Työajan palkkasiirto

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten palkkasiirto tehdään ja mitä valintoja palkkasiirron käyttöliittymässä on.

Ennen kuin aloitat

Varmista nämä asiat ennen palkkasiirtoa:

Palkkakauden työaikakirjaukset ja mahdolliset korvaukset ovat valmiit.
Päivien hyväksynnät ovat kunnossa (jos yrityksessä käytetään hyväksyntää).
Käyttäjillä on henkilönumerot täytettynä.
Käyttäjillä tulee olla asetettuna oletustiimi
Rajapinta asetukset valmiit
- palkkalajien koodit
- korvauksien koodit
- kohdistukset

Palkka-aineiston luonti

Valitse rajapinta, johon palkkatiedot muodostetaan (esim. Mepco, Fennoa, Jydacom, Sonet, Personec F.K).

Käyttäjien valinta palkkasiirtoon

Palkkasiirrossa on mahdollista valita käyttäjät, joidet tunnit halutaan siirtää palkanmaksuun. Tee rajaus joko Käyttäjät-valinnalla, tai vaihtoehtoisesti hae käyttäjät Profiilit- ja/tai Tiimi-valinnan avulla.
💡Palkkasiirto noudattaa käyttäjähallinnan oletustiimiasetuksia. Jos käyttäjälle ei ole asetettu oletustiimiä, palkka-aineistoa ei muodostu kyseiselle käyttäjälle.

Profiilit ja Tiimi rajaavat hakua suoraan valintojesi mukaan. Jos valitset molemmat, aineistoon tulevat vain ne käyttäjät, jotka kuuluvat valittuun tiimiin ja joilla on palkkasiirto hetkellä aktiivisena valittu työaikaprofiili.
Voit myös käyttää Näytä käyttäjät -painiketta, jolloin Profiilit- ja/tai Tiimi-valintojen perusteella löytyvät käyttäjät lisätään Käyttäjät-kenttään.

💡Näytä käyttäjät -omainaisuudella voit poistaa yksittäisiä käyttäjiä palkkasiirrosta.

Aikaväli

Määritä aikaväli, jolta palkkatiedot muodostetaan.
- Aikaväli ei voi olla tulevaisuudessa
- Aikavälin pituudelle on rajoituksia. Liian pitkä aikaväli (yli 2 kuukautta) estää siirron.

Siirrä vain rivit, joita ei ole vahvistettu siirretyiksi

Kun tämä valinta on päällä, aineistolle muodostetaan vain ne rivit, joita ei ole jo aiemmin vahvistettu siirretyiksi.

💡Muista aina vahvistaa tehdyt palkkasiirrot, jotta työaikarivit vahvistetaan siirretyiksi.

Palkkasiirron eteneminen

Palkkasiirrossa on vaiheittainen eteneminen.

Tietojen haku
Tietojen tarkastus
Aineiston muodostus
Siirto palkanlaskentaan
- Lähetys
  Jos rajapinta tukee automaattista siirtoa.
- Tiedostosiirto
  Kun aineisto on muodostettu, Kiho näyttää muodostetut palkkasiirtotiedostot. Tiedostot voi ladata ja toimittaa eteenpäin.
  HUOM! Älä avaa siirrettävää tiedostoa ennen siirtoa. Jos haluat tarkastaa tiedoston ennen siirtoa, voit ladata tiedoston uudelleen tarkastuksen jälkeen
Vahvistus (vahvista tai palaa vahvistamatta)
Vahvistusvaiheessa päätät, merkitäänkö aineiston rivit Kihossa siirretyiksi / maksetuiksi.
- Vahvista: Kiho merkitsee aineiston rivit maksetuiksi. Työaikanäkymissä rivit näkyvät maksettuina.
- Palaa vahvistamatta: Et merkitse rivejä maksetuiksi.
  
  ⚠️Jos vahvistat, Kiho alkaa tulkita rivejä "jo maksettuina". Jos vahvistusta ei tehdä, rivit voivat tulla uudelleen mukaan seuraavaan palkkasiirtoon riippuen valinnoista.

Virheet ja huomiot

Palkkasiirrossa voi tulla:

Siirron estäviä virheitä, jotka pitää korjata ennen jatkamista. Palkkasiirron estävät virheet näytetään punaisena.
Huomioita, jotka eivät estä jatkamista. Huomiot näytetään oranssina.