Tehtävien laskutus – asetukset ja laskutusperusteet
Tehtävien laskutuksen asetukset löytyvät kohdasta Yrityksen asetukset → Laskutus → Työaika ja tehtävät. Asetukset ovat yrityskohtaisia, ja niiden muuttaminen vaikuttaa jatkossa muodostuviin laskuriveihin.
Tehtävien laskutuksen muodostus
Laskutettava aineisto muodostuu tehtävän suoritteista. Suorite on kirjaus siitä, kuka teki työtä, millä kalustolla ja milloin. Suoritteet syntyvät, kun suorittaja aloittaa ja päättää tehtävän mobiilisovelluksessa, ja niistä muodostuvat toteutuneet ajat, kilometrit ja tuotekirjaukset. Suorite voidaan tarvittaessa lisätä ja korjata myös selaimessa.
| Laskutuksen peruste | Mistä määrä muodostuu |
|---|---|
Suoritteen kesto | Tehtävän suoritteen alkamis- ja päättymisajasta muodostuva työn kesto. |
Työtilat | Suoritteelle kirjatut työtilat, esimerkiksi siirto, työajo tai työvaihe. Työtilamuutokset erittelevät työn vaiheet, jolloin eri vaiheet voidaan laskuttaa omilla tuotteillaan. |
Kilometrit | Suoritteelle kertyneet tai kirjatut kilometrit. |
Tuotekirjaukset | Tehtävälle toimitetut tai käytetyt tuotteet ja niiden määrät. |
Samasta tehtävästä voi muodostua rivejä useammalla perusteella, esimerkiksi työn kesto, kilometrit ja toimitetut tuotteet. Kalustoperusteiset rivit muodostuvat sen kaluston mukaan, joka on suoritteella. Jos suoritteella ei ole kalustoa, kaluston perusteella ei laskuteta mitään.
💡Kun suoritteelle kirjataan työtilamuutokset, laskurivit voidaan muodostaa automaattisesti työtilojen mukaan oikeille tuotteille. Pelkkä yhden rivin suorite ei erittele työvaiheita.
Miten laskutustuote määräytyy?
Jokaiselle laskutusperusteelle valitaan tuotteet, joilla peruste laskutetaan. Laskutusasetuksissa määritetty oletustuote on pääsääntö. Jos suoritteen työtilalle tai kalustolle on määritetty oma tuote, laskurivi muodostuu sillä oletustuotteen sijaan.
| Määritys | Mitä sillä määritetään |
|---|---|
Oletustuote työlle | Tuote, jolla suoritteen kesto laskutetaan, kun tarkempaa määritystä ei ole. |
Työtilakohtainen tuote | Tuote työn eri vaiheille, esimerkiksi eri tuote siirtoajolle ja varsinaiselle työlle. |
Kalustokohtainen laskutustuote | Kalustolle määritetty laskutustuote ja laskutusperuste. Määritetään välilehdellä Kalustokohtaiset laskutustuotteet . |
Tehtävän tuotteet | Tuotekirjaukset laskutetaan sillä tuotteella, joka tehtävälle on kirjattu. Tuote tulee tuoterekisteristä. |
💡Jos suoritteella ei ole kalustoa tai kalustolle ei ole määritetty tuotetta, käytetään työtilan tuotetta tai oletustuotetta. Jos laskutusperusteelle ei löydy lainkaan laskutustuotetta, laskuriviä ei muodosteta.
Laskurivin selitteen muodostus määritetään samoissa asetuksissa. Selite kannattaa määrittää niin, että asiakas tunnistaa laskulta tehdyn työn.
Miten laskutettava asiakas ja hinnat määräytyvät?
- Laskutettava asiakas tulee tehtävälle valitusta asiakkaasta ja seurantakohteesta. Seurantakohde voi kuvata esimerkiksi työmaata, projektia tai kustannuspaikkaa.
- Seurantakohteen työmaan tiedot, kuten koodi ja yhteyshenkilö, täydentävät laskun viitetietoja.
- Hinnat määräytyvät joko tuoterekisterin oletushinnan tai asiakaskohtaisen hintalistan perusteella. Hintalistan hinta korvaa tuotteen oletushinnan.
Tehtäväkohtaiset valinnat, jotka vaikuttavat laskutukseen
Laskutettava-valinta tehdään tehtävälle sen tiedoissa ja se määrittää, muodostuuko suoritteista laskutettavia rivejä:
- Kyllä: tehtävän suoritteet ovat laskutettavissa ja ne voidaan siirtää laskutukseen.
- Ei: suoritteet saavat tilan Ei laskuteta, eikä työtä laskuteta.
Valinta kannattaa tehdä heti tehtävää luodessa. Jos valinta muutetaan jälkikäteen, Kiho ilmoittaa, että suoritteiden laskutuksen tilat muuttuvat ja jo muodostetut laskurivit poistetaan. Valintaa ei voi enää muuttaa, jos tehtävällä on laskutettuja suoritteita.
Laskutuksen lisätiedot kirjataan tehtävälle laskutusta varten. Ne eivät näy suorittajille mobiilisovelluksessa.
Toimitusvahvistus ja laskurivien tila
Toimitusvahvistuksella otetaan asiakkaalta kuittaus tehdystä työstä ja siirretään suoritteet laskutukseen kuitattujen tuntien mukaisesti. Vahvistus tehdään tehtävän suorittamisen yhteydessä, esimerkiksi päivittäin, kerran viikossa tai kun koko tehtävä on suoritettu.
Asetuksella Vahvistuksella luotujen laskurivien tila määritetään, mitä vahvistetuille riveille tapahtuu:
- Suora laskutus sopii tilanteeseen, jossa rivejä ei tarvitse tarkistaa erikseen.
- Siirto Tehtävien laskutukseen siirtoon sopii tilanteeseen, jossa työnjohto tai laskutus tarkistaa laskutustiedot ennen laskun muodostamista.
Muut toimitusvahvistuksen asetukset, kuten allekirjoituksen vaatiminen ja vahvistuksen sähköpostiviesti, kuvataan tarkemmin “Tehtävien asetukset” - ohjeessa.
Käyttöoikeudet
- Tehtävän suoritteiden siirto laskutukseen – oikeus lisätä tehtävien suoritteet laskuriveiksi.
- Laskutus – pääsy myyntilaskutukseen, laskurivien muokkaus ja laskujen luonti.
- Laskutusasetusten muokkaaminen vaatii pääkäyttäjän oikeude