Laskutettavien tapahtumien muodostuksen periaatteet

Laskutettavat tapahtumat muodostetaan automaattisesti öisin. Prosessi käy läpi aktiivisten ja päättyneiden vuokrasopimusten rivit ja laskee niiden laskutuskaudet suoritushetkellä voimassa olevien asetusten perusteella.

Muodostuksen perusperiaatteet

Muodostusprosessi käsittelee aina suoritushetkestä katsottuna viimeksi päättyneen vuorokauden loppuun mennessä päättyneet laskutusjaksot.

Vuokrasopimuksen jaksot lasketaan aina kokonaisina vuorokausina (sopimuksen aikavyöhykettä noudattaen), ja tällä varmistetaan, että vuorokausi on varmasti päättynyt ennen laskutusta.

Muodostus toimii takautuvasti: jos muodostuskertoja jäisi jostain syystä ajamatta, tapahtumat muodostuvat oikein myöhemmin seuraavalla ajolla. Tästä syystä on tärkeää, etteivät muodostuksen piirissä olevien rivien tiedot muutu kesken kauden.

Lisäksi jokaiselle muodostettavalle tapahtumalle luodaan yksilöllinen tunniste (sourceId), joka koostuu rivistä ja ajanjaksosta. Järjestelmä tarkistaa aina ennen uuden rivin luontia, löytyykö vastaava tunniste jo kannasta. Tämä estää päällekkäiset tapahtumat, vaikka ajo suoritettaisiin vahingossa useasti.

Sopimuksen laskutusjakso (Milloin tapahtuma muodostuu)

Sopimuksen laskutusjakso määrittää, koska rivien tapahtumat muodostuvat. Käyttöliittymässä valittavissa olevat vaihtoehdot ovat:

• 2 kertaa kuussa: Jaksot katsotaan päättyneiksi aina kuun 15. ja viimeisenä päivänä. Muodostus tapahtuu siis aikaisintaan 16. ja 1. päivänä.
• Kalenterikuukausi: Jaksot katsotaan päättyneiksi kuukauden viimeisenä päivänä. Muodostus tapahtuu aikaisintaan seuraavan kuun 1. päivänä.
• Koko sopimuskausi: Mitään ei laskuteta sopimuksen ollessa voimassa. Koko summa laskutetaan vasta sopimuksen päätyttyä.

Poikkeus: Päättyvä sopimus

Jos sopimus päättyy kesken laskutusjakson (esim. 7. päivä, kun normaali jakso on 1.–15.), muodostus ei odota alkuperäisen jakson loppumista. Järjestelmä katkaisee jakson sopimuksen päättymispäivään ja muodostaa laskutettavan tapahtuman heti seuraavassa ajossa (esim. 8. päivän aamuna).

Kalustorivin laskutustapa (Miten tapahtuman määrä lasketaan)

Rivin laskutustapa määrittää, miten hinta ja määrä lasketaan, mutta se ei vaikuta muodostusajankohtaan (paitsi kertaerissä).

• Päivähinta: Lasketaan päivien lukumäärä jaksolla kerrottuna yksikköhinnalla.
• Käyttötunnit: Järjestelmä etsii historiasta jakson alku- ja loppuhetkiä vastaavat kaluston käyttötuntiarvot, eikä pidä niistä itse kirjaa. Muodostus on riippuvainen historiatietojen oikeellisuudesta: jos käyttötunteja ei ole kertynyt järjestelmään oikein, myös laskutettava lopputulos on väärä. Jos kalustoa ei ole käytetty (0 h tai esim. korjauksen vuoksi negatiivinen), tapahtumaa ei muodostu.
• Kertaerä: Poikkeaa toistuvasta laskutuksesta. Vaikka sopimuksella olisi toistuva laskutusrytmi, kertaerävelotteinen rivi laskutetaan vain kerran. Tapahtuma muodostuu vasta, kun kyseinen kalustorivi on merkitty päättyneeksi.

Milloin laskutettavat tapahtumat muodostuvat (Yhteenveto)

• Muodostus tapahtuu automaattisesti öisin, joka päivä.
• Muodostusta voidaan ajaa myös manuaalisesti, mutta se toimii silti aina samalla tavalla (huomioi vain päättyneet vuorokaudet).
• Päättyneen sopimuksen tai rivin tapahtumat muodostetaan päättymisen jälkeen laskutusjaksosta riippumatta.

Miksi tapahtumia ei muodostu?

Seuraavat tilanteet estävät uuden laskutettavan tapahtuman luomisen, vaikka ajo suoritettaisiin:

1. Sopimuksen tila:
   • Luonnostilassa olevia sopimuksia ei käsitellä.
   • Arkistoituja sopimuksia ei käsitellä. Ei edes siinä tapauksessa, että laskutusjaksoja olisi jäänyt käsittelemättä.
2. Keskeneräisyys:
   • Vain (viimeksi päättyneen vuorokauden loppuun mennessä) päättynyt jakso käsitellään.
   • Kertaerä-rivin (ja Koko sopimuskausi -asetuksen) tapauksessa rivit laskutetaan vain rivin (tai sopimuksen) päätyttyä.
3. Tyhjät tai negatiiviset määrät:
   • Jos käyttötuntiperusteinen laskutus tuottaa nollan tai negatiivisen luvun, tapahtumaa ei muodostu.
4. Aiemmin käsitellyt jaksot:
   • Riveillä on tallessa päivämäärä, johon asti kyseisen rivin tapahtumat on jo muodostettu.
   • Jos käyttäjä poistaa käyttöliittymästä/tietokannasta jo muodostuneen tapahtuman, se ei muodostu automaattisesti uudelleen, koska järjestelmä muistaa rivin käsitellyn tähän päivämäärään saakka.
   • Uudelleenluonti vaatii, että tuotekehitys nollaa kyseisen päivämäärän rivin tiedoista.