Varasto

1. Johdanto

Varasto-osio kokoaa Kihossa yhteen organisaatiosi nimikevarastot: varastopaikat, niissä olevat nimikkeet, saldot ja varastotapahtumat. Tämän käyttöohjeen avulla opit hallitsemaan varastoja, seuraamaan saldoja ja kirjaamaan varastotapahtumia.

Peruskäsitteet

• Varasto – fyysinen tai looginen paikka, johon nimikkeitä varastoidaan. Varastoja voi olla useita, ja ne voidaan järjestää hierarkkisesti pää- ja alivarastoiksi.
• Varastonimike – yksittäinen tuote tietyssä varastossa, jolla on oma saldonsa ja muut määrätiedot.
• Varastotapahtuma – kirjaus, joka muuttaa nimikkeen saldoa (esim. hankinta, käyttö tai siirto varastosta toiseen).

Mitä tämä ohje kattaa

Ohje etenee varastojen perustamisesta ja rakenteesta varastonimikkeisiin, varastotapahtumiin, ajoneuvokohtaiseen varastoon, käyttöoikeuksiin sekä vientitoimintoon. Vuokraukseen liittyvä vuokrausvarasto mainitaan lyhyesti, mutta se on tarkemmin dokumentoitu erillisessä Vuokraus-käyttöohjeessa.

2. Varastot

2.1 Varastotyypit

Varasto voi olla yhtä kuudesta perustyypistä. Osa varastoista voidaan lisäksi merkitä erityiskäyttöön, jolloin niiden saldot päivittyvät automaattisesti tietystä toiminnosta:

• Varasto (geneerinen) – tavallinen nimikevarasto, esim. tarvike- tai varaosavarasto. Jos geneerinen varasto valitaan mobiilissa tehtävän kohdevarastoksi, tehtävältä kirjattavat tuotekirjaukset päivittävät sen saldoja.
• Alue – maantieteelliseen alueeseen (geofenceen) sidottu varasto
• Työmaa – tietylle työmaalle sidottu varasto
• Ajoneuvo – yksittäiseen kalustoon sidottu varasto (ks. luku 5). Ajoneuvovarastoa voidaan käyttää esimerkiksi kirjanpitoon siitä, mitä työkaluja kuuluu ajoneuvon varusteluun.
• Vuokrausvarasto - Vuokrattujen kalustojen saldot päivittyvät vuokrausvarastoon mikäli varastoseuranta asetettu vuokrauksen asetuksissa.
• Huoltovarasto – huollon varaosavaraston saldoja päivittävät sekä työmääräykselle lisätyt varaosanimikkeet että mobiilissa työmääräykseltä kirjattavat nimikkeet, kuten nesteet ja öljyt.

2.2 Päävarasto ja alivarastot

Varastot voidaan järjestää hierarkkisesti: yhdellä varastolla voi olla useita alivarastoja. Tämä helpottaa esimerkiksi organisaation eri toimipisteiden tai työmaiden varastojen ryhmittelyä yhden päävaraston alle.

2.3 Varaston perustiedot

Varastolle määritetään nimi ja vapaamuotoinen lisätieto (tag). Geneeriselle varastolle voidaan lisäksi kirjata osoite (katu, postinumero, kaupunki) sekä sijainti kartalla.

2.4 Arkistointi

Käytöstä poistuva varasto voidaan arkistoida sen sijaan että se poistetaan kokonaan, jolloin sen historia ja tapahtumat säilyvät järjestelmässä.

3. Varastonimikkeet

3.1 Nimikkeen tiedot

Varastonimike kuvaa yhden tuotteen tilanteen tietyssä varastossa. Nimikkeelle seurataan mm.:

• Määrä – nimikkeen nykyinen saldo varastossa
• Suunniteltu määrä – tavoitemäärä, johon nykyistä saldoa verrataan
• Vähimmäismäärä – raja, jonka alittuessa nimike näkyy hälytettävien joukossa
• Varattu – määrä, joka on jo varattu käyttöön
• Tulossa – määrä, joka on tulossa varastoon (esim. tilauksesta)
• Käytetty ja hankittu – kertyvät määrät nimikkeen käytöstä ja hankinnasta

3.2 Hälytysrajat ja hälytykset

Kun nimikkeen määrä ylittää suunnitellun määrän tai alittaa vähimmäismäärän, nimike nousee esiin ilmoitukset-välilehdellä. Näin poikkeamat varastosaldoissa on helppo huomata ilman, että jokaista varastoa tarvitsee tarkistaa erikseen.

4. Varastotapahtumat

4.1 Tapahtumatyypit

Jokainen saldon muutos kirjataan varastotapahtumaksi. Tapahtumatyyppejä ovat mm. Käyttö, Hankinta, Siirto, Myynti, Inventointi, Korjaus, Arkistointi, Perustaminen, Poisto, Palautus ja Muu. Tapahtuma voi olla tilaltaan avoin tai jo käsitelty.

4.2 Tapahtumarivit ja siirrot

Tapahtuma koostuu yhdestä tai useammasta tapahtumarivistä. Siirroissa tapahtumalla on myös kohdevarasto, jolloin nimike ja määrä siirtyvät lähdevarastosta kohdevarastoon yhtenä kirjauksena.

4.3 Tapahtuman alkuperä

Varastotapahtuma voi syntyä myös automaattisesti muualta järjestelmästä, esimerkiksi huoltotyömääräyksen tai vuokrasopimuksen käsittelystä. Tällöin tapahtumalta näkee, mistä se on peräisin, mikä helpottaa saldomuutosten jäljittämistä.

5. Ajoneuvokohtainen varasto

Yksittäisellä kalustolla voi olla oma varastonsa – esimerkiksi ajoneuvon mukana kulkeva tarvikevarasto. Tämä näkyy kalustokortin Varasto-välilehdellä, ja se toimii samalla nimike- ja tapahtumalogiikalla kuin muutkin varastot. Kalustokortin muista välilehdistä kerrotaan tarkemmin Kalusto-käyttöohjeessa.

6. Vuokrausvarasto

Vuokraustoiminnossa kalustoa voidaan lisätä erilliseen vuokrausvarastoon. Vuokrattujen kalustojen saldot päivittyvät vuokrausvarastoon, mikäli varastoseuranta on asetettu päälle asetuksissa. Vuokrausvarasto näkyy käyttäjälle omana varastotyyppinään, mutta toimii samalla varastologiikalla kuin muutkin varastot. Vuokraustoiminnon tarkempi käyttö – mukaan lukien vuokrausvaraston asetukset – on kuvattu erillisessä Vuokraus-käyttöohjeessa.

7. Käyttöoikeudet

Varastonhallinnan toiminnot on suojattu omilla oikeuksillaan, jotka pääkäyttäjä myöntää tarpeen mukaan:

• Varaston tarkastelu – oikeus nähdä varastot, nimikkeet ja tapahtumat
• Varaston luonti ja muokkaus – oikeus perustaa uusia varastoja ja nimikkeitä sekä kirjata tapahtumia
• Varaston arkistointi ja poisto – oikeus arkistoida tai poistaa varastoja ja nimikkeitä

Oikeudet kannattaa rajata siten, että varastoja käyttävät saavat tarkastelu- ja käyttöoikeudet, kun taas varastorakenteen muokkaus ja arkistointi/poisto rajataan harvemmalle.

8. Vienti

Varastonimikkeet voi viedä ulos Excel- tai CSV-muodossa. Vienti sisältää mm. tuotteen, varaston, päävaraston, määrän ja yksikön, käytetyn/hankitun/varatun/tulossa olevan määrän, tuoteryhmän sekä laskettuja kenttiä kuten vähimmäismäärään jäljellä olevan määrän. Vientiä voi hyödyntää esimerkiksi varastotilanteen raportointiin tai jatkokäsittelyyn muissa järjestelmissä.