Työajan laskutus – näin laskutat työajan
🧭Laskutuksen kulku lyhyesti
- Kirjaus kentällä
- Tarkastus ja hyväksyntä
- Siirto laskutukseen
- Laskurivien tarkastus
- Myyntilasku ja siirto taloushallintoon
Laskutuksen edellytykset
Asetukset tehdään kerran käyttöönotossa. Jos jokin asetus puuttuu, rivi ei siirry laskutukseen tai laskurivi voi muodostua väärin.
| Edellytys | Miksi tarvitaan |
|---|---|
Asiakas ja seurantakohde | Laskutettava asiakas tulee kirjaukselle seurantakohteen kautta. Ilman seurantakohdetta riviä ei voi laskuttaa. |
Tuotteet ja hinnat | Laskurivi muodostuu tuoterekisterin tuotteelle. Hinta tulee tuotteelta tai asiakkaan hintalistalta. |
Laskutusasetukset | Asetukset määrittävät, mistä riveistä laskurivejä muodostetaan, mille tuotteille ja millä selitteellä. |
Käyttöoikeudet | Laskutukseen siirto edellyttää käyttäjäroolissa erillistä laskutusoikeutta. Ilman oikeutta toiminto ei näy riviltä eikä massatoiminnoista. Laskutuksen tilan vaihtaminen on oma oikeutensa. |
Hyväksynnän vaihe | Työajan tulee olla hyväksytty siihen vaiheeseen, joka on määritetty työajan hyväksynnän asetuksissa (Yrityksen asetukset → Käyttäjähallinta → Työajan hyväksyntä). Ennen tätä vaihetta riviä ei voi siirtää laskutukseen. |
1. Tarkasta ja hyväksy työaikakirjaukset
Missä: Työaika → Kirjaukset tai Työaika → Kirjauksien hyväksyntä
Käy laskutusjakso läpi ja korjaa tarvittaessa puutteet. Hyväksytyt työpäivät on mahdollista laskuttaa.
- Seurantakohde on oikea – tästä tulee laskun asiakas
- Kalusto on rivillä, jos työ laskutetaan kaluston tuotteella
- Tapahtumatyyppi vastaa tehtyä työtä
- Ajat ja tauot ovat oikein
- Selite kertoo riittävästi, jos selite näkyy laskulla
💡Työpäivä on laskutettavissa vasta, kun se on hyväksytty. Hyväksynnän vaihe, jolta laskutus on sallittu, määritetään kohdassa Yrityksen asetukset → Käyttäjähallinta → Työajan hyväksyntä.
2. Valitse laskutettavat rivit
📌Laskutukseen siirto tehdään vain Kirjaukset-näkymässä. Kirjauksien hyväksyntä -näkymässä laskutuksen tilaa voi seurata ja vaihtaa massatoiminnolla, mutta siirtoa ei voi tehdä hyväksyntä-näkymässä.
Yksittäinen rivi
Avaa rivin kolmen pisteen valikko:
- Siirrä laskutukseen – rivi siirtyy laskutettavaksi
- Estä laskutus – rivi jätetään laskutuksen ulkopuolelle
Useita rivejä kerralla
- Rajaa näkyvät rivit suodattimilla (aikaväli, työntekijä, tiimi, profiili, hyväksynnän tila).
- Valitse näkymän oikean yläkulman valikosta Laskutukseen siirto.
- Valitse rivit valintaruuduilla tai siirrä suodatuksen mukaiset rivit valitulla aikavälillä.
3. Laskutukseen siirto -näkymä
Kiho muodostaa tähän näkymään valmiiksi kaikki laskurivit laskutusasetusten mukaisesti. Riveille tulee asetusten mukainen tuote, määrä ja hinta sekä selite. Näkymässä tarkastat ja tarvittaessa täydennät rivit ennen siirtoa.
💡Laskutus tapahtuu yhden seurantakohteen riveistä kerrallaan. Jos siirrossa on useampi seurantakohde, laskutus tehdään seurantakohde kerrallaan.
- Voit muokata rivikohtaisesti:
- Tuote – vaihda laskutustuote, jos asetusten mukainen tuote ei sovi tähän työhön
- Määrä ja Yksikköhinta – korjaa laskutettava määrä tai hinta
- Selite – tarkenna selitettä, erityisesti jos selite näkyy asiakkaan laskulla
- Kalusto – kohdista rivi oikealle kalustolle
- Voit myös lisätä tai poistaa laskurivejä +-painikkeella
- Viimeistele Siirrä-painikkeella.
- Laskurivit siirtyvät myyntilaskutukseen, josta laskut lähetetään asiakkaalle, ja työaikarivit näytetään laskutettu-tilassa.
💡Tässä näkymässä tehdyt muutokset koskevat vain kyseistä siirtoa. Jos sama korjaus toistuu usein, suosittelemme tarkastamaan laskutusasetukset.
4. Laskujen viimeistely myyntilaskutuksessa
Siirretyt rivit näkyvät laskuriveinä myyntilaskutuksessa. Laskut kootaan, viimeistellään ja lähetetään asiakkaalle myyntilaskutuksessa.
Laskutuksen tilan seuranta
Jokaisella työaikarivillä on laskutuksen tila: laskutettavissa, laskutettu tai ei laskuteta.
- Kirjaukset-näkymä: Näytä-suodattimen valinnat Laskutettavissa ja Laskutettu.
- Kirjauksien hyväksyntä -näkymä: Laskutuksen tila -sarake. Näkymästä saa haettua esimerkiksi kaikki laskuttamattomat rivit kerralla ja viedyksi ne CSV- tai XLS-tiedostoon. Vienti noudattaa aktiivisia suodattimia, joten sama haku toimii myös kuukausittaisena tarkistuslistana.
- Kun työaikarivi on laskutettu-tilassa, sitä ei ole mahdollista laskuttaa uudelleen.