Miten työaikakirjauksia hyväksytään?

Hyväksyntä voidaan tehdä kahdessa eri näkymässä:

1. Kirjaukset-näkymässä päiväkohtaisesti
2. Kirjauksien hyväksyntä -näkymässä rivikohtaisesti.

Tärkeää: Hyväksyntänäkymiin pääsy edellyttää käyttöoikeuksia. Työajanseuranta-oikeus antaa pääsyn Kirjaukset-näkymään ja Kirjauksien hyväksyntä -oikeus antaa pääsyn Kirjauksien hyväksyntä -näkymään. Hyväksyntäoikeudet määritellään erikseen työajan hyväksynnän asetuksissa.

Kirjaukset-näkymä (päiväkohtainen hyväksyntä)

Työaika → Kirjaukset

Yleiskuvaus

Kirjaukset-näkymässä työaikoja tarkastellaan ja hyväksytään aina päiväkohtaisesti. Näkymässä näytetään käyttäjien työpäivät aikavälin mukaan, ja jokainen päivä voidaan hyväksyä tai sen hyväksyntä peruuttaa kokonaisuutena.

Hyväksyminen

• Yksittäisen päivän hyväksyntä:
• • Klikkaa päivärivin oikeassa reunassa olevaa lukon kuvaketta
  • Tai avaa päivärivin valikko ja valitse Hyväksy päivä
• Useamman päivän hyväksyntä kerralla (näkymän oikean yläkulman valikosta):
• • Hyväksy kaikki päivät – hyväksyy kaikki näkyviin suodatetut käyttäjät ja päivät kerralla
  • Hyväksy valitut päivät – tuo näkyviin valintaruudut, joilla voi valita yksitellen, mitkä päivät hyväksytään
• Hyväksynnän peruuttaminen:
• • Yksittäinen päivä: Klikkaa päivän lukkoa uudelleen tai avaa päivärivin valikko ja valitse Peru hyväksyntä
  • Useampi kerralla: Näkymän oikean yläkulman valikosta klikkaa Peru valitut hyväksynnät ja valitse, mitkä hyväksynnät perutaan
  • Peruuttaminen on mahdollista vain jos se on sallittu työajan hyväksynnän asetuksissa.

Värit näkymässä:

• 🔴 Punainen – päivää ei ole hyväksytty lainkaan
• 🟠 Oranssi – päivä on hyväksytty osittain, mutta ei vielä korkeimmalle tasolle
• 🟢 Vihreä – päivä on hyväksytty korkeimmalle tasolle

Kirjauksien hyväksyntä -näkymä (rivikohtainen hyväksyntä)

Työaika → Kirjauksien hyväksyntä

Yleiskuvaus

Kirjauksien hyväksyntä -näkymässä työaikoja tarkastellaan ja hyväksytään rivikohtaisesti. Näkymä listaa yksittäiset työaikarivit taulukkomuodossa. Tämä on erityisen hyödyllinen silloin, kun halutaan hyväksyä vain tietyn työmaan tai seurantakohteen rivit – esimerkiksi työmaan esihenkilö voi hyväksyä vain oman työmaan kirjaukset, vaikka käyttäjä olisi kirjannut samana päivänä tunteja myös muille kohteille.

Hyväksyminen

• Yksittäisen rivin hyväksyntä: Valitse rivi valintaruudulla ja hyväksy
• Useiden rivien hyväksyntä (massa): Valitse useita rivejä valintaruuduilla ja hyväksy kaikki valitut kerralla
• Hyväksynnän peruuttaminen: Valitse rivit ja peruuta hyväksyntä Toiminnot-valikosta (jos asetuksissa sallittu)
• Hyväksyntä yhteenvedon kautta: Klikkaa rivin kohdepäivää avataksesi yhteenvedon. Yhteenvedossa on välilehdet Päivä, Viikko ja Aikaväli. Valitun välilehden mukaan voit hyväksyä yhden käyttäjän päivän, viikon tai koko aikavälin rivit kerralla (esim. Hyväksy viikon rivit). Yhteenvedosta näkee myös seurantakohde-erittelyn ja palkkalajierittelyn.

Hyväksynnän vaikutukset

• Hyväksyttyä työpäivää tai riviä ei voi muokata ilman, että hyväksyntä ensin peruutetaan
• Ylemmän vaiheen hyväksyntää ei voi peruuttaa – vain oman vaiheen tai alemman vaiheen hyväksynnän voi peruuttaa
• Palkkasiirtoa ei voi tehdä ennen kuin työajat on hyväksytty vaaditulle tasolle
• Laskutukseen siirtoa voidaan rajoittaa hyväksyntävaiheen mukaan – työajan hyväksynnän asetuksissa määritellään, missä vaiheessa rivin saa siirtää laskutukseen