Mitteilungen

Berechtigungen

Für die Verwaltung von Mitteilungen gibt es eine eigene Berechtigung. Die Berechtigung „Verwaltung von Mitteilungen“ muss den Rollen hinzugefügt werden, deren Benutzer Mitteilungen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Sie können die Berechtigung einer Rolle über die Benutzerverwaltung hinzufügen.

Für den Empfang und das Lesen von Mitteilungen ist keine separate Berechtigung erforderlich – die Funktion Mitteilungen ist für alle sowohl in der mobilen App als auch im Webdienst sichtbar.

Erstellen einer Mitteilung

1. Öffnen Sie Mitteilungen im Hauptmenü von Kiho
2. Wählen Sie die Registerkarte „Verwaltung“
3. Wählen Sie Neu hinzufügen
4. Wählen Sie die Empfänger aus
5. Fügen Sie Titel, Inhalt und Anhänge hinzu

Auswahl der Empfänger

Wählen Sie aus, an wen die Mitteilung gesendet wird:

• Alle Benutzer: Die Mitteilung geht an alle aktiven Kiho-Benutzer Ihrer Firma
• Teams: ein oder mehrere Teams
• Rollen: Auswahl anhand der Benutzerrolle
• Arbeitszeitprofile: z. B. alle Stundenlöhner
• Einzelne Benutzer: bestimmte Personen namentlich

Wichtig: Die Empfängerliste wird zum Zeitpunkt der Veröffentlichung erstellt. Die Empfänger werden nicht automatisch aktualisiert, wenn einem Team oder Arbeitszeitprofil später Benutzer hinzugefügt oder daraus entfernt werden. Sie können der Mitteilung jedoch auch nach der Veröffentlichung noch Empfänger hinzufügen.

Titel und Inhalt

Geben Sie der Mitteilung einen aussagekräftigen Titel (Pflichtfeld) und verfassen Sie die eigentliche Nachricht.

• Sie können Bilder hinzufügen, um die Nachricht zu veranschaulichen
• Sie können Links hinzufügen, zum Beispiel zu weiteren Informationen oder Formularen
• Sie können Anhänge (z. B. PDF-Dateien) über ein separates Anhänge-Feld hinzufügen

Lesebestätigung

Beim Erstellen einer Mitteilung können Sie festlegen, ob die Mitteilung eine separate Lesebestätigung der Empfänger erfordert:

• Ist eine Lesebestätigung erforderlich, müssen die Empfänger die Mitteilung in der mobilen App als gelesen bestätigen
• Ohne Lesebestätigungspflicht gilt die Mitteilung als gelesen, sobald der Empfänger sie öffnet
• Der Status der Lesebestätigungen wird auf der Registerkarte Empfänger der Mitteilung angezeigt

Tipp: Verlangen Sie bei wichtigen Mitteilungen, etwa zu Arbeitssicherheit oder Löhnen, eine Lesebestätigung.

Veröffentlichen einer Mitteilung

Wenn die Angaben und Empfänger der Mitteilung festgelegt sind, können Sie:

• Als Entwurf speichern
• • Wählen Sie Speichern → die Mitteilung wird als Entwurf gespeichert und nicht an die Empfänger gesendet
  • Sie können später zum Entwurf zurückkehren, ihn bearbeiten und die Mitteilung veröffentlichen.
• Sofort veröffentlichen
• • Die Mitteilung wird sofort an die ausgewählten Empfänger gesendet
• Veröffentlichung für später planen
• • Speichern Sie die Mitteilung als Entwurf
  • Wählen Sie Veröffentlichung planen
  • Wählen Sie Datum und Uhrzeit, zu denen die Mitteilung automatisch gesendet wird

Wichtig: Der Inhalt einer veröffentlichten Mitteilung kann nicht mehr bearbeitet werden.

Verfolgung von Empfängern und Lesebestätigungen

Bei einer veröffentlichten Mitteilung sehen Sie die Registerkarte Empfänger, über die Sie Folgendes verfolgen können:

• An wen die Mitteilung veröffentlicht wurde
• Wer die Mitteilung gesehen hat
• Wann der jeweilige Empfänger die Mitteilung als gelesen bestätigt hat

Wichtig: Mitteilungen sind in der mobilen App lesbar, bis der Status der Mitteilung auf archiviert geändert wird.

Lesen von Mitteilungen

Mitteilungen werden in der Kiho-Mobile-App oder in der Browserversion gelesen. Wenn eine neue Mitteilung veröffentlicht wird, erhalten die Empfänger eine Benachrichtigung auf ihr Telefon oder auf der Startseite von Kiho. Die mobile App erinnert außerdem an ungelesene und nicht bestätigte Mitteilungen.

Tipp: Sie können eine Mitteilung als Favorit markieren, damit Sie sie später leicht wiederfinden.

Mitteilungen in der mobilen App

1. Öffnen Sie die mobile App
2. Öffnen Sie Mitteilungen entweder:
3. • durch Antippen der Menüschaltfläche (≡) am unteren Rand und Auswahl von Mitteilungen, oder
   • durch Antippen des Symbols Mitteilungen in der unteren Leiste
3. Ungelesene Mitteilungen werden in der Liste hervorgehoben angezeigt
4. Öffnen Sie die gewünschte Mitteilung durch Antippen
5. Wird für die Mitteilung eine Lesebestätigung verlangt, bestätigen Sie diese am Ende der Nachricht

Anheften der Funktion „Mitteilungen“ an die untere Leiste

Sie können die Funktion Mitteilungen zur unteren Leiste der App hinzufügen, um schneller darauf zugreifen zu können.

• Tippen Sie unten auf die Menüschaltfläche (≡)
• Wählen Sie Anordnen
• Ziehen Sie Mitteilungen in die ersten vier Schnellzugriffe
• Mitteilungen wird nun in der unteren Leiste der App angezeigt