKB__h3" dir="ltr">Tauon lisääminen ja muokkaaminen</h3><ol class="LexTKB__ol1"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Avaa päiväyhteenveto klikkaamalla rivin kohdepäivää siltä päivältä, jota haluat muokata.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Klikkaa päivän rivin oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen valikkoa (⋮).</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Valitse Lisää tauko.</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Täytä taukokirjauksen tiedot (alkamisaika, päättymisaika, palkkalaji).</li></ol>Olemassa olevia taukoja voi muokata klikkaamalla taukoriviä yhteenvedon Tauot-osiossa.<blockquote class="LexTKB__quote" dir="ltr">Taukoja voi muokata ainoastaan päiväyhteenvedossa.</blockquote><hr><h2 class="LexTKB__h2" dir="ltr">Automaattisesti muodostuvat tauot</h2>Tauot muodostuvat automaattisesti asetusten perusteella kirjaustavasta riippumatta (työaikaleimaus, ajot, tehtävät jne.). Käyttäjän ei tarvitse itse lisätä taukoa manuaalisesti, ellei halua poiketa automaattisesti muodostuneesta tauosta.<ul class="LexTKB__ul"><li value="1" class="LexTKB__listItem">Automaattinen tauko muodostuu heti kun automaattisen tauon säännöt toteutuvat.</li><li value="2" class="LexTKB__listItem">Automaattinen tauko näkyy näkymissä samalla tavalla kuin manuaalisesti lisätty tauko – sekä Kirjaukset- että Kirjauksien hyväksyntä -näkymässä.</li><li value="3" class="LexTKB__listItem">Automaattisen tauon muokkaaminen: Jos automaattisesti muodostunut tauko ei vastaa todellista tilannetta, sitä voi muokata manuaalisesti samalla tavalla kuin manuaalisesti lisättyä taukoa.</li><li value="4" class="LexTKB__listItem">Käsin kirjattu tauko on vahvempi kuin automatiikka – jos käyttäjä on jo kirjannut tai leimannut tauon itse (mobiili, työmaapääte, selain tai manuaalinen lisäys), automatiikka ei luo päällekkäistä taukoa.</li><li value="5" class="LexTKB__listItem">Tiettyjen tapahtumatyyppien poissulkeminen: Asetuksissa voidaan määrittää, mille tapahtumatyypeille taukoa ei muodosteta automaattisesti.</li><li value="6" class="LexTKB__listItem">Palkallinen ja palkaton tauko erotellaan automaattisesti – palkkalaji määräytyy taukoasetusten sääntöjen perusteella. Esimerkiksi ensimmäiset 30 min voidaan kirjata palkalliselle palkkalajille, jonka jälkeen loput minuutit kirjataan palkattomalle palkkalajille. Tauon palkkalaji voi olla myös työaika-tyyppinen palkkalaji – ylityölaskenta huomioi tämän.</li></ul>

Navigoi työaikaprofiileihin painamalla oikealta yläkulmasta rattaan kuvaa &gt; Yrityksen asetukset &gt; Käyttäjähallinta.Siirtääksesi käyttäjän uuteen työaikaprofiiliin tai lisätäksesi käyttäjälle työaikaprofiilin paina haluamaasi käyttäjää käyttäjähallinnassa.<div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Siirry käyttäjän tiedoissa välilehdelle Työaikaprofiilit ja valitse pudotusvalikosta työaikaprofiili, johon haluat lisätä käyttäjän. Aseta aloituspäivä, josta eteenpäin työntekijä kuuluu kyseiseen profiiliin ja tallenna lopuksi valintasi.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/ffd24018-bbd6-483c-b1fb-e7f5723672eb" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div><div style="grid-template-columns: 1fr 1fr;" class="LexTKB__layoutContainer"><div class="LexTKB__layoutItem">Mikäli käyttäjän työaikaprofiili on vaihtumassa, voit tehdä muutoksen ennakkoon. Paina Lisää uusi ja valitse käyttäjälle uusi profiili pudotusvalikosta, sekä päivä, josta alkaen käyttäjän työaika noudattaa uuden profiilin asetuksia. Lisää vanhalle profiilille päättymispäivä ja tallenna valintasi.</div><div class="LexTKB__layoutItem"><img src="https://cdn-assets.productfruits.com/803667be-da38-4a6b-8a8c-980ede714985" alt="" data-position="full" data-width="100%" data-height="auto" class="lexical-inline-image position-full" style="z-index: 20;"></div></div>Takautuvasti tehtävät muutokset eivät päivitä käyttäjälle jo muodostuneita työaikatapahtumia automaattisesti. Takautuvasti tehdyt muutokset tulee päivittää käyttäjän työaikatapahtumiin työajan Kirjaukset-näkymässä käyttäen Laske lisät uudelleen -toimintoa.Voit tarkastella käyttäjien yksittäisiä työaikaprofiileja käyttäjänhallinnan listanäkymässä käyttäen hakusuodatinta "työaikaprofiili".

Takaisin Kihoon

Was this article helpful?

You recently requested to reset your password for your account. Use the button below to reset it. This password reset is only valid for the next 24 hours.

If you’re having trouble with the button above, copy and paste the URL below into your web browser.

Please check your email for instructions to reset your password.

Check your email

Enter your email address and we will send you instructions to reset your password.

Kiho Help