Tehtävien laskutus – näin siirrät tehtävät laskutukseen
🧭Laskutuksen kulku lyhyesti
- Tehtävän suoritus kentällä
- Suoritteiden tarkastus
- Siirto laskutukseen
- Laskurivien tarkastus
- Myyntilasku ja siirto taloushallintoon
Laskutuksen edellytykset
Nämä tehdään kerran käyttöönotossa. Jos jokin puuttuu, suorite ei siirry laskutukseen tai laskurivi voi muodostua väärin.
| Edellytys | Miksi tarvitaan |
|---|---|
Asiakas ja seurantakohde | Laskutettava asiakas tulee tehtävälle valitusta asiakkaasta ja seurantakohteesta. Seurantakohde tuo laskulle myös kohdistus- ja viitetiedot. |
Tehtävä on merkitty laskutettavaksi | Tehtävän Laskutettava-valinnan tulee olla Kyllä. Muuten suoritteet saavat tilan Ei laskuteta. |
Tuotteet ja hinnat | Laskurivi muodostuu tuoterekisterin tuotteelle. Hinta tulee tuotteelta tai asiakkaan hintalistalta. |
Laskutusasetukset | Asetukset määrittävät, mistä suoritteista laskurivejä muodostetaan, mille tuotteille ja millä selitteellä. |
Käyttöoikeudet | Laskutukseen siirto edellyttää oikeutta Tehtävän suoritteiden siirto laskutukseen. Ilman oikeutta toiminto ei näy tehtävällä. |
1. Tarkasta tehtävän suoritteet
Missä: Tehtävät → tehtävän yhteenveto
Tehtävän yhteenvedossa näkyvät Viimeisimmät suoritteet -taulukossa laskutuksen tila, allekirjoitus, suorittaja, kalusto, alkamis- ja päättymisaika sekä palaute. Painikkeella Näytä kaikki suoritteet avautuu suoritteiden näkymä, jossa suoritteita voi muokata kynäkuvakkeesta ja poistaa roskakorikuvakkeesta.
Käy laskutettava työ läpi ja korjaa tarvittaessa puutteet:
- Asiakas ja seurantakohde ovat oikein – näistä tulee laskun asiakas ja kohdistus
- Ajat vastaavat tehtyä työtä
- Kalusto on suoritteella, jos työ laskutetaan kaluston tuotteella
- Työtilat erottelevat työn vaiheet, jos vaiheet laskutetaan eri tuotteilla
- Kilometrit on kirjattu tai laskettu
- Tuotekirjaukset vastaavat toimitettuja määriä
💡Jos työtä ei ole kirjattu mobiilisovelluksella, suorite voidaan lisätä selaimessa Lisää suorite -painikkeella. Katso Tehtävän suoritteet selaimessa.
2. Siirrä suoritteet laskutukseen
Laskutukseen siirto tehdään joko yksittäiseltä tehtävältä tai tehtävien laskutukseen siirto välilehdeltä.
Laskutukseen siirtoon listataan kaikki tehtävät joilla laskutettavia suoritteita. Kiho muodostaa laskurivit laskutusasetusten mukaisesti. Riveille tulee asetusten mukainen tuote, määrä ja hinta sekä selite.
- Tarkasta ja tarvittaessa muokkaa rivikohtaisesti:
- Tuote – vaihda laskutustuote, jos asetusten mukainen tuote ei sovi tähän työhön
- Määrä ja Yksikköhinta – korjaa laskutettava määrä tai hinta
- Selite – tarkenna selitettä, erityisesti jos selite näkyy asiakkaan laskulla
- Voit myös lisätä tai poistaa laskurivejä.
- Viimeistele siirto. Suoritteet siirtyvät Laskutettu-tilaan ja laskurivit myyntilaskutuksen Laskurivit-näkymään.
Allekirjoitus ja toimitusvahvistus mobiilisovelluksessa
Suoritteet voidaan siirtää laskutukseen ja allekirjoituttaa asiakkaalla jo työmaalla:
- Valitse tehtävän tiedoissa Siirrä laskutukseen ja tarkasta siirrettävät määrät.
- Valitse Näytä allekirjoitus, anna asiakkaan allekirjoittaa ja täytä nimenselvennys sekä sähköpostiosoite, jos vahvistus lähetetään asiakkaalle.
- Hyväksy allekirjoitus ja valitse Tallenna.
Allekirjoituksen jälkeen tehtävälle tallentuu toimitusvahvistus PDF-tiedostona ja tieto näkyy myös selaimessa suoritteiden Allekirjoitettu-sarakkeessa. Asetuksista riippuu, muodostuuko vahvistetuista riveistä suoraan lasku vai siirtyvätkö ne käsiteltäviksi Tehtävien laskutukseen siirtoon.
3. Laskujen viimeistely myyntilaskutuksessa
Siirretyt rivit näkyvät laskuriveinä myyntilaskutuksen Laskurivit-näkymässä asiakaskohtaisesti ryhmiteltyinä. Rivit tarkastetaan, valitaan ja kootaan laskulle, joka lähetetään asiakkaalle valitulla lähetystavalla.
⚠️Laskulla on aina oltava asiakas. Jos riviltä puuttuu asiakas, korjaa tiedot ennen laskun muodostamista.
Laskutuksen tilan seuranta
Jokaisella suoritteella on laskutuksen tila: laskutettavissa, laskutettu tai ei laskuteta. Tehtävän laskutuksen tila muodostuu sen suoritteiden tiloista.
- Suoritteiden tilat näkyvät tehtävän yhteenvedossa ja suoritteiden näkymässä.
- Tehtävälistan sarakevalinnoilla, esimerkiksi asiakas, tuotteet ja laskutettu, listalta näkee suoraan, mitkä tehtävät odottavat vielä laskutusta.
- Mobiilisovelluksessa valmiiden tehtävien riveillä näkyvät merkinnät Allekirjoitettu ja Siirretty.
- Kun suorite on laskutettu-tilassa, sitä ei laskuteta uudelleen.