Pauseneinstellungen
Wofür werden Pauseneinstellungen verwendet?
Mit den Pauseneinstellungen wird Folgendes festgelegt:
- Entstehung automatischer Pausen – Kiho kann anhand von Regeln automatisch eine Pause hinzufügen, wenn die tägliche Arbeitszeit einen festgelegten Grenzwert überschreitet
- Behandlung von Pausenstempelungen – wenn ein Benutzer eine Pause über die mobile App, den Browser oder das Arbeitsort-Terminal stempelt, wird die Dauer der Stempelung gemäß den Einstellungen gerundet
- Lohnarten der Pause – welche Lohnarten den Pausen zugeordnet werden und wie sich die Stunden auf die verschiedenen Lohnarten verteilen
- Rechnungsstellung von Pausen – ob Pausenzeilen in Rechnung gestellt werden oder nicht
Die Pauseneinstellungen werden in Pauseneinstellungsgruppen vorgenommen, die einem oder mehreren Arbeitszeitprofilen zugeordnet werden. Eine Pauseneinstellungsgruppe kann mehrere Regeln für unterschiedliche Situationen enthalten.
Automatische Pausen und manuell erfasste Pausen wirken zusammen. Hat ein Benutzer bereits selbst eine Pause erfasst oder gestempelt, erzeugt die Automatik keine doppelte Pause. Kiho berücksichtigt die vom Benutzer erfasste Pause und erstellt die Lohndaten gemäß den Regeln.
Wo werden die Einstellungen vorgenommen?
Einstellungen der Firma → Arbeitszeit → Pausen
Auf der Registerkarte „Pausen“ werden alle Einstellungen rund um Pausen verwaltet. Die Ansicht gliedert sich in zwei Bereiche: allgemeine Einstellungen der Firam und Pauseneinstellungsgruppen.
Allgemeine Einstellungen der Firma
Im oberen Bereich der Ansicht befinden sich die für die gesamte Firma geltenden Pauseneinstellungen.
- Benutzern erlauben, Pausen selbst zu stempeln
- Wenn aktiviert: Benutzer können über die mobile App, das Arbeitsort-Terminal oder die Startseite des Browsers eine Echtzeit-Pausenstempelung vornehmen. Je nach Berechtigung können Benutzer Pausen auch manuell für den Arbeitstag hinzufügen.
- Wenn nicht aktiviert: Benutzer können Pausen nicht selbst stempeln. Die Schaltfläche „Pause“ wird dem Benutzer nicht angezeigt.
Hinzufügen und Bearbeiten einer Pauseneinstellungsgruppe
Eine neue Pauseneinstellungsgruppe kann über die Schaltfläche „Gruppe hinzufügen“ erstellt werden. Eine bestehende Gruppe können Sie bearbeiten, indem Sie auf den Namen der Gruppe oder auf die Menüschaltfläche am Ende der Zeile klicken.
In der Pauseneinstellungsgruppe werden die Grunddaten der Gruppe, die Behandlung von Pausenstempelungen sowie die Regeln für automatische Pausen festgelegt.
Name
Name der Pauseneinstellungsgruppe. Wird zur Identifikation in der Liste der Hauptansicht sowie bei der Zuordnung zu Arbeitszeitprofilen verwendet.
Arbeitszeitprofile
Arbeitszeitprofile, für die die Pauseneinstellungsgruppe gilt. Wählen Sie ein oder mehrere Profile aus, für die diese Pauseneinstellungen gelten sollen. Ein Profil kann nur einer Pauseneinstellungsgruppe zugeordnet sein.
Ausgeschlossene Ereignistypen
Diese Einstellung legt fest, für welche Ereignistypen keine automatische Pause entsteht. Wählen Sie die Ereignistypen aus, die Sie von der automatischen Pausenerstellung ausschließen möchten. Die Einstellung gilt für die gesamte Pauseneinstellungsgruppe – nicht für eine einzelne Regel.
Zum Beispiel können Abwesenheitstypen (wie Urlaub oder Krankheitsurlaub) ausgeschlossen werden, sodass für diese Tage keine automatische Pause entsteht.
Automatische Pause
Wenn aktiviert, erstellt Kiho Pausen automatisch anhand der Regeln. Wenn nicht aktiviert, werden keine automatischen Pausen erstellt, die Lohnartzuordnungen der Pausenregeln wirken sich jedoch weiterhin auf die Entstehung der vom Benutzer selbst gestempelten Pausen aus.
Rundung der Pausenstempelungen
Mindestdauer und Höchstdauer betreffen Pausenstempelungen – also Pausen, die der Benutzer selbst über die mobile App, den Browser oder das Arbeitsort-Terminal stempelt. Diese Einstellungen wirken sich nicht auf die Dauer automatisch entstehender Pausen aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Mindestdauer | Mindestdauer der Pausenstempelung (z. B. 0:30, also 30 Minuten). Liegt die Dauer der gestempelten Pause unter der Mindestdauer, wird die Pause auf die Mindestdauer aufgerundet. |
Höchstdauer | Höchstdauer der Pausenstempelung (z. B. 1:00, also 1 Stunde). Überschreitet die Dauer der gestempelten Pause die Höchstdauer, wird die Pause auf die Höchstdauer abgerundet. |
Regeln
Eine Pauseneinstellungsgruppe enthält eine oder mehrere Regeln. Jede Regel legt fest, wann und wie eine Pause entsteht. Es können mehrere Regeln für unterschiedliche Situationen vorhanden sein (z. B. für verschiedene Schichten oder unterschiedlich lange Arbeitstage).
Einstellungen der Regel
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Verlangte Arbeitszeit | Mindestdauer der Arbeitszeit (z. B. 6:00, also 6 Stunden), die im Laufe des Tages erreicht werden muss, damit eine Pause entsteht. Liegt die tägliche Arbeitszeit unter diesem Grenzwert, entsteht anhand dieser Regel keine Pause. |
Pausendauer | Dauer der Pause (z. B. 0:30, also 30 Minuten), die automatisch von der Arbeitszeit abgezogen wird, wenn die Regel erfüllt ist. |
Beginnzeit der Pause | Uhrzeit, zu der die Pause angesetzt wird (z. B. 11:00). Die Pause beginnt zu dieser Uhrzeit und dauert die in der Regel festgelegte Zeit. |
Arbeitsschichten
In der Regel kann festgelegt werden, für welche Arbeitsschichten sie gilt. Standardmäßig sind alle Arbeitsschichten der Profile derselben Regel zugeordnet.
Die Einstellung ermöglicht es, für unterschiedliche Arbeitsschichten unterschiedliche Pausenregeln festzulegen (z. B. für die Tagschicht eine Pause um 11:00 Uhr und für die Abendschicht eine Pause um 18:00 Uhr).
Lohnarten
Jeder Regel wird mindestens eine Lohnart zugeordnet, auf die die Pausenstunden gebucht werden. Standardmäßig ist dies eine einzige Lohnart, sodass die gesamte Pausendauer darauf gebucht wird.
Soll die Pause auf mehrere Lohnarten aufgeteilt werden, wählen Sie Pause auf mehrere Lohnarten aufteilen. Die Pausendauer kann dann in Abschnitte unterteilt werden:
- Erste (Min.) – die ersten Minuten der Pause werden auf diese Lohnart gebucht (z. B. die ersten 30 Min. → Pause bezahlt)
- Weitere (Min.) – die restlichen Minuten der Pause werden auf diese Lohnart gebucht (z. B. die weiteren → Pause unbezahlt)
Über die Schaltfläche „Lohnart hinzufügen“ können weitere Lohnarten hinzugefügt werden.
Für die Pause muss vor der Festlegung der Pauseneinstellungen mindestens eine Lohnart erstellt werden. Lohnarten werden unter Einstellungen der Firma → Arbeitszeit → Lohnarten erstellt.
Generierung von Rechnungszeilen
In den allgemeinen Arbeitszeiteinstellungen (Einstellungen der Firma → Arbeitszeit → Allgemeine) befindet sich der Bereich „Generierung von Rechnungszeilen“, in dem festgelegt wird, ob aus Pausenzeilen Rechnungszeilen generiert werden. Standardmäßig ist dies auf Nein gesetzt, sodass Pausen nicht in Rechnung gestellt werden.