Skapa och redigera uppdrag

Uppdrag skapas och redigeras i avsnittet Uppdrag i webbläsarversionen. Det går också att skapa nya uppdrag i mobilappen. I uppdraget anges information om arbetet, utförare och schema. Utifrån dessa uppgifter visas uppdraget för utförarna och överförs efter utförandet till faktureringen.

Skapa ett nytt uppdrag

En ny uppdrag kan skapas från flera ställen:

Från uppdragslistan, när uppdraget registreras i samband med normal arbetsfördelning.
Från kalendern genom att klicka på den tidpunkt där du vill schemalägga uppdraget. Uppdraget tilldelas användaren eller utrustningen på den klickade raden, beroende på vilken kalendervy som är vald.
Från uppdragskartan genom att klicka på önskad plats och välja Skapa nytt uppdrag. Platsen kan finjusteras ytterligare genom att flytta punkten på kartan.
Med mobilappen

Registrera uppgifter om uppdraget

Uppgifter om uppdrag registreras på flikarna Uppgifter, Resurser och schema, Platser och Produkter. Skriv en kort beskrivning av uppdraget som ska utföras på den översta raden och välj Spara.

En del av uppdragsinformationen fylls i automatiskt utifrån företagets inställningar:

Standardvärden för nya uppdrag, såsom standardvaraktighet, standardsynlighet och maximalt antal utförare, definieras företagsspecifikt
Behörigheter och synlighet avgör vem uppdrag kan skapas för
Kontaktpersonens uppgifter och adresser kompletteras utifrån fältarbetsplatsens information

✅ Den enda obligatoriska uppgiften är uppdragsbeskrivningen. Övriga uppgifter kan fyllas i direkt eller kompletteras senare genom att redigera uppdraget.

Kund, uppföljningsobjekt och kontaktperson

Välj Kund och Uppföljningsobjekt, som kan beskriva till exempel en fältarbetsplats, ett projekt eller ett kostnadsställe. Baserat på dessa riktas arbetet till rätt kund och objekt även när det gäller arbetstid, rapportering och fakturering.

När ett uppföljningsobjekt väljs fylls uppgifterna automatiskt i utifrån den arbetsplatsinformation som är kopplad till uppföljningsobjektet. Uppgifterna kan ändras för varje enskilt uppdrag.

Kontaktpersonens namn, telefonnummer och e-post från fältrbetsplatsens kontaktpersonsuppgifter. Om flera kontaktpersoner har sparats för objektet väljs den kontaktperson som är markerad som standard för uppgiften.
Beställningsnummer från arbetsplatsens kod.
Leverans- och faktureringsadresserna som angivits för arbetsplatsen visas under uppföljningsobjektet. Genom att klicka på adressen läggs den till som uppdragets plats, så att adressen inte behöver skrivas på nytt.

💡När kundernas arbetsplatsuppgifter, kontaktpersoner och adresser har lagts in går det snabbare att skapa uppdrag: det räcker att välja en beskrivning och ett uppföljningsobjekt.

Identifierare

Reskod är ett fritextfält och dess innehåll visas för den som utför uppdrag i mobilappen. Skriv in uppgifter som utföraren behöver känna till i samband med uppdraget. Utföraren kan också redigera dessa uppgifter i mobilappen.
Identifierare väljs från en meny som visar identifierare sparade i etikettregistret. Med identifierare kan uppdrag specificeras och sökas i uppdragslistan. Identifierare visas inte i mobilappen.

Ska faktureras

Alternativet Ska faktureras avgör om uppdragets utföranden genererar fakturerbara rader:

Ja: uppdragets utföranden är fakturerbara och kan överföras till fakturering.
Nej: uppdragets utföranden får statusen Ska inte faktureras, och arbetet faktureras inte.

Det är bäst att göra valet redan när uppdraget skapas. Om inställningen ändras i efterhand meddelar Kiho att faktureringsstatusen för utföranden ändras och att redan skapade fakturarader tas bort. Inställningen kan inte längre ändras om uppdraget har fakturerade utföranden.

Bilagor och tilläggsuppgifter

Bifogade filer: Lägg till filer till uppdraget med knappen Lägg till fil. Med alternativet Visa för utförare bestäms om bilagan visas för uppdragets utförare i mobilappen.
Ytterligare information visas för uppdragets utförare. Här kan du registrera längre arbetsinstruktioner.
Ytterligare faktureringsinformation och Ytterligare leveransinformation visas inte för utförarna. De är avsedda för arbetsledning, fakturering och leveransinformation.

Ange utförare och schema

På fliken Resurser och schema anges vem som ska utföra uppdraget, vilken utrustning som ska användas och när arbetet ska utföras.

Uppdragets schema och synlighet för utföraren

Uppskattad starttid och Uppskattad sluttid anger när arbetet är tänkt att utföras. Baserat på schemat visas uppdraget i uppdragslistans schemakolumn.
Visa för utförare anger från vilken tidpunkt uppdraget visas för utföraren i mobilappen. På så sätt kan uppdraget planeras och tilldelas resurser i förväg utan att den visas för utförarna för tidigt.
- Tiden fylls i automatiskt med den synlighet som angivits i inställningarna när starttiden väljs, och den kan ändras per uppdrag eller utförare. Med snabbvalet under fältet, till exempel -1 dag, ställs synligheten in direkt i förhållande till starttiden.
Hur många utförare kan delta i uppdraget begränsar hur många av de utförare som lagts till som resurser som kan acceptera uppdraget för utförande. Fältet hämtas som standard från inställningarna och värdet kan ändras per uppdrag.

Lägga till resurser

Välj Lägg till resurs och ange i fönstret som öppnas:

Utförare: användaren som utför uppgiften.
Utrustning: fordonet eller enheten som används i uppgiften. Utrustning kan endast väljas för uppdraget om den är kopplad till en spårare.
Team: detta alternativ lägger till alla användare i teamet som resurser för uppdraget. På så sätt kan ett uppdrag som gäller hela teamets arbete tilldelas resurser på en gång utan att utförarna behöver väljas en och en.

Du kan lägga till flera resurser för samma uppdrag, till exempel flera utförare eller kombinationer av utförare och utrustning. När uppdraget kan erbjudas till hela gruppen lägger alternativet Lägg till alla till alla utförare på en gång. Radera nya tar bort ännu inte sparade resurssrader. Enskilda rader redigeras från pennikonen och redigeras från papperskorgsikonen.

💡Inställningen Uppgiftens standardsynlighet avgör om alla utförare läggs till automatiskt som resurser för ett nytt uppdrag eller om utförare väljs en och en.

Utförarspecifikt schema

Som standard ges alla resurser uppdragets schema och den Visa för utföraren-tid som ställts in för uppgiften. När schemat för hela uppdraget anges en gång fylls tiderna automatiskt i på resursraderna, så att du inte behöver ange tiderna separat för varje utförare.

Vid behov kan varje resurssrad ges en egen Uppskattad starttid, Uppskattad sluttid och Visa för utförare-tid. Resursspecifika tider används när utförare av samma uppdrag arbetar vid olika tillfällen, till exempel i skift eller i efterföljande arbetsfaser. När en starttid anges för raden beräknas radens synlighetstid automatiskt.

Utförarspecifika scheman styr när uppdragen utförs och hur de visas i kalendern.

I mobilappen visas uppdragen för utföraren enligt hens eget schema.
I kalendern visas uppdraget för utföraren och utrustningen enligt det utförarspecifika schemat.

På så sätt ser varje utförare tiden för sitt eget arbetsskift och arbetsledningen ser i kalendern när varje resurs är bokad.

Resursernas status

Alternativet Ange status för ny resurs avgör vilken status resurserna som läggs till har:

Väntar: uppdraget är i planeringsfasen och är inte tillgänglig för utföraren än.
Tilldelad: uppdraget har tilldelats utföraren och visas i mobilappen i enlighet med synlighetstiden.

Statusen för varje resursrad kan ändras separat från radens val Status.

När arbetet påbörjas uppdateras statusarna automatiskt baserat på registreringarna som utföraren gör i mobilappen: Tilldelad, Accepterad, Pausad, Slutförd. Arbetsledningen behöver alltså inte underhålla statusarna manuellt, utan arbetets framskridande kan ses i realtid från uppdraget. Uppdragets totala status följer utförarnas statusar.

Platser

På fliken Platser anges adressen där arbetet ska utföras:

En adress visar var arbetet utförs.
En rutt för uppdraget kan skapas från flera adresser.

Adressen visas för utföraren i mobilappen, där det går att navigera direkt till objektet från uppdraget. På så sätt behöver utföraren inte söka efter adressen separat eller fråga arbetsledningen om den.

Produkter

På fliken Produkter väljs de produkter som ska levereras eller användas i arbetet samt de beställda mängderna. Produkterna styr hur arbetet ska utföras:

Utföraren ser i mobilappen vad som ska levereras på uppdraget och hur mycket.
Utföraren behöver bara registrera den levererade mängden och slipper välja produkter en och en från en lista.

När produkterna har lagts till i uppdraget i förväg blir arbetet rätt utfört och de levererade mängderna överförs direkt till uppföljning och fakturering.

De levererade mängderna kan även registreras på lagret, vilket gör att lagersaldona uppdateras utifrån uppdragsregistreringarna och lageruppföljningen hålls ajour utan separat bokföring.