Tehtävän suorittaminen mobiilisovelluksessa

Tehtävien selaaminen ja tehtävän tiedot

Mobiilisovelluksen etusivulla tehtävät on ryhmitelty tilan mukaan: Annetut, Hyväksytyt, Aloitetut, Tauolla ja Valmiit. Ryhmän voi avata ja sulkea, ja tehtävä avataan sen nimestä.

Tehtävän tiedoissa näkyvät muun muassa työn kuvaus, arvioitu aloitus- ja päättymisaika, osoite, asiakas sekä tehtävän tila.

Tehtävän Asiakas-osiossa näkyvät tehtävälle valitut asiakas ja seurantakohde. Info-kuvakkeesta avautuvat asiakkaan yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, joten suorittaja voi ottaa yhteyttä suoraan mobiilisovelluksesta.

Mobiilisovelluksessa on lisäksi oma Tehtävät-sivu, jolta tehtäviä voi tarkastella laajemmin. Sivu avataan Valikko-välilehdeltä.

• Omat tehtävät -välilehdellä näkyvät suorittajalle annetut tehtävät ja Valmiit-välilehdellä valmiiksi merkityt tehtävät.
• Jokaisella rivillä näkyvät tehtävän tila (esimerkiksi Hyväksytty, Aloitettu tai Valmis), aika, asiakas, tehtävän nimi ja tehtävän ID.
• Tehtäviä voi hakea hakukuvakkeesta ja järjestää järjestyskuvakkeesta.
• Valmiiden tehtävien riveillä näkyvät myös merkinnät Allekirjoitettu ja Siirretty, joten listalta näkee suoraan, onko suoritteet allekirjoitettu ja siirretty laskutukseen.

Tehtävän aloittaminen ja päättäminen

Tehtävän tilaa muutetaan tehtävän yläosan painikkeilla, ja näkyvissä ovat aina siihen tilaan sopivat valinnat:

• Aloita: työn tekeminen alkaa ja tehtävä siirtyy tilaan Aloitettu.
• Tauko: työ keskeytetään väliaikaisesti.
• Valmis: työ on tehty ja tehtävä siirtyy tilaan Valmis.

Painikkeen Tehtävän tilan valinta kautta tilan voi valita myös listalta, esimerkiksi hyväksyä itselleen annetun tehtävän ennen työn aloittamista.

Tilat päivittyvät samalla selainversioon, joten työnjohto näkee työn edistymisen reaaliajassa.

Tehtävän hylkääminen

Jos suorittaja ei tee tehtävää, hän voi hylkätä sen valitsemalla Tehtävän tilan valinta ja tilan Hylätty. Hylätty tehtävä poistuu suorittajan tehtävälistalta, ja työnjohto näkee selaimessa, että kyseinen suorittaja ei suorita tehtävää. Tehtävä voidaan tällöin antaa toiselle suorittajalle.

Uuden tehtävän luonti mobiilisovelluksessa

Myös suorittaja voi luoda tehtävän mobiilisovelluksessa, esimerkiksi kun työ sovitaan suoraan asiakkaan kanssa tai työmaalla tulee esiin lisätyötä.

• Uusi tehtävä luodaan Tehtävät-sivun oikean alareunan +-painikkeesta. Etusivulta tehtävän voi luoda myös Luo uusi tehtävä -painikkeella.
• Tehtävälle kirjataan työn tiedot, kuten kuvaus, asiakas ja aikataulu, ja tehtävä voidaan aloittaa heti.
• Mobiilisovelluksessa luotu tehtävä näkyy myös selaimessa tehtävälistalla, joten työnjohto ja laskutus saavat työn tiedot käyttöönsä.

Tehtävien luonti mobiilisovelluksessa edellyttää käyttöoikeutta. Oikeus voidaan antaa niin, että käyttäjä voi luoda tehtäviä vain itselleen tai myös muille suorittajille.

Kalusto, littera ja työtila

• Kalusto: tehtävällä näkyy, mille kalustolle suorittaja on kirjautunut. Kaluston voi vaihtaa kynäkuvakkeesta, jolloin työ kohdistuu oikealle ajoneuvolle tai laitteelle. Jos tehtävä on osoitettu tietylle kalustolle, tehtävää ei voi suorittaa ilman kirjautumista kyseiselle kalustolle.
• Littera: tehtävän suoritteet voi kohdistaa halutulle litteralle raportointia varten.
• Työtila: aloitetulla tehtävällä suorittaja valitsee, mitä työtä kullakin hetkellä tehdään, esimerkiksi siirtoa, työajoa tai varsinaista työvaihetta. Työtilan vaihto kirjautuu suoritteelle, joten työn eri vaiheet erottuvat toisistaan.

Tuotteiden kirjaaminen

Tehtävän Tuotteet-välilehdellä näkyvät tehtävälle tilatut tuotteet ja määrät. Suorittaja voi lisätä tehtävälle kokonaan uuden tuotteen tai kirjatat vain toimitetun määrän jos tuote on valmiiksi lisätty tehtävälle. Tuotekirjauksia voi tehdä ainoastaan kun tehtävä on aloitettu.

Lomakkeet, palaute ja liitteet

• Lomakkeet: tehtävään liittyvät lomakkeet avataan ja täytetään Avaa lomakkeet -painikkeesta. Täytetty lomake on mahdollista liittää tehtävän liitteksi.
• Palaute: suorittaja voi kirjata työstä palautteen, joka näkyy suoritteen tiedoissa selaimessa.
• Liitteet: tehtävälle voi lisätä liitteitä.
• Ajotunniste: suorittaja näkee ja voi valita tehtävän ajotunnisteen.

Suoritteiden allekirjoitus mobiilisovelluksessa

Suoritteet voidaan allekirjoituttaa asiakkaalla jo työmaalla mobiilisovelluksessa.

1. Valitse tehtävän tiedoissa Siirrä laskutukseen. Näkymässä on Yhteenveto-välilehti, jossa näkyvät siirrettävät määrät tuoteryhmittäin, sekä Suoritteet-välilehti, jolta näkee yksittäiset suoritteet.
2. Valitse Näytä allekirjoitus ja anna asiakkaan allekirjoittaa suoritteet näytölle. Täytä lisäksi Nimenselvennys ja sähköpostiosoite, jos vahvistus halutaan lähettää asiakkaalle. Allekirjoituksen voi tyhjentää roskakorikuvakkeesta ja piirtää uudelleen.
3. Hyväksy allekirjoitus ja valitse Tallenna. Kiho varmistaa vielä ”Haluatko varmasti allekirjoittaa suoritteet?” – valitse Hyväksy.

Allekirjoituksen jälkeen tehtävän tiedoissa lukee Suoritteet siirretty ja allekirjoitettu, ja tehtävälle tallentuu liitteeksi toimitusvahvistus PDF-tiedostona. Allekirjoitus näkyy myös selaimessa suoritteiden Allekirjoitettu-sarakkeessa, josta vahvistuksen voi ladata.

Työajan muodostaminen tehtävistä

Tehtävien suorittamisesta voidaan muodostaa myös työaikaa. Tällöin työntekijän ei tarvitse tehdä erillistä työaikakirjausta samasta työstä.

• Työaikaan muodostuvat samalla palkanlaskennan kannalta tärkeät kohdistustiedot ja lisät.
• Myös tehokkaaseen työhön liittyvät lisät ja kalustokohdistukset syntyvät tehtävän kirjauksista.
• Sama työ kirjataan vain kertaalleen, joten tuplakirjauksia ei synny.

Työaika voi muodostua osittain tehtävistä ja osittain työajankirjauksesta. Esimerkiksi huollot, muut työt ja poissaolot kirjataan työajankirjauksella, ja varsinaiset työtehtävät kirjautuvat suoraan tehtäviltä.