Työajan raportointi, vakioraportit

Kihon työajan raportoinnilla saat kirjatuista työtunneista valmiita raportteja palkanlaskennan, laskutuksen, työajan seurannan ja johtamisen tarpeisiin. Tässä ohjeessa kuvataan mistä raportit löytyvät, millaisia vakioraportteja on käytettävissä ja mitä raportin tuloksen tulkinnassa tulee huomioida.

Käyttöoikeudet

Raportit näkyvät käyttäjäroolin oikeuksien mukaan.

Työajan raportointi, Vakioraportit – valmiit työajan raportit
Työajan raportointi, Muokattavat raportit – omien työaikaraporttien luonti
Työajan raportointi, Omat raportit – vanhat omat raportit

Se, kenen tunteja käyttäjä voi raportoida, määräytyy tiimin esihenkilö- ja tarkasteluoikeuksien mukaan (oma tiimi vs. kaikki käyttäjät).

Vakioraportit

Raportit löytyvät kohdasta: Raportointi → Työaika

Vakioraportit ovat valmiita raporttipohjia, joita ei tarvitse itse rakentaa – valitse vain aikaväli ja haluamasi suodattimet.

Raportti	Sisältö	Tyypillinen käyttötarkoitus
Asiakas- ja kustannuspaikkaraportti	Työajat asiakkaan ja kustannuspaikan mukaan eriteltynä	Työajan kohdistumisen seuranta, kustannusten jako
Korvausraportti	Korvaukset asiakkaiden ja kustannuspaikkojen mukaan eriteltynä	Päivärahojen, kilometri- ja muiden korvausten tarkistus
Palkkalajiraportti	Työajat palkkalajeittain, asiakkaittain ja kustannuspaikoittain	Palkka-aineiston tarkistus ennen palkkasiirtoa
Tunti-ilmoitus	Työaikojen kertymät palkkalajien mukaan sekä korvaukset	Työntekijä- tai jaksokohtainen tuntien yhteenveto
Työajan enimmäismäärän seuranta	Käyttäjien ja tiimien työkuorma sekä keskimääräinen viikkotyöaika	Työaikalain mukainen enimmäistyöajan seuranta (48 h/vk keskimäärin)
Työmaaraportti	Työajat, korvaukset ja tuotekirjaukset työmaiden mukaan	Työmaan tuntien ja kulujen seuranta
Tuotekirjausraportti	Työajan yhteydessä kirjatut tuotteet	Laskutettavien tuotekirjausten tarkistus
Saldoraportti	Työajan saldokertymät	Työaikapankin ja liukumien seuranta

Raportin rajaaminen

Suodattimet ovat vakioraporteilla pitkälti samat. Aikaväli on aina pakollinen.

Aikaväli – raportoitava jakso (esim. palkkajakso)
Raportin tyyppi – erittelytapa, esim. päiväerottelu työntekijöiden mukaan tai yhteenveto
Tietojen jaottelu – millä tasolla tiedot ryhmitellään (esim. seurantakohteiden mukaan)
Vain hyväksytyt – Kyllä/Ei: otetaanko mukaan vain hyväksytyt kirjaukset
Kestojen tulostus – tunnit vai tunnit ja minuutit
Kohdistukset – seurantakohde, asiakas, kustannuspaikka, projekti, työmaa
Työaikatiedot – tapahtumatyyppi, palkkalaji, korvaus (raportin mukaan)
Henkilöt – tiimi, käyttäjät, työaikaprofiili

Kun suodattimet on valittu, paina Hae. Raportin voi tulostaa tai viedä tiedostoon.

Palkka-aineisto vai tapahtumatyypit?

Tämä on raportoinnin tärkein valinta: sama työpäivä voidaan raportoida kahdella eri tietolähteellä, ja lukemat voivat poiketa toisistaan.

	Palkka-aineisto (palkkalajit)	Tapahtumatyypit
Mitä raportoidaan	Kirjauksista laskennan tuloksena muodostuneet palkkalajirivit	Työntekijän kirjaamat työaikarivit sellaisenaan
Sisältää	Perustunnit, ylityöt, lisät ja korvaukset omina palkkalajeinaan	Kirjauksen keston kohdistuksineen (asiakas, seurantakohde, työmaa, littera)
Käytä kun	Tarkistat palkanlaskentaan siirtyviä tunteja tai raportoit palkkalajitasolla	Seuraat mihin työ on kohdistunut ja millaista työtä on tehty

💡Esimerkki: Työntekijä kirjaa päivälle yhden 10 tunnin työaikarivin, joka sisältää 30 minuutin tauon.

Tapahtumatyyppiraportilla näkyy yksi 10 tunnin rivi kirjatulla tapahtumatyypillä. Tauko lasketaan aina mukaan rivin kestoon.
Palkka-aineistoon perustuvalla raportilla sama päivä jakautuu palkkalajeihin työaikaprofiilin sääntöjen mukaan, esim. perustunteihin ja ylityöhön. Tauko muodostuu omaksi palkkalajikseen, joten sen voi halutessaan jättää raportilta pois.

Huomioi raportoinnissa