Kirjaukset-näkymä

Näkymä löytyy kohdasta: Työaika → Kirjaukset

Kenelle näkymä on tarkoitettu?

Kirjaukset-näkymä palvelee useita eri käyttäjäryhmiä:

• Käyttäjät, jotka hyväksyvät omia tuntejaan – Ensimmäisen vaiheen hyväksyntä omille kirjauksille monivaiheisessa hyväksyntäprosessissa.
• Tiimin esihenkilöt – Käyvät läpi tiimin jäsenten työajat ja hyväksyvät ne ennen palkkasiirtoa.
• Pääkäyttäjät – Valvovat koko organisaation työaikoja, tekevät korjauksia ja varmistavat kirjauksien oikeellisuuden ennen palkka-aineiston muodostamista.

Käyttöoikeus: Näkymän käyttö edellyttää Työajanseuranta-oikeutta, joka myönnetään käyttäjäroolin kautta. Hyväksyntäoikeudet ja -vaiheet määritellään erikseen työajan hyväksynnän asetuksissa.

Näkymän rakenne

Näkymä esittää työajat hierarkkisena listana:

1. Työntekijä – Ylimmällä tasolla näkyy työntekijän nimi ja kokonaistunnit aikaväliltä.
2. Päivä – Jokainen päivä on oma rivinsä, joka näyttää päivämäärän, viikonpäivän ja päivän kokonaistunnit. Päivän kirjaukset saa näkyviin klikkaamalla sitä.
3. Työaikarivit – Päivän alla näkyvät yksittäiset kirjaukset aikaväleillä ja kohdistustiedoilla.
4. Korvaukset – Päivän alla erillisessä osiossa näkyvät ateriakorvaukset, kilometrikorvaukset, urakkapalkat yms.

Päivän erittelyt

Jokaisen päivän alla on erittelyosio:

• Seurantakohde-erittely – Tunnit jaoteltuna seurantakohteittain
• Palkkalajierittely – Tunnit palkkalajeittain (esim. Tuntipalkka, Ylityön perusosa VRK, VRK Ylityö 50%, VRK Ylityö 100%, Sunnuntailisä)
• Tapahtumaerittely – Erittely tapahtumatyypeittäin
• Muutoshistoria – Kirjauksien muokkaushistoria (ks. alla)

Muutoshistoria

Jokaisen päivän alla oleva Muutoshistoria-osio on tärkeä läpinäkyvyyden työkalu. Kihossa kaikista kirjauksien muutoksista säilyy tieto – muutoshistoriaa ei voi poistaa tai muokata, ja se on kaikkien näkymän käyttäjien nähtävillä.

Muutoshistoriasta näet mm.:

• Kuka on tehnyt muutoksen
• Milloin muutos on tehty
• Mitä tietoja on muutettu (esim. aikaväli, tapahtumatyyppi, seurantakohde)
• Mikä arvo oli ennen muutosta ja mikä muutoksen jälkeen
• Hyväksyntä- ja peruutustapahtumat

Luotettava lokitiedosto: Muutoshistoria toimii kirjauksien auditointi- ja jäljitettävyystyökaluna. Se varmistaa, että kaikki muutokset ovat jäljitettävissä – kuka teki, mitä teki ja milloin.

Suodattimet ja haku

Näkymän yläosassa on suodattimet, joilla rajaat näkyvät tiedot:

• Työntekijä – Hae tietyn työntekijän kirjaukset
• Tiimi – Suodata tiimin mukaan
• Profiili – Rajaa tietyn työaikaprofiilin mukaan
• Aikaväli – Valitse tarkasteltava ajanjakso, oletuksena kuluva kuukausi

Näytä-suodatin

Näkymän oikeassa yläkulmassa on Näytä-pudotusvalikko, jolla voit rajata päivien näkyvyyden:

• Kaikki päivät – Näyttää kaikki päivät aikaväliltä
• Omat hyväksyttävät – Näyttää vain päivät, jotka odottavat seuraavaksi hyväksyntääsi
• Hyväksyntä kesken – Päivät, joiden hyväksyntä on vielä keskeneräinen
• Hyväksyntä valmis – Päivät, jotka on hyväksytty korkeimmalle tasolle
• Työpäivät – Vain päivät, joilla on kirjauksia
• Tyhjät päivät – Päivät, joilla ei ole kirjauksia
• Laskutettu – Päivät, joiden rivit on siirretty laskutukseen
• Laskutettavissa – Päivät, joiden rivit ovat valmiita laskutettaviksi

Toiminnot

Päivätason toiminnot

Päivärivin oikeassa reunassa olevasta kolmen pisteen valikosta löytyvät seuraavat toiminnot:

• Lisää rivi – Lisää uusi työaikarivi kyseiselle päivälle
• Lisää korvaus – Lisää korvaustyyppinen rivi (esim. ateriakorvaus, kilometrikorvaus, urakkapalkka)
• Hyväksy päivä – Hyväksy päivän kaikki rivit
• Laske lisät uudelleen – Laskee päivän automaattiset työlisät uudelleen (esim. ilta- ja sunnuntailisät)
• Kopioi päivä – Kopioi päivän kirjaukset toiselle päivälle
• Muuta ylityökäsittelyä – Muuta päivän ylityölaskentaa

Rivitason toiminnot

Yksittäisen rivin kohdalla on käytettävissä useita toimintoja. Klikkaa riviä hiiren oikealla tai avaa rivin valikko:

• Muokkaa riviä – Avaa rivin muokkausnäkymän (ajat, tapahtumatyyppi, seurantakohde, littera, kalusto, selite jne.)
• Pilko rivi – Jaa yksi työaikarivi useammaksi osaksi (esim. eri seurantakohteille)
• Poista rivi – Poista kirjaus kokonaan
• Siirrä laskutukseen – Siirrä rivi laskutettavaksi
• Estä laskutus – Estä rivin siirtyminen laskutukseen
• Kopioi rivi – Kopioi rivi uudeksi kirjaukseksi

Rivin muokkaus edellyttää Työaikarivin muokkaus -oikeutta. Hyväksyttyä riviä ei voi muokata – hyväksyntä täytyy ensin peruuttaa.

Massatoiminnot

Näkymän oikeassa yläkulmassa olevasta kolmen pisteen valikosta voi tehdä kerralla seuraavat toiminnot kaikille näkyville tai valituille riveille:

• Rivien muokkaus
• Rivien poisto
• Laskutukseen siirto
• Hyväksyntä ja hyväksynnän peruutus
• Siirto palkanmaksuun

Rivit valitaan klikkaamalla ensin haluttua toimintoa. Tämän jälkeen rivien vasempaan reunaan

Huom: Toiminnot näkyvät käyttöoikeuksien mukaan. Esimerkiksi palkanmaksuun siirto edellyttää erillistä oikeutta.

Hyväksyntä

Hyväksyntä kohdistuu Kirjaukset-näkymässä aina kokonaisiin päiviin, ei yksittäisiin riveihin. Hyväksynnän voi tehdä usealla tavalla:

1. Lukon kuvakkeesta – Klikkaa päivärivin vasemmassa reunassa olevaa lukon kuvaketta. Päivä hyväksytään seuraavalle tasolle yhdellä klikkauksella.
2. Päivärivin valikosta – Klikkaa päivärivin kolmen pisteen valikkoa ja valitse Hyväksy päivä.
3. Kaikkien näkyvien päivien hyväksyntä kerralla – Ylävalikosta Hyväksy kaikki päivät. Tämä hyväksyy kaikki suodattimilla näkyviin rajatut päivät kerralla.
4. Valittujen päivien hyväksyntä – Ylävalikosta Hyväksy valitut päivät ja valitse haluamasi päivät valintaruuduilla.

Hyväksynnän peruuttaminen:

• Lukon kuvakkeesta – Klikkaa päivärivin lukon kuvaketta peruuttaaksesi hyväksynnän
• Päivärivin valikosta – Kolmen pisteen valikosta Peru valitut hyväksynnät tai Peru kaikki hyväksynnät (peruuttaa kaikki hyväksyntätasot)

Hyväksynnän peruuttaminen on mahdollista vain, jos se on sallittu työajan hyväksynnän asetuksissa. Ylemmän vaiheen hyväksyntää ei voi peruuttaa – vain oman vaiheen tai alemman vaiheen hyväksynnän voi perua.

Ero Kirjauksien hyväksyntä -näkymään