Kirjauksien hyväksyntä -näkymä
Näkymä löytyy kohdasta: Työaika → Kirjauksien hyväksyntä
Kenelle näkymä on tarkoitettu?
Kirjauksien hyväksyntä -näkymä palvelee useita eri käyttäjäryhmiä:
- Käyttäjät, jotka hyväksyvät omia tuntejaan – Ensimmäisen vaiheen hyväksyntä omille kirjauksille monivaiheisessa hyväksyntäprosessissa.
- Tiimin esihenkilöt – Tarkastavat ja hyväksyvät tiimin jäsenten työajat ennen palkkasiirtoa.
- Työmaan esihenkilöt – Hyväksyvät oman työmaan tai seurantakohteen työaikarivit. Esihenkilö näkee vain ne rivit, jotka kuuluvat hänen hyväksyttäväkseen.
- Pääkäyttäjät – Valvovat koko organisaation työaikoja, tekevät korjauksia ja varmistavat, että kaikki kirjaukset on käsitelty ennen palkka-aineiston muodostamista.
Käyttöoikeus: Näkymän käyttö edellyttää Kirjauksien hyväksyntä -oikeutta, joka myönnetään käyttäjäroolin kautta. Hyväksyntäoikeudet ja -vaiheet määritellään erikseen työajan hyväksynnän asetuksissa.
Näkymän rakenne
Näkymä listaa työaikarivit ja korvaukset taulukkomuodossa. Näkymän yläpalkissa näkyy hakukenttä, aikaväli, hakusuodattimet, suodatuspainike sekä Lisää uusi -painike. Taulukon rivit näyttävät kunkin kirjauksen tiedot sarakkeittain.
Sarakkeet
Taulukossa näkyvät mm. seuraavat sarakkeet:
- Kohdepäivä – Päivä, jolle kirjaus kohdistuu. Klikkaamalla avaa yhteenvedon.
- Aikaväli – Kirjauksen aloitus- ja päättymiskellonaika
- Työntekijä – Kirjauksen tekijä
- Tapahtumatyyppi – Esim. tuntipalkka nosto, sairasloma, vuosiloma, ateriakorvaus
- Määrä – Kokonaistuntimäärä tai korvauksen määrä
- Työtunnit – Säännöllinen työaika
- Ylityötunnit – Ylityötunnit, jotka menevät maksuun
- Liukumatunnit – Liukumasaldoon siirrettävät tunnit
- Seurantakohde – Seurantakohde, johon tunnit kohdistuvat. Näkymään saa myös tarkemmin esim työmaat ja kustannuspaikat
- Kalusto – Kirjaukseen liitetty kalusto
- Lisät – Automaattiset ja manuaaliset työlisät (esim. sunnuntailisä)
- Selite – Vapaamuotoinen kuvaus kirjauksesta
- Siirretty palkkoihin – Onko rivi jo siirretty palkka-aineistoon
- Laskutuksen tila – Onko työ laskutettavaa ja missä vaiheessa laskutus on
Taulukon muokkaus: Näkymä on täysin muokattavissa. Voit valita näytettävät sarakkeet, muuttaa niiden järjestystä ja piilottaa tarpeettomat sarakkeet taulukon muokkaustoiminnolla (kolmen pisteen valikko taulukon oikeassa yläkulmassa). Käytettävissä on myös mm. Kustannuspaikka, Lähde, Littera, Työmaa, Huomiot, Asiakas, Nimikkeet, Tuotekirjaukset, Kuormakirjat ja Projekti.
Suodattimet ja haku
Näkymän yläosassa on suodattimet, joilla rajaat näkyvät rivit:
- Haku-kenttä (vasemmassa yläkulmassa) kohdistuu kaikkiin tekstikenttiin – voit hakea esimerkiksi työntekijän nimellä, työmaan nimellä tai selitteellä.
- Aikaväli – Valitse tarkasteltava ajanjakso (esim. 01.04.2026–30.04.2026)
- Omat hakusuodattimet – Omat pikavalinnat, esim. "Omat työmaat", "Omat työntekijät"
- Suodata (Suodata-painike) – Avaa tarkemmat suodattimet:
- Käyttäjä – Hae tietyn työntekijän rivit
- Työaikaprofiili – Rajaa tiettyyn profiiliin kuuluvat käyttäjät
- Tiimi – Suodata tiimin mukaan
- Hyväksynnän tila – Näytä esim. vain keskeneräiset tai hyväksytyt rivit
- Palkkastatus – Suodata palkkoihin siirretyt tai siirtämättömät rivit
- Seurantakohde – Rajaa tiettyyn seurantakohteeseen
Yhteenvetonäkymä
Yhteenvetonäkymä tarjoaa tiivistetyn kokonaiskuvan valitun käyttäjän työajoista. Se avautuu sivun oikeaan reunaan, kun klikkaat rivin kohdepäivää taulukossa.
Yhteenvedon välilehdet
Yhteenvedon yläosassa on kolme välilehteä: Päivä, Viikko ja Aikaväli.
- Päivä
- Näyttää yhden päivän rivit ja erittelyn
- Seurantakohde-erittely: näet tunnit seurantakohteittain (esim. "Kaisan työmaa 45:00")
- Palkka-aineisto: näet tunnit palkkalajeittain (esim. Tuntipalkka, Ylityön perusosa VRK, VRK Ylityö 50%, VRK Ylityö 100%, Ateriakorvaus, Sunnuntailisä, Kilometrikorvaus, Urakkapalkka, Vuosiloma, Sairasloma)
- Voit hyväksyä kaikki päivän rivit kerralla painamalla Hyväksy päivän rivit
- Toiminnot: Laske lisät uudelleen, Muuta ylityön käsittely, Saldomuutos
- Viikko
- Näyttää viikon kokonaistunnit yhteensä
- Seurantakohde-erittely viikon tasolla
- Palkka-aineisto viikon tasolla
- Voit hyväksyä kaikki viikon rivit kerralla painamalla Hyväksy viikon rivit
- Aikaväli (valitut rivit)
- Näyttää kaikkien valittujen rivien erittelyn koko suodatetulta aikaväliltä
- Seurantakohde-erittely ja palkka-aineisto koko aineistosta
- Voit hyväksyä kaikki aikavälin rivit kerralla
Hyväksyntätavat
Hyväksyntä voidaan tehdä usealla eri tavalla tilanteen mukaan:
Taulukosta
- Suoraan riviltä – Klikkaa rivin vasemmassa reunassa olevaa hyväksyntätilan kuvaketta. Rivi hyväksytään seuraavalle tasolle yhdellä klikkauksella.
- Rivin kolmen pisteen valikosta – Klikkaa rivin oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitse Hyväksy tai Peru hyväksyntä.
- Massahyväksyntä valituista riveistä – Valitse useita rivejä valintaruuduilla (tai kaikki kerralla yläpalkin valintaruudusta). Sivun alaosaan ilmestyy massamuokkauspalkki, jossa näkyy valittujen rivien määrä (esim. "50 riviä valittu"). Klikkaa Hyväksy hyväksyäksesi kaikki valitut rivit kerralla.
Yhteenvedosta
Avaa yhteenveto klikkaamalla rivin kohdepäivää taulukossa. Yhteenvetonäkymän alaosassa on hyväksyntäpainike, jolla voit hyväksyä kerralla:
- Päivä – Hyväksy yhden päivän kaikki rivit painamalla Hyväksy päivän rivit
- Viikko – Hyväksy kokonaisen viikon rivit painamalla Hyväksy viikon rivit
- Aikaväli – Hyväksy koko suodatetun ajanjakson rivit kerralla painamalla Hyväksy rivit
Hyväksynnän peruuttaminen
- Yksittäinen rivi: Kolmen pisteen valikosta tai valitse rivi ja käytä massamuokkauspalkin Toiminnot → Peru hyväksyntä
- Useita rivejä kerralla: Valitse rivit ja käytä massamuokkauspalkin Toiminnot → Peru hyväksyntä
Hyväksynnän peruuttaminen on mahdollista vain, jos se on sallittu työajan hyväksynnän asetuksissa. Ylemmän vaiheen hyväksyntää ei voi peruuttaa – vain oman vaiheen tai alemman vaiheen hyväksynnän voi perua.
Muut toiminnot
Rivin muokkaus
- Klikkaa riviä avataksesi muokkausnäkymän
- Muokkaa tarvittavia tietoja (esim. tapahtumatyyppi, kohdepäivä, ajat, seurantakohde, littera, kalusto, selite)
- Tallenna muutokset
Muokkaus edellyttää Työaikarivin muokkaus -oikeutta. Hyväksyttyä riviä ei voi muokata – hyväksyntä täytyy ensin peruuttaa.
Uuden rivin lisääminen
- Klikkaa Lisää uusi -painiketta
- Täytä rivin tiedot (käyttäjä, kohdepäivä, ajat, tapahtumatyyppi jne.)
- Tallenna
Riviä ei voi lisätä päivälle, joka on jo hyväksytty korkeimmalle tasolle.
Rivin poistaminen
- Avaa rivin valikko
- Valitse Poista
Poistaminen edellyttää muokkausoikeutta, eikä hyväksyttyä riviä voi poistaa ennen hyväksynnän perumista.
Massamuokkaus
Massamuokkaus on tehokas tapa käsitellä useita rivejä kerralla. Se nopeuttaa erityisesti suurten aineistojen tarkastamista ja korjaamista.
Miten massamuokkaus toimii?
- Valitse rivit valintaruuduilla (voit valita useita tai kaikki näkyvät rivit)
- Sivun alaosaan ilmestyy massamuokkauspalkki, jossa näkyy valittujen rivien lukumäärä
- Klikkaa Toiminnot-painiketta
- Valitse haluamasi toiminto listalta
Massamuokkauspalkin toiminnot
Massamuokkauspalkissa on suoraan Hyväksy-painike, jolla voit hyväksyä kaikki valitut rivit kerralla. Lisätoiminnot löytyvät Toiminnot-painikkeen takaa:
- Vaihda tapahtumatyyppi – Muuta valittujen rivien tapahtumatyyppi (esim. tuntipalkka, sairasloma, vuosiloma)
- Vaihda seurantakohde ja littera – Muuta seurantakohde ja/tai littera kaikille valituille riveille kerralla
- Vaihda laskutuksen tila – Aseta rivit laskutetuksi tai poista laskutusmerkintä
- Hyväksy – Hyväksy kaikki valitut rivit kerralla
- Peru hyväksyntä – Peru hyväksyntä kaikilta valituilta riveiltä
Huom: Jos valittuna on sekaisin työaikarivejä ja korvausrivejä, massamuokkauksessa näytetään vain ne toiminnot, joita voi soveltaa molempiin rivityyppeihin.
Tietojen vienti
Näkymän tiedot voi ladata tiedostoon jatkokäsittelyä varten:
- CSV-vienti – Lataa rivit CSV-muodossa
- XLS-vienti – Lataa rivit Excel-tiedostona
Vienti noudattaa aktiivisia suodattimia – tiedostoon tulevat vain ne rivit, jotka näkyvät näkymässä.