Työajan kirjaustavat

Kihossa työaikaa voidaan kirjata usealla eri tavalla. Kirjaustapa valitaan käyttäjäryhmän ja työn luonteen mukaan. Jokaiselle käyttäjälle määritetään työaikaprofiili, joka ohjaa miten työaika muodostuu ja mitkä kirjaustavat ovat käytössä. Eri kirjaustapoja voidaan käyttää ristiin ja samanaikaisesti — ne eivät ole toisiaan poissulkevia vaan täydentävät toisiaan.

Usean kirjaustavan samanaikainen käyttö

Kihossa eri kirjaustapoja voidaan käyttää rinnakkain. Eri henkilöstöryhmät yrityksen sisällä voivat käyttää eri kirjaustapaa. Tämä on yleistä, koska eri henkilöstöryhmillä on erilaiset työskentelytavat. Myös yksittäisen käyttäjän työaika voi muodostua useasta lähteestä samanaikaisesti.

Jokaiselle käyttäjälle määritetään työaikaprofiili, joka ohjaa miten työaika muodostuu
Eri profiileilla voi olla eri muodostustavat käytössä
Sama yritys voi käyttää samanaikaisesti esimerkiksi:
- Mobiilileimaus liikkuvaan kenttätyöhön
- Selainleimaus toimistohenkilöstölle
- Tehtäviltä muodostuva työaika laskutettavaan työhön — työaika ja laskutustiedot muodostuvat yhdellä kirjauksella
- Työmaapääte työmaille alihankkijoiden käyttöön

Kirjaustapojen yleiskuva

Kirjaustapa	Kuvaus	Tyypillinen käyttötilanne
Mobiilileimaus	Työntekijä kirjautuu sisään ja ulos Kiho-mobiilisovelluksella.	Kenttätyöntekijät, asentajat, siivoojat — kaikki joilla puhelin mukana.
Selainleimaus	Kirjaus tehdään Kihon selainversion etusivulla.	Toimistotyöntekijät, korjaamohenkilöstö — työskentely kiinteällä työpisteellä.
Manuaalinen kirjaus	Esihenkilö tai pääkäyttäjä lisää työaikarivejä käsin selainversiossa.	Korjaukset, historiaan kirjaaminen.
Työmaapääte	Työntekijä tunnistautuu NFC-tagilla tai Valtti-kortilla kiinteällä työmaapäätteellä. Valtti-korttia voidaan hyödyntää alihankkijoiden kirjauksiin sekä verottajan työntekijäilmoituksen tekemiseen työmaakohtaisesti.	Työmaat, tehtaat, varikot — useita työntekijöitä samassa pisteessä, alihankkijat.
Tehtävät	Työaika muodostuu automaattisesti tehtävien suorittamisen perusteella.	Kuljetusala, huoltotyöt — työt on jaettu tehtäviksi, joiden kestosta muodostuu työaikaa.
Kaluston paikannus	Työaika muodostuu automaattisesti toteutuneilta ajoilta paikannustiedon perusteella.	Kuljetusala, koneenkuljettajat — paikannin kalustossa.
Kuljettajakirjautuminen	Kuljettaja tunnistautuu kalustoon tägillä, jolloin sisään- ja uloskirjaus muodostuu automaattisesti.	Kuljetusala — kuljettajan tunnistus käytössä kalustossa.
Digipiirturi	Kuljettaja tunnistetaan kuljettajakortilla.	Raskaan kaluston kuljettajat.
Poissaolot ja lomat (HR-tuonti)	Poissaolot ja lomat tuodaan automaattisesti HR-järjestelmästä integraation kautta.	Yritykset, joissa poissaoloja ja lomia hallitaan erillisessä HR-järjestelmässä.

Kirjaustavan valinta

Kirjaustavan valintaan vaikuttavat:

Työn luonne — liikkuva kenttätyö, kuljetus, toimisto, tehtaalla kiinteä piste
Käytettävissä olevat laitteet — puhelin, tietokone, paikannin, digipiirturi
Tarkkuusvaatimukset — riittääkö sisään/ulos vai tarvitaanko tehtäväkohtainen seuranta
Automaation tarve — halutaanko minimoida käyttäjän tekemät kirjaukset
Sijainnin varmistus — tarvitaanko varmuus siitä, missä kirjaus tehdään

Vinkki: Aloita yksinkertaisimmasta kirjaustavasta ja laajenna tarpeen mukaan. Mobiilileimaus on yleisin ja helpoin tapa aloittaa. Muut kirjaustavat voidaan ottaa käyttöön myöhemmin työaikaprofiilin asetuksista.

Kirjaustavat tarkemmin

Mobiilileimaus (Kiho Mobiili)

Yleisin kirjaustapa Kihossa. Työntekijä tekee kirjaukset Kiho-mobiilisovelluksella.

Sisäänkirjaus aloittaa työpäivän
Uloskirjaus päättää työpäivän
Vaihtokirjaus vaihtaa tapahtumatyyppiä, seurantakohdetta tai kalustoa kesken päivän
Taukokirjaus kirjaa tauon

Kirjauksen yhteydessä voidaan valita:

Tapahtumatyyppi (esim. tuntityö, matka-aika)
Seurantakohde ja littera (työmaa, projekti, kustannuspaikka)
Kalusto
Korvaukset (esim. ateriakorvaus, kilometrit)
Selite

<aside>

Sijainnin tarkastus: Mobiilikirjaukseen voidaan yhdistää sijainnin tarkastaja, joka varmistaa että kirjaus tehdään oikealta alueelta. Kun sijainnin tarkastaja on käytössä, kirjaukset voidaan rajoittaa vain mobiilisovellukseen.

</aside>

Selainleimaus (Kiho Web)

Työaikaleimaus voidaan tehdä myös Kihon selainversion etusivulta.

Toimii samalla periaatteella kuin mobiilileimaus
Sisään- ja uloskirjaus sekä taukokirjaus
Kalustovalinta mahdollinen
Soveltuu erityisesti toimistotyöntekijöille ja käyttäjille, jotka työskentelevät tietokoneella

Manuaalinen kirjaus

Työaikarivejä voidaan lisätä ja muokata käsin Kihon selainversiossa.

Esihenkilö tai pääkäyttäjä voi lisätä rivejä suoraan Kirjaukset-näkymässä
Käytetään korjauksiin, täydennyksiin ja poikkeustilanteisiin
Manuaalisesti lisätylle riville valitaan tapahtumatyyppi, kellonajat ja tarvittavat kohdistustiedot

Työmaapääte (Kiho Worksite)

Työmaapääte on kiinteä laite, jolla työntekijät tunnistavat itsensä NFC-tagilla.

Työntekijälle jaetaan henkilökohtainen NFC-tagi tai Valtti-kortti
Kirjaus tehdään lukemalla tagi tai kortti päätteen NFC-lukijalla
Valtti-kortti: Alihankkijat voivat kirjautua omalla Valtti-kortillaan, mikä mahdollistaa verottajan työntekijäilmoituksen tekemisen työmaakohtaisesti
Pääte kysyy kirjauksen tiedot työaikaprofiilin asetusten mukaisesti
Toimii samoilla asetuksilla kuin mobiili- ja selainkirjaus

Soveltuu tilanteisiin, joissa:

Halutaan yksinkertainen ja nopea kirjaustapa
Työntekijöillä ei ole puhelinta käytössä
Halutaan keskitetty kirjauspiste (esim. työmaan portti, varikon sisäänkäynti)

Tehtävät

Työaika voidaan muodostaa automaattisesti tehtävien suorittamisesta.

Kun työntekijä aloittaa tehtävän, työaika alkaa kertyä
Kun tehtävä valmistuu tai työntekijä siirtyy seuraavaan tehtävään, kirjaus päättyy
Tehtävän seurantakohde, littera ja kalusto siirtyvät automaattisesti työaikakirjaukselle
Tehtävän jälkeen käyttäjä voidaan kirjata automaattisesti takaisin normaaliin työaikaan

Soveltuu erityisesti:

Kuljetusyrityksille, joissa työ on jaettu ajotehtäviin
Huolto- ja palveluyrityksille, joissa työ tehdään tehtäväkohtaisesti
Tilanteisiin, joissa halutaan tehtäväkohtainen kustannusseuranta

Kaluston paikannus

Työaika muodostuu automaattisesti kaluston paikannustiedon perusteella toteutuneilta ajoilta.

Paikannin tallentaa ajoneuvon ajot
Toteutuneista ajoista muodostetaan työaikarivejä
Kuljettaja yhdistetään ajoon kirjautumisen tai tunnistuksen perusteella

Reaaliaikainen paikannus: Reaaliaikainen paikannukseen perustuva työajankirjaus on käytettävissä Mapon-integraation kautta. Tuki laajenee myöhemmin myös muihin paikannuslaitteisiin.

Soveltuu:

Kuljetusyrityksille, joilla paikantimet kalustossa
Tilanteisiin, joissa halutaan automaattinen työajankeruu ilman käyttäjän toimenpiteitä

Kuljettajakirjautuminen

Kuljettaja tunnistautuu kalustoon tägillä (iButton), jolloin työaikaleimaukset muodostuvat automaattisesti.

Kalustoon kirjautuminen muodostaa sisäänkirjauksen
Uloskirjautuminen muodostaa uloskirjauksen
Ei vaadi erillistä toimenpidettä kuljettajalta — kirjaus syntyy automaattisesti