Tehtävän luominen ja muokkaaminen

Tehtävä luodaan ja sitä muokataan selainversiossa Tehtävät-osiossa. Mobiilisovelluksessa on myös mahdollista luoda uusia tehtäviä. Tehtävälle kirjataan työn tiedot sekä suorittajat ja aikataulu, joiden perusteella työ näkyy suorittajille ja siirtyy suoritusten jälkeen laskutukseen.

Uuden tehtävän luonti

Uuden tehtävän voi luoda useasta paikasta:

Tehtävälistasta, kun tehtävä kirjataan normaalin työnjaon yhteydessä.
Kalenterista klikkaamalla sitä kohtaa, johon tehtävä halutaan aikatauluttaa. Tehtävä kohdistuu klikatun rivin mukaan käyttäjälle tai kalustolle sen mukaan, kumpi kalenterinäkymä on valittuna.
Tehtävien kartalta klikkaamalla haluttua sijaintia ja valitsemalla Luo uusi tehtävä. Sijaintia voi vielä tarkentaa siirtämällä pistettä kartalla.
Mobiilisovelluksella

Tehtävän tietojen kirjaaminen

Tehtävän tiedot kirjataan välilehdille Tiedot, Resurssit ja aikataulu, Sijainnit ja Tuotteet. Kirjaa ylimmälle riville lyhyt kuvaus suoritettavasta tehtävästä ja valitse Tallenna.

Osa tehtävän tiedoista täydennetään valmiiksi yrityksen asetuksien perusteella:

Uuden tehtävän oletusarvot, kuten oletuskesto, oletusnäkyvyys ja suorittajien enimmäismäärä, määritetään yrityskohtaisesti
Käyttöoikeudet ja näkyvyydet ratkaisevat, kenelle tehtäviä voi luoda
Työmaan tiedoista täydennetään yhteyshenkilön tiedot ja osoitteet

✅ Ainoa pakollinen tieto on tehtävän kuvaus. Muut tiedot voi täyttää heti tai täydentää myöhemmin tehtävää muokkaamalla.

Asiakas, seurantakohde ja yhteyshenkilö

Valitse Asiakas ja Seurantakohde, joka voi kuvata esimerkiksi työmaata, projektia tai kustannuspaikkaa. Näiden perusteella työ kohdistuu oikealle asiakkaalle ja kohteelle myös työajassa, raportoinnissa ja laskutuksessa.

Kun seurantakohde valitaan, tehtävälle täytetään automaattisesti seurantakohteeseen liitetyn työmaan tiedoista. Tiedot on mahdollista muokata tehtäväkohtaisesti.

Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti työmaan yhteyshenkilön tiedoista. Jos kohteelle on tallennettu useampi yhteyshenkilö, tehtävälle valitaan oletukseksi merkitty yhteyshenkilö.
Tilausnumero työmaan koodista.
Seurantakohteen alla näytetään työmaalle asetetut toimitus- ja laskutusosoitteet. Osoitetta klikkaamalla se lisätään tehtävän sijainniksi, joten työmaan osoitetta ei tarvitse kirjoittaa uudelleen.

💡Kun asiakkaiden työmaiden tiedot, yhteyshenkilöt ja osoitteet on ylläpidetty, tehtävän luominen nopeutuu: riittää, että kuvaus ja seurantakohde valitaan.

Tunnisteet

Ajotunniste on vapaa tekstikenttä, ja sen sisältö näkyy tehtävän suorittajalle mobiilisovelluksessa. Kirjaa siihen tieto, jonka suorittajan on hyvä tietää työn yhteydessä. Suorittaja voi myös muokatta tätä tietoa mobiilisovelluksessa
Tunnisteet valitaan valikosta, jossa näkyvät nimike-rekisteriin tallennetut tunnisteet. Tunnisteilla tehtäviä voi eritellä ja hakea tehtävälistalta. Tunnisteet eivät näy mobiilisovelluksessa.

Laskutettava

Laskutettava-valinta määrittää, muodostuuko tehtävän suoritteista laskutettavia rivejä:

Kyllä: tehtävän suoritteet ovat laskutettavissa ja ne voidaan siirtää laskutukseen.
Ei: tehtävän suoritteet saavat tilan Ei laskuteta, eikä työtä laskuteta.

Valinta kannattaa tehdä heti tehtävää luodessa. Jos valinta muutetaan jälkikäteen, Kiho ilmoittaa, että suoritteiden laskutuksen tilat muuttuvat ja jo muodostetut laskurivit poistetaan. Valintaa ei voi enää muuttaa, jos tehtävällä on laskutettuja suoritteita.

Liitteet ja lisätiedot

Liitetiedostot: lisää tehtävälle tiedostoja Lisää tiedosto -painikkeella. Valinnalla Näytä suorittajille määritetään, näkyykö liite tehtävän suorittajille mobiilisovelluksessa.
Lisätiedot näkyvät tehtävän suorittajalle. Kirjaa tähän pidemmät työohjeet.
Laskutuksen lisätiedot ja Toimituksen lisätiedot eivät näy suorittajille. Ne on tarkoitettu työnjohdon, laskutuksen ja toimituksen tietoihin.

Suorittajien ja aikataulun määrittäminen

Resurssit ja aikataulu -välilehdellä määritetään, kuka tehtävän suorittaa, millä kalustolla ja milloin.

Tehtävän aikataulu ja näkyminen suorittajalle

Arvioitu aloitusaika ja Arvioitu valmistumisaika kertovat, milloin työ on tarkoitus tehdä. Aikataulun perusteella tehtävä näkyy tehtävälistan aikataulusarakkeessa.
Näytä suorittajalle määrittää, mistä hetkestä alkaen tehtävä näkyy suorittajalle mobiilisovelluksessa. Näin tehtävä voidaan suunnitella ja resursoida etukäteen ilman, että se näkyy suorittajille liian aikaisin.
- Aika täyttyy automaattisesti asetusten mukaisella näkyvyydellä, kun aloitusaika valitaan, ja sitä voi muuttaa tehtävä- tai suorittajakohtaisesti. Kentän alla olevalla pikavalinnalla, esimerkiksi -1 päivä, näkyvyys asetetaan suoraan halutun ajan päähän aloitusajasta.
Kuinka moni suorittaja voi osallistua tehtävään rajaa, kuinka moni resursseiksi lisätyistä suorittajista voi hyväksyä tehtävän suoritettavaksi. Kenttä tulee oletuksena asetuksista, ja arvoa voi muuttaa tehtäväkohtaisesti.

Resurssien lisääminen

Valitse Lisää resurssi ja määritä avautuvassa ikkunassa:

Suorittaja: tehtävän tekevä käyttäjä.
Kalusto: tehtävällä käytettävä ajoneuvo tai laite. Kalusto on valittavissa tehtävälle vain, jos kalustoon on liitetty paikannin.
Tiimi: valinta lisää tehtävän resursseiksi kaikki tiimin käyttäjät. Näin koko tiimin työtä koskeva tehtävä saadaan resursoitua kerralla ilman, että suorittajat valitaan yksitellen.

Samalle tehtävälle voi lisätä useita resursseja, esimerkiksi useita suorittajia tai suorittajan ja kaluston yhdistelmiä. Kun tehtävä voidaan tarjota koko joukolle, valinnalla Lisää kaikki lisätään kaikki suorittajat kerralla. Poista uudet poistaa vielä tallentamattomat resurssirivit. Yksittäistä riviä muokataan kynäkuvakkeesta ja poistetaan roskakorikuvakkeesta.

💡Asetus Tehtävän oletusnäkyvyys määrittää, lisätäänkö uuden tehtävän resursseiksi automaattisesti kaikki suorittajat vai valitaanko suorittajat yksitellen.

Suorittajakohtainen aikataulu

Oletuksena kaikille resursseille annetaan tehtävän aikataulu ja tehtävälle asetettu näytä suorittajalle -aika. Kun koko tehtävän aikataulu täytetään kerran, resurssirivien ajat täyttyvät automaattisesti eikä aikoja tarvitse kirjata suorittajille erikseen.

Tarvittaessa jokaiselle resurssiriville voidaan antaa oma arvioitu aloitusaika, arvioitu valmistumisaika ja näytä suorittajalle -aika. Resurssikohtaisia aikoja käytetään, kun saman tehtävän suorittajat työskentelevät eri aikaan, esimerkiksi vuoroissa tai peräkkäisissä työvaiheissa. Kun riville annetaan aloitusaika, rivin näkyvyysaika lasketaan automaattisesti.

Suorittajakohtaiset aikataulut ohjaavat milloin tehtävät suoritetaan ja miten ne näkyvät kalenterissa.

Mobiilisovelluksessa tehtävät näytetään suorittajalle hänen oman aikataulunsa mukaan.
Kalenterissa tehtävä näkyy suorittajan ja kaluston kohdalla suorittajakohtaisen aikataulun mukaisesti.

Näin jokainen suorittaja näkee oman työvuoronsa ajankohdan ja työnjohto näkee kalenterista, milloin kukin resurssi on varattu.

Resurssien tila

Valinnalla Aseta uuden resurssin tila määritetään, missä tilassa lisättävät resurssit ovat:

Odottaa: tehtävä on suunnitteluvaiheessa eikä se ole vielä suorittajan käsiteltävissä.
Annettu: tehtävä on annettu suorittajalle, ja se tulee näkyviin mobiilisovelluksessa näkyvyysajan mukaisesti.

Jokaisen resurssirivin tilaa voi muuttaa erikseen rivin Tila-valinnasta.

Kun työn tekeminen alkaa, tilat päivittyvät automaattisesti suorittajan mobiilisovelluksessa tekemien kirjausten mukaan: Annettu → Hyväksytty → Tauolla → Valmis. Työnjohdon ei siis tarvitse ylläpitää tiloja käsin, vaan tehtävältä näkee työn edistymisen reaaliajassa. Tehtävän kokonaistila seuraa suorittajien tiloja.

Sijainnit

Sijainnit-välilehdellä tehtävälle asetetaan työn osoite:

Yksi osoite kertoo, missä työ tehdään.
Useammasta osoitteesta voi muodostaa tehtävälle reitin.

Osoite näkyy suorittajalle mobiilisovelluksessa, jossa kohteeseen pääsee navigoimaan suoraan tehtävältä. Näin suorittajan ei tarvitse etsiä osoitetta erikseen eikä kysyä sitä työnjohdolta.

Tuotteet

Tuotteet-välilehdellä tehtävälle valitaan työssä toimitettavat tai käytettävät tuotteet ja niiden tilatut määrät. Tuotteet ohjaavat työn tekemistä:

Suorittaja näkee mobiilisovelluksessa, mitä tehtävällä kuuluu toimittaa ja kuinka paljon.
Suorittajan tarvitsee kirjata vain toimitettu määrä, eikä tuotteita tarvitse valita yksitellen listalta.

Kun tuotteet on kirjattu tehtävälle valmiiksi, työ tulee tehdyksi oikein ja toimitetut määrät siirtyvät suoraan seurantaan ja laskutukseen.

Toimitetut määrät voidaan kirjata myös varastoon, jolloin varastosaldot päivittyvät tehtävien kirjausten mukaan ja varastoseuranta pysyy ajan tasalla ilman erillistä kirjanpitoa.