Filimport av utrustning
För att importera utrustning behöver användarrollen ha behörigheten Utrustning: Import av utrustning.
Steg 1: Förbered filen
Förbered filen som ska importeras i CSV- eller Excel-format (.csv, .xls, .xlsx). Filen ska innehålla en rad per utrustning.
Fält som stöds
| Fält | Obligatorisk (nya) | Anmärkningar |
|---|---|---|
Namn | Ja | Utrustningens namn. Ett unikt namn rekommenderas. |
Utrustningstyp | Ja | Utrustningstypens namn måste stämma exakt överens med den utrustningstyp som skapats i Kiho. Om typen inte hittas misslyckas importen för den raden. |
Registreringsnummer | Nej | Kan användas som ett unikt fält vid uppdatering. |
Kortnamn | Nej | Kort benämning, t.ex. intern kod. |
Chassinummer | Nej | Kan användas som ett unikt fält. |
Märke | Nej | |
Modell | Nej | |
Tillverkningsår | Nej | |
Drivmedel | Nej | Värdet måste motsvara Kihos alternativ (t.ex. Diesel, Bensin, El). |
Standardteam | Nej | Teamets namn måste motsvara det team som skapats i Kiho. Se undantag nedan. |
Avdelning | Nej | Avdelningens namn måste motsvara den avdelning som skapats i Kiho. |
Driftställe | Nej | |
Mätarställning | Nej | Numeriskt värde (km eller h beroende på utrustningens enhet). |
Konditionsklass | Nej | |
Nästa besiktning | Nej | Datum. |
Utsläppsvärden | Nej | |
Utrustnings-ID | Nej | Kihos interna ID. Används som ett unikt fält vid uppdatering. |
Viktigt om förberedelse av filen:
- Filens datainnehåll måste vara i exakt samma format som i Kiho (t.ex. namn på utrustningstyper och team).
- Utrustningstyper, team och avdelningar måste skapas i Kiho i förväg före importen.
- Om filen har en rubrikrad väljs den i samband med importen.
Steg 2: Öppna importverktyget
- Gå till Utrustningsförteckning
- Öppna tabellåtgärder (⋮) i det övre högra hörnet
- Välj Importera från fil
- Ladda upp den förberedda filen
Steg 3: Välj importtyp
Välj om du vill lägga till ny utrustning eller uppdatera befintlig
| Importtyp | Användningsändamål |
|---|---|
Tillägg | Skapa ny utrustning i Kiho. Filen får endast innehålla utrustning som inte finns i Kiho ännu. |
Uppdatering | Uppdaterar information om befintlig utrustning. Filen får endast innehålla utrustning som redan finns i Kiho. |
Obs: Filen får inte innehålla en blandning av ny och befintlig utrustning. Om data innehåller båda delar du upp filen i två delar: en för ny och en för den som ska uppdateras.
Steg 4: Välj ett unikt fält (vid uppdatering)
När du uppdaterar befintlig utrustning väljer du ett unikt fält som Kiho använder för att identifiera rätt utrustning:
- Utrustnings-ID – säkraste sättet, Kihos interna ID
- Registreringsnummer – praktiskt för fordon
- Chassinummer – praktiskt för maskiner och enheter
Steg 5: Koppla fält
Koppla filens kolumner till Kihos fält. Välj motsvarande Kiho-fält i rullgardinsmenyn för varje kolumn i filen.
- Om filen innehåller kolumner som du inte vill importera lämnar du dem okopplade.
- Om filen har en rubrikrad markerar du "Innehåller rubrikrad"
Steg 6: Testa importen
Kör ett test från botten av sidan före den faktiska importen. Testet kontrollerar data och visar eventuella fel utan att spara informationen.
Granska testresultaten noggrant:
- Hur många rader som identifierades framgångsrikt
- Om det finns felaktiga rader och vad som är fel med dem
Steg 7: Utför importen
När testet har lyckats utför du den faktiska importen. Efter importen kontrollerar du i utrustningsförteckningen att uppgifterna uppdaterades korrekt.
Undantag och begränsningar
Blandad data (nya + gamla)
Importverktyget stöder inte data som innehåller en blandning av ny och befintlig utrustning. Om filen innehåller båda:
- Exportera först den aktuella utrustningslistan från Kiho till Excel
- Separera den nya utrustningen i en egen fil
- Importera först den nya utrustningen (Tillägg)
- Importera därefter den utrustning som ska uppdateras (Uppdatering)
Uppdatering av standardteam
När du uppdaterar utrustningens standardteam med import uppdateras endast standardteamet. Utrustningens övriga medlemskap i team förblir oförändrade.
Om du vill uppdatera utrustningens alla team måste detta göras manuellt från utrustningskortet eller genom att säkerställa att alla önskade uppgifter om team finns i importfilen.
Utrustningstypsspecifika fält
Anpassade fält för specifika utrustningstyper (fält definierade av företaget som endast visas för en viss utrustningstyp) kan endast importeras från en fil om alla utrustningar i filen har fältet i fråga. Annars måste de anpassade fälten fyllas i manuellt på utrustningskortet.
ID och externa identifierare
Utrustnings-ID (iButton, NFC, QR) och externa ID (t.ex. Mapon, Fennoa) kan inte importeras med filimport. Dessa måste läggas till manuellt från utrustningskortet.
Värden som inte finns i Kiho
Om filen hänvisar till en utrustningstyp, ett team eller en avdelning som inte finns i Kiho:
- Den aktuella raden misslyckas i importen
- Andra rader kan fortfarande lyckas
- Skapa saknade utrustningstyper, team och avdelningar i Kiho i förväg
Dupliceringsvarningar
Kiho varnar om den importerade utrustningen har samma namn, registreringsnummer, kortnamn eller tillverkningsnummer som redan befintlig utrustning. Importen förhindras dock inte, men kontrollera varningarna noggrant.
Stort dataset
Vid mycket stora mängder utrustning kan importen ta längre tid. Om importen verkar ha stannat:
- Vänta en stund innan du uppdaterar sidan
- Dela vid behov upp datasetet i mindre delar
Bästa praxis
- Skapa utrustningstyper, team och avdelningar i Kiho före importen
- Använd alltid först testimport innan den faktiska importen
- Ta en säkerhetskopia av den nuvarande utrustningsförteckningen genom att exportera den till Excel före uppdateringsimporten
- Separera ny och uppdaterad utrustning i egna filer
- Kontrollera att värdena i filen motsvarar exakt Kihos värden (stora/små bokstäver, mellanslag)