Tehtävien asetukset

🔐Käyttöoikeudet ja esihenkilörakenteet määrittävät, mitä käyttäjä voi tehdä tehtävillä ja kenelle käyttäjä voi esimerkiksi luoda tehtäviä. Tehtävien laskutukseen vaikuttavat asetukset kuvataan laskutusohjeessa.

Valitse tehtävien asetukset työnkulun mukaan

Tehtävien luomisen ja suoritusten oletusten määrittäminen

Näillä asetuksilla nopeutetaan tehtävien luomista ja estetään virheellisten suoritusten muodostumista:

• Tehtävän oletusnäkyvyys määrittää, lisätäänkö uuden tehtävän resursseiksi automaattisesti kaikki suorittajat vai valitaanko suorittajat yksitellen. Kaikkien suorittajien lisääminen nopeuttaa tehtävän luomista, kun tehtävä voidaan antaa koko joukolle.
• Tehtävän oletuskesto määrittää uuden tehtävän oletusarvoisen päättymisajan. Kiho laskee päättymisajan tehtävän aloitusajasta ja asetetusta kestosta. Aikataulua voi muuttaa tehtäväkohtaisesti.
• Suoritteen vähimmäiskesto estää asetettua aikaa lyhyempien suoritteiden muodostumisen. Näin esimerkiksi vahingossa aloitettu ja heti päätetty tehtävä ei muodosta suoritusta.

Tehtävälistan automaattinen ylläpito

💡Nämä asetukset pitävät tehtävälistan ajan tasalla ja vähentävät tehtävien manuaalista päättämistä.

• Älä näytä tehtäviä, joiden aikataulu on vanhentunut
• Jos aktiivisia suorittajia ei enää löydy, merkitse tehtävä valmiiksi

Ota käyttöön Älä näytä tehtäviä, joiden aikataulu on vanhentunut, kun päättyneet tehtävät eivät saa jäädä avoimina suorittajien tehtävälistalle.

Aikataulun päätyttyä suorittajan tila päivittyy:

• Valmis, jos suorittaja on tehnyt tehtävälle kirjauksia.
• Hylätty, jos suorittaja ei ole aloittanut tehtävää.

Ensisijaisesti käytetään suorittajan omaa päättymisaikaa. Jos sitä ei ole, käytetään tehtävän päättymisaikaa.

Asetus Jos aktiivisia suorittajia ei enää löydy, merkitse tehtävä valmiiksi sopii tilanteeseen, jossa myös tehtävän kokonaistila halutaan päättää automaattisesti. Tehtävä merkitään Valmiiksi, kun yhdelläkään suorittajalla ei ole tilaa Hyväksytty, Aloitettu tai Tauolla.

Tehtävän suorittajien määrän rajaaminen

Asetuksella Kuinka moni suorittaja voi hyväksyä tehtävän suoritettavaksi rajataan, kuinka moni voi ottaa työn vastaan. Asetus määrittää uusien tehtävien oletusarvon, jota voi muuttaa tehtäväkohtaisesti.

• Kun määrä täyttyy, muut suorittajat merkitään Hylätyiksi ja tehtävä poistuu heidän tehtävälistaltaan.
• Jos paikka vapautuu, tehtävä palautuu muille Annettu-tilaan.
• Arvolla 0 kaikki tehtävälle lisätyt suorittajat voivat hyväksyä työn.

Esimerkki: Työtehtävä voidaan antaa viidelle käyttäjälle, mutta vain yksi voi hyväksyä sen suoritettavaksi.

Tehtävälistan ja kalenterin näkymien määrittäminen

Valitse kalenterin järjestys sen mukaan, mikä tukee päivittäistä työnjakoa parhaiten. Järjestä ajoneuvot kalenterilla vaikuttaa resurssien esitysjärjestykseen. Näytä kalenterilla resurssin viimeisin valmistumisaika auttaa arvioimaan, milloin kalusto tai työntekijä vapautuu seuraavaan tehtävään.

Tehtävälistassa näytettävät sarakkeet on yrityskohtainen asetus, ja sama sarakevalinta koskee kaikkia käyttäjiä. Valitse sarakkeet yrityksen yhteisen tarpeen mukaan. Esimerkiksi aikataulu, resurssit ja sijainti tukevat suunnittelua, kun taas asiakas, työmaa, tuotteet ja laskutettu tukevat työn seurantaa ja laskutusta.

Mobiilisovelluksessa näkyvien tehtävien ja toimintojen määrittäminen

Tehtävien näkyminen

• Tehtävän näkyminen suorittajille ennen arvioitua aloitusaikaa määrittää, kuinka paljon ennen aloitusaikaa tehtävä tulee suorittajan näkyviin. Näin työnjohto voi suunnitella tehtävän etukäteen ilman, että se näkyy suorittajalle liian aikaisin.
• Valmiiden tehtävien näkyminen käyttäjälle määrittää, kuinka monta päivää valmis tehtävä näkyy käyttäjälle mobiilisovelluksessa.

Esimerkki: Jos näkyvyys ennen aloitusaikaa on 24 tuntia, seuraavan päivän tehtävä tulee suorittajan näkyviin vuorokautta ennen arvioitua aloitusta.

Tehtävien käsittely mobiilisovelluksessa

• Aktiivisia tehtäviä per käyttäjä rajaa, kuinka monta tehtävää käyttäjällä voi olla samanaikaisesti aktiivisena. Arvo 1 sopii työskentelytapaan, jossa tehtävät suoritetaan yksi kerrallaan.
• Näytä tehtävillä litteravalinta antaa käyttäjän valita tehtävälle litteran.
• Näytä tehtävillä työtilavalinta antaa käyttäjän valita tehtävällä käytettävän työtilan.
• Salli työntekijöiden muokata työtilojen ja tuotekirjausten päivämääriä antaa käyttäjän korjata päivämääriä tehtävän suorittamisen jälkeen.
• Mobiili-Kihon kuormaus- ja purkutuotekirjaukset käytössä mahdollistaa tuotteiden kirjaamisen kuormatuiksi ja puretuiksi tehtävän aikana.

Toimitusvahvistuksen ja laskutuksen käsittely

Toimitusvahvistuksella voidaan ottaa asiakkaalta kuittaus tehdystä työstä ja siirtää tehtävän suoritteet laskutukseen kuitattujen tuntien mukaisesti. Vahvistus tehdään tehtävän suorittamisen yhteydessä esimerkiksi päivittäin, kerran viikossa tai kun koko tehtävä on suoritettu.

• Salli vahvistaa toimitus mobiilisovelluksella tuo vahvistamisen osaksi tehtävän suorittamista.
• Salli valita toimitusvahvistukselle lisättävät suoritteet antaa käyttäjän rajata vahvistukselle vain kyseiseen toimitukseen kuuluvat suoritteet.
• Vaadi allekirjoitus toimitusvahvistukselle edellyttää asiakkaan allekirjoitusta ennen vahvistuksen tallentamista.
• Lisää toimitusvahvistus tehtävän liitteeksi tallentaa muodostetun vahvistuksen tehtävän liitteisiin.
• Näytä työlajirivit toimitusvahvistuksella näyttää tehdyn työn työlajeittain asiakkaalle lähetettävällä vahvistuksella.

Asetuksella Vahvistuksella luotujen laskurivien tila määritetään, luodaanko vahvistetuista laskuriveistä suoraan lasku vai siirtyvätkö ne Tehtävien laskutukseen siirtoon työnjohdon tai laskutuksen käsiteltäviksi. Suora laskutus sopii tilanteeseen, jossa rivejä ei tarvitse tarkistaa erikseen. Siirto käsittelyyn sopii tilanteeseen, jossa laskutustiedot tarkistetaan ennen laskun muodostamista.

Vahvistuksen sähköpostiviesti määrittää asiakkaalle lähetettävän viestin otsikon ja tekstin. Toimitusvahvistus lähetetään viestin liitteenä.

Asiakastilausten vastaanottaminen ja käsittely

Asiakastilauksia käytetään, kun yrityksen asiakas luo omalle yritykselleen työtehtävän eli tilauksen Kihossa tai esimerkiksi asiakaspalvelu tai myynti kirjaa tilauksen asiakkaan puolesta. Tilaus voi koskea esimerkiksi huoltoa, kuljetusta tai muuta tilattua työtä.

Asiakastilauksesta muodostuu tehtävä, jonka työnjohto voi tarkistaa, aikatauluttaa ja resursoida. Tilaukselle kirjataan työn toteuttamisessa tarvittavat tiedot, kuten yhteyshenkilö, lisätiedot, toivottu ajankohta, tuotteet ja sijainnit.

Esimerkki: Isännöitsijä kirjaa omalle yritykselleen huoltotilauksen suoraan Kihoon. Työnjohto saa tilauksesta ilmoituksen ja antaa muodostuneen tehtävän sopivalle suorittajalle.

Valitse Asiakastilausten oletustila sen mukaan, tarkistetaanko tilaus ennen työnjakoa:

• Lisää odottaviin sopii tilanteeseen, jossa työnjohto tarkistaa, täydentää ja resursoi tilauksen.
• Anna suoritettavaksi sopii tilanteeseen, jossa tilaus voidaan välittää suoraan suoritettavaksi. Varmista tällöin, että tehtävän näkyvyys ja resurssit määräytyvät halutulla tavalla.

Määritä Asiakastilausilmoituksen vastaanottajiksi käyttäjät, jotka käsittelevät uusia tilauksia. He saavat sähköpostin ja linkin muodostuneeseen tehtävään. Asiakastilaukset näkyy myös tehtävälistalla.

Ajopäiväkirjan muodostaminen tehtävien perusteella

Ota Muodosta tehtävistä ajopäiväkirja käyttöön, kun ajot halutaan kohdistaa suoritettavan tehtävän mukaan.

Tehtävälle määritetään seurantakohde, joka voi kuvata esimerkiksi projektia, työmaata tai kustannuspaikkaa. Mobiilisovelluksen pelkistetyssä tehtävänäkymässä käyttäjä valitsee vain suoritettavan tehtävän ja käytettävän kaluston.

Kun tehtävä aloitetaan:

• käyttäjä kirjataan valittuun kalustoon
• tehtävän seurantakohde siirtyy tehtävän aikana muodostuville ajoille
• ajot tallentuvat Kihoon seurantakohteelle kohdistettuina, ja ne voidaan tarvittaessa lähettää integraatiolla toiseen järjestelmään.

Tehtävän päättäminen päättää tehtäväkohtaisen kohdistuksen. Kun ajot muodostetaan tehtävien perusteella, aseta Aktiivisia tehtäviä per käyttäjä arvoksi 1. Tällöin käyttäjällä voi olla vain yksi aktiivinen tehtävä kerrallaan ja ajot kohdistuvat yksiselitteisesti sen tehtävän seurantakohteelle. Kun työ vaihtuu, käyttäjä päättää edellisen tehtävän ennen seuraavan aloittamista.