Arten der Arbeitszeiterfassung

In Kiho kann die Arbeitszeit auf verschiedene Arten erfasst werden. Die Erfassungsart wird je nach Benutzergruppe und Art der Arbeit gewählt. Für jeden Benutzer wird ein Arbeitszeitprofil festgelegt, das steuert, wie die Arbeitszeit entsteht und welche Erfassungsarten zur Verfügung stehen. Die verschiedenen Erfassungsarten können nebeneinander und gleichzeitig verwendet werden — sie schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern ergänzen sich.

Gleichzeitige Nutzung mehrerer Erfassungsarten

In Kiho können verschiedene Erfassungsarten parallel genutzt werden. Unterschiedliche Personalgruppen innerhalb der Firma können jeweils andere Erfassungsarten verwenden. Dies ist üblich, da sich die Arbeitsweisen der einzelnen Personalgruppen unterscheiden. Auch die Arbeitszeit eines einzelnen Benutzers kann sich gleichzeitig aus mehreren Quellen zusammensetzen.

Für jeden Benutzer wird ein Arbeitszeitprofil festgelegt, das steuert, wie die Arbeitszeit entsteht
Verschiedene Profile können jeweils andere Erfassungsarten nutzen
Dieselbe Firma kann beispielsweise gleichzeitig Folgendes nutzen:
- Mobiles Stempeln für mobile Außendiensttätigkeiten
- Browser-Stempeln für Büropersonal
- Aus Aufgaben entstehende Arbeitszeit für fakturierbare Arbeit — Arbeitszeit und Rechnungsstellungsdaten entstehen mit einem einzigen Eintrag
- Außendienst-Terminal an Baustellen zur Nutzung durch Subunternehmer

Überblick über die Erfassungsarten

Erfassungsart	Beschreibung	Typischer Anwendungsfall
Mobiles Stempeln	Der Mitarbeiter meldet sich mit der Kiho-Mobile-App an und ab.	Außendienstmitarbeiter, Monteure, Reinigungspersonal — alle, die ein Telefon dabeihaben.
Browser-Stempeln	Die Erfassung erfolgt auf der Startseite der Kiho-Browserversion.	Büromitarbeiter, Werkstattpersonal — Arbeit an einem festen Arbeitsplatz.
Manuelle Erfassung	Ein Vorgesetzter oder Hauptbenutzer fügt Arbeitszeitzeilen manuell in der Browserversion hinzu.	Korrekturen, nachträgliche Erfassung
Außendienst-Terminal	Der Mitarbeiter identifiziert sich mit einem NFC-Tag an einem festen Terminal am Arbeitsort.	Baustellen, Werke, Betriebshöfe — mehrere Mitarbeiter an derselben Stelle, Subunternehmer.
Aufgaben	Die Arbeitszeit entsteht automatisch anhand der Ausführung von Aufgaben.	Transportbranche, Wartungsarbeiten — die Arbeit ist in Aufgaben unterteilt, aus deren Dauer sich die Arbeitszeit ergibt.
Ortung des Fuhrparks	Die Arbeitszeit entsteht automatisch aus den tatsächlich durchgeführten Fahrten anhand der Ortungsdaten.	Transportbranche, Maschinenführer — Ortungsgerät im Fahrzeug.
Fahreranmeldung	Der Fahrer identifiziert sich mit einem Tag am Fahrzeug, wodurch An- und Abmeldung automatisch entstehen.	Transportbranche — Fahreridentifikation im Fahrzeug im Einsatz.
Digitaler Fahrtenschreiber	Der Fahrer wird über die Fahrerkarte identifiziert.	Fahrer von Schwerfahrzeugen.
Abwesenheiten und Urlaube (HR-Import)	Abwesenheiten und Urlaube werden automatisch per Integration aus einem HR-System importiert.	Unternehmen, in denen Abwesenheiten und Urlaube in einem separaten HR-System verwaltet werden.

Wahl der Erfassungsart

Die Wahl der Erfassungsart wird von folgenden Faktoren beeinflusst:

Art der Arbeit — mobile Außendiensttätigkeit, Transport, Büro, fester Standort im Werk
Verfügbare Geräte — Telefon, Computer, Ortungsgerät, digitaler Fahrtenschreiber
Genauigkeitsanforderungen — reicht An-/Abmeldung aus, oder wird eine aufgabenbezogene Erfassung benötigt
Automatisierungsbedarf — sollen die vom Benutzer vorgenommenen Einträge minimiert werden
Standortbestätigung — wird eine Bestätigung benötigt, wo der Eintrag vorgenommen wird

Tipp: Beginnen Sie mit der einfachsten Erfassungsart und erweitern Sie diese bei Bedarf. Mobiles Stempeln ist die gängigste und einfachste Art, um zu starten. Weitere Erfassungsarten können später über die Einstellungen des Arbeitszeitprofils aktiviert werden.

Erfassungsarten im Detail

Mobiles Stempeln (Kiho Mobile)

Die gängigste Erfassungsart in Kiho. Der Mitarbeiter nimmt die Einträge über die Kiho-Mobile-App vor.

Anmeldung beginnt den Arbeitstag
Abmeldung beendet den Arbeitstag
Wechseleintrag ändert den Ereignistyp, die Buchungsdimension oder die Assets während des Tages
Pauseneintrag erfasst eine Pause

Beim Eintrag können ausgewählt werden:

Ereignistyp (z. B. Stundenarbeit, Reisezeit)
Buchungsdimension und Kostenkennzeichen (Arbeitsort, Projekt, Kostenstelle)
Assets
Erstattungen (z. B. Verpflegungskosten, Kilometer)
Beschreibung

Standortprüfung: Mit der mobilen Erfassung kann eine Standortprüfung verbunden werden, die sicherstellt, dass der Eintrag aus dem richtigen Bereich vorgenommen wird. Wenn die Standortprüfung aktiv ist, können Einträge auf die mobile App beschränkt werden.

Browser-Stempeln (Kiho Web)

Die Arbeitszeiterfassung kann auch über die Startseite der Kiho-Browserversion erfolgen.

Funktioniert nach demselben Prinzip wie das mobile Stempeln
An- und Abmeldung sowie Pauseneintrag
Auswahl von Assets möglich
Eignet sich besonders für Büromitarbeiter und Benutzer, die am Computer arbeiten

Manuelle Erfassung

Arbeitszeitzeilen können manuell in der Kiho-Browserversion hinzugefügt und bearbeitet werden.

Ein Vorgesetzter oder Hauptbenutzer kann Zeilen direkt in der Ansicht „Einträge“ hinzufügen
Wird für Korrekturen, Ergänzungen und Ausnahmesituationen genutzt
Für eine manuell hinzugefügte Zeile werden Ereignistyp, Uhrzeiten und die erforderlichen Zuordnungsangaben ausgewählt

Außendienst-Terminal (Kiho Worksite)

Das Außendienst-Terminal ist ein fest installiertes Gerät, mit dem sich Mitarbeiter per NFC-Tag identifizieren.

Jeder Mitarbeiter erhält ein persönliches NFC-Tag
Der Eintrag erfolgt durch Auflegen des Tags oder der Karte auf den NFC-Leser des Terminals
Das Terminal fragt die Eintragsangaben entsprechend den Einstellungen des Arbeitszeitprofils ab
Funktioniert mit denselben Einstellungen wie die mobile und die Browser-Erfassung

Geeignet für Situationen, in denen:

eine einfache und schnelle Erfassungsart gewünscht wird
die Mitarbeiter kein Telefon zur Verfügung haben
ein zentraler Erfassungspunkt gewünscht wird (z. B. Tor des Arbeitsorts, Eingang des Betriebshofs)

Aufgaben

Die Arbeitszeit kann automatisch aus der Ausführung von Aufgaben entstehen.

Wenn der Mitarbeiter eine Aufgabe beginnt, beginnt die Arbeitszeit zu laufen
Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist oder der Mitarbeiter zur nächsten Aufgabe wechselt, endet der Eintrag
Buchungsdimension, Kostenkennzeichen und Assets der Aufgabe werden automatisch in den Arbeitszeiteintrag übernommen
Nach der Aufgabe kann der Benutzer automatisch wieder in die reguläre Arbeitszeit zurückgebucht werden

Eignet sich besonders für:

Transportunternehmen, in denen die Arbeit in Fahraufgaben unterteilt ist
Service- und Wartungsunternehmen, in denen die Arbeit aufgabenbezogen ausgeführt wird
Situationen, in denen eine aufgabenbezogene Kostenverfolgung gewünscht wird

Ortung des Fuhrparks

Die Arbeitszeit entsteht automatisch aus den tatsächlich durchgeführten Fahrten anhand der Ortungsdaten des Fuhrparks.

Das Ortungsgerät zeichnet die Fahrten des Fahrzeugs auf
Aus den tatsächlich durchgeführten Fahrten werden Arbeitszeitzeilen erstellt
Der Fahrer wird der Fahrt anhand einer Anmeldung oder Identifikation zugeordnet

Echtzeit-Ortung: Eine auf Echtzeit-Ortung basierende Arbeitszeiterfassung ist über die Mapon-Integration verfügbar. Die Unterstützung wird später auf weitere Ortungsgeräte ausgeweitet.

Geeignet für:

Transportunternehmen mit Ortungsgeräten im Fuhrpark
Situationen, in denen eine automatische Arbeitszeiterfassung ohne Eingriffe der Benutzer gewünscht ist

Fahreranmeldung

Der Fahrer identifiziert sich mit einem Tag (iButton) am Fahrzeug, wodurch die Arbeitszeiteinträge automatisch entstehen.

Anmeldung und Abmeldung am Fahrzeug bilden gemeinsam den Arbeitszeiteintrag
Erfordert keine separate Handlung des Fahrers — der Eintrag entsteht automatisch