Laskutuksen yleiset asetukset
Laskutusasetukset: Yrityksen asetukset → Laskutus
Laskutuksen käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet määritetään rooleille kohdassa Yrityksen asetukset → Käyttäjähallinta → Roolit. Käyttäjä näkee laskutuksen ja voi siirtää tapahtumia laskutukseen vain, jos hänen roolillaan on siihen oikeus.
💡Laskutusasetusten muokkaaminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet.
| Oikeus | Mitä sillä voi tehdä |
|---|---|
Työaikakirjauksien siirto laskutukseen | Lisätä hyväksytyt työaikakirjaukset laskuriveiksi. |
Työaikarivin laskutuksen tila | Muuttaa työaikarivin laskutuksen tilaa, esimerkiksi merkitä rivi ei-laskutettavaksi. Oikeus löytyy työajanseurannan oikeuksista. |
Tehtävän suoritteiden siirto laskutukseen | Lisätä tehtävien suoritteet laskuriveiksi. |
Aluekäyntien siirto laskutukseen | Lisätä aluekäynnit laskuriveiksi. Erikseen voidaan sallia henkilön yksilöivien tietojen näkeminen. |
Vuokrauksen laskutus | Lisätä vuokraustapahtumat laskuriveiksi. |
Laskutus | Sallii pääsyn myyntilaskutukseen, muokata laskurivejä ja luoda laskuja. |
Avoimien laskujen siirto | Laskuttaa avoimet laskut eli siirtää ne eteenpäin. |
Tuotteiden hallinta ja tuonti | Ylläpitää tuoterekisteriä ja tuoda tuotteita ulkoisesta aineistosta. |
Asiakkaat ja seurantakohteet | Tarkastella sekä lisätä ja muokata asiakkaita ja seurantakohteita, joista laskun kohdistus- ja laskutustiedot tulevat. |
Laskutusasetukset
| Välilehti | Mitä määritetään |
|---|---|
Yleiset | Laskutuksen yleiset oletukset. |
Työaika ja tehtävät | Mitkä työajan tapahtumat laskutetaan, oletustuotteet sekä laskurivin selitteen muodostus. Erillinen ohje. |
Kalustokohtaiset laskutustuotteet | Kalustolle määritetty laskutustuote ja laskutusperuste |
Aluelaskutus | Aluekäyntien laskutustuotteet ja laskurivin selite. Erillinen ohje. |
Vuokraus | Vuokrauksen laskutusperusteet (kertamaksu, päivähinta, käyttötunnit) ja laskurivin selite. Erillinen ohje. |
Yleisissä laskutusasetuksissa määritetään yrityskohtaiset laskutussäännöt:
- Laskun ulkoasun asetukset
- Tapahtumien ja suoritteiden pyöristyssäännöt
- Oletusasetukset ja säännöt laskulle. Laskutukseen liittyviä asetuksia on mahdollista tehdä laskutusasetusten lisäksi
- tuoterekisteri
- asiakasrekisteri
- työmaarekisteri
| Tieto | Mistä se muodostuu |
|---|---|
Laskun toimituspäivä | Laskun suoritteiden mukaisesti. |
Laskun päivä | Oletuksena laskun muodostamispäivä. |
Maksuehto, viivästyskorko ja huomautusaika | Yleiset laskutusasetukset. Voidaan tarkentaa asiakaskohtaisesti asiakasrekisterissä. |
Viitenumero | Viitenumero on mahdollista muodostaa Kihossa mutta useimmiten tämä muodostuu laskutusjärjestelmässä. |
Laskun numero | Laskunumerosarjasta laskutusasetusten mukaan |
Tilaajan tunnus / Viitteenne ja viitteemme | Täydennetään oletuksena työmaan tiedoista (työmaan koodi ja yhteyshenkilö). Voidaan muuttaa esimerkiksi tehtävälle tai suoraan laskulle. |
Myyntitili ja ALV-käsittely | Tuoterekisteriin määritetään tuotekohtaisesti kotimaan myynnin asetukset. ALV-käsittelytapoja on mahdollista lisätä ottamalla yhteyttä Kihon tukeen. |
Tuotteet, hinnat ja hintalistat
Laskurivi muodostuu aina tuoterekisteriin ennalta perustetulle tuotteelle. Tuote määräytyy laskutusasetusten mukaan, ja hinta tulee ensisijaisesti tuotteen oletushinnasta.
- Tuoterekisteri – tuotekohtaiset oletushinnat, yksiköt, myyntitili ja ALV-käsittely sekä tuoteryhmä.
- Hintalistat – tarkemmat asiakas- ja seurantakohdekohtaiset hinnat. Kun hintalistalta löytyy tuotteelle hinta, se korvaa tuotteen oletushinnan.
💡Vuokraus poikkeaa: hinnat haetaan vuokrauksen hintalistalta sopimukselle silloin, kun kalusto lisätään sopimukselle. Laskutettaessa hinta otetaan sopimukselta, ei hintalistalta.
Asiakasrekisteri
Osa laskun tiedoista tulee asiakkaalta, ei laskutusasetuksista. Asiakasrekisteriin kannattaa täydentää laskutusta varten vähintään seuraavat tiedot.
| Tieto | Miksi tarvitaan laskutuksessa |
|---|---|
Asiakkaan nimi ja asiakasnumero | Laskun saaja ja asiakkaan tunnistaminen myös taloushallinnon järjestelmässä. |
Y-tunnus (tai VAT-numero) | Usein pakollinen laskun ja integraation tunnistetieto. Ulkomaisella asiakkaalla käytetään VAT-numeroa. |
Laskutusosoite ja toimitusosoite | Laskun osoitetiedot sekä tarvittaessa erillinen toimitusosoite. |
Verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus tai laskutussähköposti | Määrittää, mitä kanavaa pitkin lasku lähtee asiakkaalle. |
Maksuehto, viivästyskorko ja huomautusaika | Tarkentavat yleiset laskutusasetukset asiakaskohtaisesti. Jos tietoa ei ole, käytetään laskutusasetusten oletusta. |
💡Asiakas siirtyy kirjauksille seurantakohteen mukana. Työmaan tiedot, kuten koodi ja yhteyshenkilö, täydentävät laskun viitetiedot, joten myös työmaarekisterin tiedot kannattaa pitää ajan tasalla.