Kaluston tiedostotuonti
Tuonti edellyttää Kalusto: Kaluston tuonti -oikeuden käyttäjän roolissa.
Vaihe 1: Valmistele tiedosto
Valmistele tuotava tiedosto CSV- tai Excel-muodossa (.csv, .xls, .xlsx). Tiedostossa tulee olla yksi rivi per kalusto.
Tuettavat kentät
| Kenttä | Pakollinen (uudet) | Huomioita |
|---|---|---|
Nimi | Kyllä | Kaluston nimi. Suositellaan uniikkia nimeä. |
Kalustotyyppi | Kyllä | Kalustotyypin nimen on vastattava Kihoon luotua kalustotyyppiä täsmälleen. Jos tyyppiä ei löydy, tuonti epäonnistuu kyseisellä rivillä. |
Rekisterinumero | Ei | Voidaan käyttää yksilöivänä kenttänä päivityksessä. |
Lyhytnimi | Ei | Lyhyt tunniste, esim. sisäinen koodi. |
Valmistenumero | Ei | Voidaan käyttää yksilöivänä kenttänä. |
Merkki | Ei | |
Malli | Ei | |
Valmistusvuosi | Ei | |
Käyttövoima | Ei | Arvon on vastattava Kihon vaihtoehtoja (esim. Diesel, Bensiini, Sähkö). |
Oletustiimi | Ei | Tiimin nimen on vastattava Kihoon luotua tiimiä. Katso poikkeukset alla. |
Osasto | Ei | Osaston nimen on vastattava Kihoon luotua osastoa. |
Toimipiste | Ei | |
Mittarilukema | Ei | Numeerinen arvo (km tai h riippuen kaluston yksiköstä). |
Kuntoluokitus | Ei | |
Seuraava katsastus | Ei | Päivämäärä. |
Päästöarvot | Ei | |
Kaluston ID | Ei | Kihon sisäinen tunniste. Käytetään yksilöivänä kenttänä päivityksessä. |
Tärkeää tiedoston valmistelusta:
- Tiedoston tietosisältöjen on oltava täsmälleen samassa muodossa kuin Kihossa (esim. kalustotyyppien ja tiimien nimet).
- Kalustotyypit, tiimit ja osastot on luotava Kihoon etukäteen ennen tuontia.
- Jos tiedostossa on otsikkorivi, se valitaan tuonnin yhteydessä.
Vaihe 2: Avaa tuontityökalu
- Siirry kohtaan Kalustoluettelo
- Avaa taulukon toiminnot (⋮) oikeasta yläkulmasta
- Valitse Tuo tiedostosta
- Lataa valmisteltu tiedosto
Vaihe 3: Valitse tuontityyppi
Valitse, haluatko lisätä uusia kalustoja vai päivittää olemassa olevia.
| Tuontityyppi | Käyttötarkoitus |
|---|---|
Lisäys | Luo uudet kalustot Kihoon. Tiedostossa saa olla vain kalustoja, joita ei vielä ole Kihossa. |
Päivitys | Päivittää olemassa olevien kalustojen tietoja. Tiedostossa saa olla vain kalustoja, jotka jo löytyvät Kihosta. |
Huomio: Tiedostossa ei saa olla sekaisin uusia ja olemassa olevia kalustoja. Jos aineistossa on molempia, jaa tiedosto kahteen osaan: yksi uusille ja toinen päivitettäville.
Vaihe 4: Valitse yksilöivä kenttä (päivityksessä)
Päivitettäessä olemassa olevia kalustoja, valitse yksilöivä kenttä, jolla Kiho tunnistaa oikean kaluston:
- Kaluston ID – varmin tapa, Kihon sisäinen tunniste
- Rekisterinumero – käytännöllinen ajoneuvoille
- Valmistenumero – käytännöllinen koneille ja laitteille
Vaihe 5: Kohdista kentät
Kohdista tiedoston sarakkeet Kihon kenttiin. Valitse jokaiselle tiedoston sarakkeelle vastaava Kihon kenttä pudotusvalikosta.
- Jos tiedostossa on sarakkeita, joita et halua tuoda, jätä ne kohdistamatta.
- Jos tiedostossa on otsikkorivi, merkitse "Sisältää otsikkorivin".
Vaihe 6: Testaa tuonti
Ennen varsinaista tuontia, aja testi sivun alalaidasta. Testi tarkistaa aineiston ja näyttää mahdolliset virheet ilman, että tietoja tallennetaan.
Tarkista testin tulokset huolellisesti:
- Montako riviä tunnistettiin onnistuneesti
- Onko virheellisiä rivejä ja mikä niissä on vialla
Vaihe 7: Suorita tuonti
Kun testi on onnistunut, suorita varsinainen tuonti. Tuonnin jälkeen tarkista kalustoluettelosta, että tiedot päivittyivät oikein.
Poikkeukset ja rajoitukset
Seka-aineisto (uudet + vanhat)
Tuontityökalu ei tue aineistoa, jossa on sekaisin uusia ja olemassa olevia kalustoja. Jos tiedostossa on molempia:
- Vie ensin nykyinen kalustoluettelo Kihosta Exceliin
- Erota tiedostosta uudet kalustot omaan tiedostoonsa
- Tuo ensin uudet kalustot (Lisäys)
- Tuo sen jälkeen päivitettävät kalustot (Päivitys)
Oletustiimin päivitys
Kun päivität kaluston oletustiimiä tuonnilla, vain oletustiimi päivittyy. Kaluston muut tiimijäsenyydet säilyvät ennallaan.
Jos haluat päivittää kaluston kaikki tiimit, se on tehtävä kalustokortilta käsin tai varmistettava, että tuontiaineistossa on kaikki halutut tiimitiedot.
Kalustotyyppikohtaiset kentät
Kalustotyyppikohtaisia lisäkenttiä (yrityksen itse määrittelemiä kenttiä, jotka näkyvät vain tietyllä kalustotyypillä) voi tuoda tiedostosta vain, jos kaikilla tiedoston kalustoilla on kyseinen kenttä. Muuten lisäkentät on täytettävä kalustokortista käsin.
Tunnisteet ja ulkoiset tunnisteet
Kaluston tunnisteita (iButton, NFC, QR) ja ulkoisia tunnisteita (esim. Mapon, Fennoa) ei voi tuoda tiedostotuonnilla. Nämä on lisättävä kalustokortilta käsin.
Arvot, joita ei löydy Kihosta
Jos tiedostossa viitataan kalustotyypiin, tiimiin tai osastoon, jota ei ole Kihossa:
- Kyseinen rivi epäonnistuu tuonnissa
- Muut rivit voivat silti onnistua
- Luo puuttuvat kalustotyypit, tiimit ja osastot Kihoon etukäteen
Duplikaattivaroitukset
Kiho varoittaa, jos tuotavalla kalustolla on sama nimi, rekisterinumero, lyhytnimi tai valmistenumero kuin jo olemassa olevalla kalustolla. Tuonti ei kuitenkaan esty, mutta tarkista varoitukset huolellisesti.
Suuri aineisto
Erittäin suurilla kalustomäärillä tuonti voi kestää pidempään. Jos tuonti vaikuttaa pysähtyneeltä:
- Odota hetki ennen sivun päivittämistä
- Tarvittaessa jaa aineisto pienempiin osiin
Hyviä käytäntöjä
- Luo kalustotyypit, tiimit ja osastot Kihoon ennen tuontia
- Käytä aina ensin testituontia ennen varsinaista tuontia
- Ota varmuuskopio nykyisestä kalustoluettelosta viemällä se Exceliin ennen päivitystuontia
- Erota uudet ja päivitettävät kalustot omiin tiedostoihinsa
- Tarkista, että tiedoston arvot vastaavat täsmälleen Kihon arvoja (isot/pienet kirjaimet, välilyönnit)