Wie werden Arbeitszeiteinträge genehmigt?
Die Genehmigung kann in zwei verschiedenen Ansichten erfolgen:
- Tageweise in der Ansicht „Einträge“
- Zeilenweise in der Ansicht „Genehmigung der Einträge“
Wichtig: Der Zugriff auf die Genehmigungsansichten erfordert entsprechende Berechtigungen. Die Berechtigung „Arbeitszeiterfassung“ gewährt Zugriff auf die Ansicht „Einträge“, die Berechtigung „Genehmigung der Einträge“ auf die gleichnamige Ansicht. Die Genehmigungsberechtigungen werden separat in den Einstellungen zur Arbeitszeitgenehmigung festgelegt.
Ansicht „Einträge“ (tageweise Genehmigung)
Arbeitszeit → Einträge
Überblick
In der Ansicht Einträge werden Arbeitszeiten immer tageweise betrachtet und genehmigt. Die Ansicht zeigt die Arbeitstage der Benutzer nach Zeitraum an, wobei jeder Tag als Ganzes genehmigt oder dessen Genehmigung zurückgenommen werden kann.
Genehmigen
- Genehmigung eines einzelnen Tages:
- Klicken Sie auf das Schloss-Symbol am rechten Rand der Tageszeile
- Oder öffnen Sie das Menü der Tageszeile und wählen Sie Tag genehmigen
- Genehmigung mehrerer Tage auf einmal (über das Menü oben rechts in der Ansicht):
- Alle Tage genehmigen – genehmigt alle durch die Filter angezeigten Benutzer und Tage auf einmal
- Ausgewählte Tage genehmigen – blendet Kontrollkästchen ein, mit denen Sie einzeln auswählen können, welche Tage genehmigt werden
- Rücknahme der Genehmigung:
- Einzelner Tag: Klicken Sie erneut auf das Schloss-Symbol des Tages oder öffnen Sie das Menü der Tageszeile und wählen Sie Genehmigung zurücknehmen
- Mehrere auf einmal: Klicken Sie im Menü oben rechts in der Ansicht auf Ausgewählte Genehmigungen zurücknehmen und wählen Sie, welche Genehmigungen zurückgenommen werden sollen
- Die Rücknahme ist nur möglich, wenn dies in den Einstellungen der Arbeitszeitgenehmigung erlaubt ist.
Farben in der Ansicht:
- 🔴 Rot – der Tag ist noch gar nicht genehmigt
- 🟠 Orange – der Tag ist teilweise, aber noch nicht auf der höchsten Ebene genehmigt
- 🟢 Grün – der Tag ist auf der höchsten Ebene genehmigt
Ansicht „Genehmigung der Einträge“ (zeilenweise Genehmigung)
Arbeitszeit → Genehmigung der Einträge
Überblick
In der Ansicht „Genehmigung der Einträge“ werden Arbeitszeiten zeilenweise betrachtet und genehmigt. Die Ansicht listet die einzelnen Arbeitszeitzeilen in Tabellenform auf. Dies ist besonders nützlich, wenn nur die Zeilen eines bestimmten Arbeitsorts oder einer bestimmten Buchungsdimension genehmigt werden sollen – zum Beispiel kann der Vorgesetzte des Arbeitsorts nur die Einträge seines eigenen Arbeitsorts genehmigen, auch wenn der Benutzer am selben Tag auch Stunden für andere Buchungsdimensionen erfasst hat.
Genehmigen
- Genehmigung einer einzelnen Zeile: Wählen Sie die Zeile über das Kontrollkästchen aus und genehmigen Sie sie
- Genehmigung mehrerer Zeilen auf einmal: Wählen Sie mehrere Zeilen über die Kontrollkästchen aus und genehmigen Sie alle ausgewählten Zeilen auf einmal
- Rücknahme der Genehmigung: Wählen Sie die Zeilen aus und nehmen Sie die Genehmigung über das Menü Funktionen zurück (sofern in den Einstellungen erlaubt)
- Genehmigung über die Zusammenfassung: Klicken Sie auf das Zieldatum einer Zeile, um die Zusammenfassung zu öffnen. Die Zusammenfassung enthält die Registerkarten Tag, Woche und Zeitintervall. Je nach ausgewählter Registerkarte können Sie die Zeilen eines Tages, einer Woche oder des gesamten Zeitintervalls für einen Benutzer auf einmal genehmigen (z. B. Woche genehmigen). In der Zusammenfassung sehen Sie außerdem die Aufschlüsselung nach Buchungsdimension und nach Lohnart.
Auswirkungen der Genehmigung
- Ein genehmigter Arbeitstag oder eine genehmigte Zeile kann nicht bearbeitet werden, ohne dass die Genehmigung zuvor zurückgenommen wird
- Die Genehmigung einer übergeordneten Phase kann nicht zurückgenommen werden – nur die Genehmigung der eigenen oder einer niedrigeren Phase lässt sich zurücknehmen
- Die Lohnübermittlung kann erst erfolgen, wenn die Arbeitszeiten bis zur erforderlichen Ebene genehmigt sind
- Die Übertragung zur Rechnungsstellung kann je nach Genehmigungsphase eingeschränkt werden – in den Einstellungen zur Arbeitszeitgenehmigung wird festgelegt, ab welcher Phase eine Zeile zur Rechnungsstellung übertragen werden darf