Teams und Vorgesetzte

Das Team ist eine zentrale Struktur in Kiho, mit der die Sichtbarkeiten von Benutzern und die Vorgesetztenstrukturen verwaltet werden.

Mithilfe von Teams wird festgelegt:

wessen Arbeitszeiteinträge eingesehen, geprüft und genehmigt werden können
welche Assets für wen sichtbar sind

Teams werden in der Regel entsprechend dem Organigramm aufgebaut.

Erstellen eines Teams

Teams legen Sie an, indem Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol klicken → Einstellungen der Firma → Benutzerverwaltung → Teams → Team hinzufügen navigieren.

Die Angaben für das neue Team werden im oberen Bereich der Ansicht unter Allgemeine Informationen ausgefüllt:

Name ist eine Pflichtangabe. Geben Sie dem Team einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel nach Organisationseinheit, Region oder Bauleitung.
Tag kann bei Bedarf eine beliebige zusätzliche Information zum Team sein, wie zum Beispiel eine Kostenstelle oder ein Code für eine externe Schnittstelle.
Niederlassung wird ausgewählt, wenn das Team einer bestimmten Niederlassung zugeordnet werden soll.
Farbe hilft dabei, das Team von anderen Teams zu unterscheiden.

Nach den allgemeinen Informationen werden dem Team über die Registerkarten die erforderlichen Benutzer, Assets und Arbeitsorte hinzugefügt:

Auf der Registerkarte Benutzer werden die zum Team gehörenden Benutzer über die Schaltfläche Hinzufügen hinzugefügt. In der Benutzerzeile sehen Sie unter anderem den Namen, den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse, die Ebene und die Rolle des Benutzers.
- Markieren Sie in der Benutzerzeile, ob der Benutzer ein Vorgesetzter des Teams ist und ob das Team das Standardteam des Benutzers ist.
Auf den Registerkarten Assets und Sonstige Assets werden die für das Team sichtbaren Assets und Werkzeuge hinzugefügt.
Auf der Registerkarte Arbeitsorte werden die Arbeitsorte hinzugefügt, die für die Mitglieder des Teams sichtbar sein sollen.

Der Benutzer sieht die Assets, die entweder über das Team oder direkt in seinen Benutzereinstellungen sichtbar geschaltet wurden. Beide können gleichzeitig aktiv sein.

Teams müssen in Kiho im Voraus angelegt werden, bevor Benutzer ihnen zugeordnet werden können. Wenn die Microsoft Entra ID-Einmalanmeldung im Einsatz ist, können Teams auch automatisch aus Entra importiert werden.

Standardteam

Für einen Benutzer kann ein Standardteam festgelegt werden. Das Standardteam ist das primäre Team des Benutzers und legt fest:

welchem Team der Vorgesetzte die Arbeitszeiten des Benutzers genehmigt
welchem Team die Arbeitszeiteinträge des Benutzers zugeordnet werden

Aus Sicht der Arbeitszeit gehört ein Benutzer ausschließlich zu seinem Standardteam. Ist ein Team nicht das Standardteam des Benutzers, wird er in der Arbeitszeiterfassung nicht als Mitglied dieses Teams betrachtet. Ein Benutzer kann jedoch mehreren Teams angehören, beispielsweise aufgrund der Assetsichtbarkeit.

Vorgesetztenstruktur

In Kiho gibt es zwei getrennte Vorgesetztenstrukturen:

Vorgesetzter des Teams

Sieht und genehmigt die Arbeitszeiteinträge der Mitglieder seines eigenen Teams
Sieht den Statusüberblick der Teammitglieder (angemeldet, heute abwesend)
Sieht die dem Team zugewiesenen Assets
In der Regel Genehmiger der Stunden von Angestellten und Vorgesetzten

Vorgesetzter des Arbeitsorts

Sieht und genehmigt die Arbeitszeiteinträge seines eigenen Arbeitsorts unabhängig vom Team
Wird in Kiho separat je Arbeitsort festgelegt
In der Regel Genehmiger der Stunden von Arbeitern