Tiimit ja esihenkilöt

Tiimi on Kihon keskeinen rakenne, jolla hallitaan käyttäjien näkyvyyksiä ja esihenkilörakenteita.

Tiimien avulla määritetään:

kenen työaikakirjauksia voidaan nähdä, tarkastaa ja hyväksyä
mitkä kalustot ja työkalut näkyvät kenellekin

Tiimit rakennetaan yleensä organisaatiokaavion mukaisesti.

Tiimin luominen

Tiimit luodaan oikeasta yläkulmasta rattaan kuvasta → Yrityksen asetukset → Käyttäjähallinta → Tiimit → Luo uusi tiimi.

Uuden tiimin tiedot täytetään näkymän yläosan Yleistiedot-osiossa:

Nimi on pakollinen tieto. Anna tiimille kuvaava nimi, esimerkiksi organisaatioyksikön, alueen tai työnjohdon mukaan.
Tunniste voi tarvittaessa olla mikä tahansa tiimiin liittyvä lisätieto, kuten kustannuspaikka tai ulkoisen rajapinnan koodi
Toimipiste valitaan, jos tiimi halutaan liittää tiettyyn toimipisteeseen.
Väri auttaa erottamaan tiimin muista tiimeistä.

Yleistietojen jälkeen tiimille lisätään tarvittavat käyttäjät, kalustot ja työmaat välilehdiltä:

Käyttäjät-välilehdellä lisätään tiimiin kuuluvat käyttäjät Lisää-painikkeella. Käyttäjäriviltä näet muun muassa käyttäjän nimen, käyttäjätunnuksen, sähköpostin, tason ja roolin.
- Merkitse käyttäjärivillä, onko käyttäjä tiimin Esihenkilö tai onko tiimi käyttäjän Oletustiimi.
Kalusto- ja Muu kalusto -välilehdillä lisätään tiimille näkyvät kalustot ja työkalut.
Työmaat-välilehdellä lisätään työmaat, jotka halutaan näkyviin tiimin jäsenille.

Käyttäjä näkee kalustot, jotka on asetettu näkyviin joko tiimin kautta tai suoraan käyttäjäasetuksissa. Molemmat voivat olla käytössä samanaikaisesti.

Tiimit on luotava Kihoon etukäteen ennen kuin käyttäjiä voidaan liittää niihin. Jos käytössä on Microsoft Entra ID -kertakirjautuminen, tiimit voidaan myös tuoda Entrasta automaattisesti.

Oletustiimi

Käyttäjälle voidaan asettaa yksi oletustiimi. Oletustiimi on käyttäjän ensisijainen tiimi, ja se määrittää:

minkä tiimin esihenkilö hyväksyy käyttäjän työajat
minkä tiimin alle käyttäjän työaikakirjaukset kohdistuvat

Työajan näkökulmasta käyttäjä kuuluu ainoastaan oletustiimiinsä. Jos tiimi ei ole käyttäjän oletustiimi, häntä ei katsota tiimin jäseneksi työajanseurannassa. Käyttäjä voi kuitenkin kuulua useampaan tiimiin esimerkiksi kalustonäkyvyyksien vuoksi.

Esihenkilörakenne

Kihossa on kaksi erillistä esihenkilörakennetta:

Tiimin esihenkilö

Näkee ja hyväksyy oman tiiminsä jäsenten työaikakirjaukset
Näkee tiimin jäsenten tilannekuvan (kirjautuneena, poissa tänään)
Näkee tiimille asetetut kalustot
Tyypillisesti toimihenkilöiden ja esihenkilöiden tuntien hyväksyjä

Työmaan esihenkilö

Näkee ja hyväksyy oman työmaansa työaikakirjaukset riippumatta tiimistä
Asetetaan erikseen työmaakohtaisesti Kihossa
Tyypillisesti työntekijöiden tuntien hyväksyjä