Ansicht „Genehmigung der Einträge“

Die Ansicht finden Sie unter: Arbeitszeit → Genehmigung der Einträge

Für wen ist die Ansicht gedacht?

Die Ansicht „Genehmigung der Einträge“ dient mehreren verschiedenen Benutzergruppen:

• Benutzer, die ihre eigenen Stunden genehmigen – Erste Genehmigungsphase für die eigenen Einträge in einem mehrstufigen Genehmigungsprozess.
• Vorgesetzte des Teams – Prüfen und genehmigen die Arbeitszeiten der Teammitglieder vor der Lohnübermittlung.
• Vorgesetzte des Arbeitsorts – Genehmigen die Arbeitszeitzeilen ihres eigenen Arbeitsorts oder ihrer eigenen Buchungsdimension. Der Vorgesetzte sieht nur die Zeilen, die er genehmigen darf.
• Hauptbenutzer – Überwachen die Arbeitszeiten der gesamten Firma, nehmen Korrekturen vor und stellen sicher, dass alle Einträge vor der Erstellung der Lohndaten bearbeitet wurden.

Berechtigung: Für die Nutzung der Ansicht ist die Berechtigung „Genehmigung der Einträge“ erforderlich, die über die Benutzerrolle vergeben wird. Die Genehmigungsberechtigungen und -phasen werden separat in den Einstellungen zur Arbeitszeitgenehmigung festgelegt.

Aufbau der Ansicht

Die Ansicht listet die Arbeitszeitzeilen und Erstattungen in Tabellenform auf. Im oberen Bereich der Ansicht befinden sich das Suchfeld, das Zeitintervall, die Suchfilter, die Filtern-Schaltfläche sowie die Schaltfläche „Neue Hinzufügen“. Die Tabellenzeilen zeigen die Angaben zu jedem Eintrag spaltenweise an.

Spalten

In der Tabelle werden unter anderem folgende Spalten angezeigt:

• Zieldatum – Das Datum, dem der Eintrag zugeordnet ist. Ein Klick öffnet die Zusammenfassung.
• Zeitintervall – Beginn- und Endzeit des Eintrags
• Mitarbeiter – Ersteller des Eintrags
• Ereignistyp – z. B. Stundenlohn-Entnahme, Krankheitsurlaub, Jahresurlaub, Verpflegungskostenerstattung
• Menge – Gesamtstundenzahl oder Höhe der Erstattung
• Arbeitsstunden – reguläre Arbeitszeit
• Überstunden – Überstunden, die zur Auszahlung kommen
• Gleitstunden – Stunden, die auf das Gleitzeitkonto übertragen werden
• Buchungsdimension – Buchungsdimension, der die Stunden zugeordnet sind. In der Ansicht lassen sich zusätzlich z. B. Arbeitsorte und Kostenstellen anzeigen
• Assets – dem Eintrag zugeordnete Assets
• Zuschläge – automatische und manuelle Arbeitszuschläge (z. B. Sonntagszulage)
• Erläuterung – freie Beschreibung des Eintrags
• Zu den Löhnen und Gehältern übertragen – ob die Zeile bereits in die Lohndaten übertragen wurde
• Status der Rechnungsstellung – ob die Arbeit fakturierbar ist und in welchem Schritt sich die Rechnungsstellung befindet

Bearbeitung der Tabelle: Die Ansicht ist vollständig anpassbar. Über die Tabellenbearbeitung (Drei-Punkte-Menü oben rechts in der Tabelle) können Sie die angezeigten Spalten auswählen, ihre Reihenfolge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden. Verfügbar sind unter anderem auch Kostenstelle, Quelle, Kostenkennzeichen, Arbeitsort, Anmerkungen, Kunde, Positionen, Produkteinträge, Frachtbriefe und Projekt.

Filter und Suche

Im oberen Bereich der Ansicht befinden sich Filter, mit denen Sie die angezeigten Zeilen eingrenzen können:

• Das Suchfeld (oben links) durchsucht alle Textfelder – Sie können zum Beispiel nach dem Namen des Mitarbeiters, dem Namen des Arbeitsorts oder der Beschreibung suchen.
• Zeitintervall – Wählen Sie das zu betrachtende Zeitintervall (z. B. 01.04.2026–30.04.2026)
• Eigene Suchfilter – Eigene Schnellauswahlen, z. B. „Meine Arbeitsorte“, „Meine Mitarbeiter“
• Filtern (Schaltfläche „Filtern“) – Öffnet detailliertere Filter:
• • Benutzer – Zeilen eines bestimmten Mitarbeiters suchen
  • Arbeitszeitprofil – Auf Benutzer eines bestimmten Profils eingrenzen
  • Team – Nach Team filtern
  • Status der Genehmigung – z. B. nur offene oder genehmigte Zeilen anzeigen
  • Lohnstatus – Nach in die Lohndaten übertragenen oder nicht übertragenen Zeilen filtern
  • Buchungsdimension – Auf eine bestimmte Buchungsdimension eingrenzen

Zusammenfassungsansicht

Die Zusammenfassungsansicht bietet einen kompakten Gesamtüberblick über die Arbeitszeiten des ausgewählten Benutzers. Sie öffnet sich am rechten Bildschirmrand, wenn Sie in der Tabelle auf den Zieldatum einer Zeile klicken.

Registerkarten der Zusammenfassung

Im oberen Bereich der Zusammenfassung gibt es drei Registerkarten: Tag, Woche und Zeitintervall.

1. Tag
2. • Zeigt die Zeilen und die Aufschlüsselung eines einzelnen Tages
   • Aufschlüsselung nach Buchungsdimension: Sie sehen die Stunden je Buchungsdimension
   • Lohndaten: Sie sehen die Stunden je Lohnart (z. B. Stundenlohn, Grundanteil Überstunden Tag, Tagesüberstunden 50 %, Tagesüberstunden 100 %, Verpflegungskostenerstattung, Sonntagszulage, Kilometergeld, Akkordlohn, Jahresurlaub, Krankheitsurlaub)
   • Sie können alle Zeilen des Tages mit einem Klick auf Tageszeilen genehmigen genehmigen
   • Weitere Funktionen: Zuschläge neu berechnen, Überstundenbehandlung ändern, Saldoänderung
2. Woche
3. • Zeigt die Gesamtstunden der Woche
   • Aufschlüsselung nach Buchungsdimension auf Wochenebene
   • Lohndaten auf Wochenebene
   • Sie können alle Zeilen der Woche mit einem Klick auf Wochenzeilen genehmigen genehmigen
3. Zeitintervall (ausgewählte Zeilen)
4. • Zeigt die Aufschlüsselung aller ausgewählten Zeilen über das gesamte gefilterte Zeitintervall
   • Aufschlüsselung nach Buchungsdimension und Lohndaten für den gesamten Datenbestand
   • Sie können alle Zeilen des Zeitintervalls mit einem Klick genehmigen

Genehmigungsarten

Die Genehmigung kann je nach Situation auf verschiedene Arten erfolgen:

Aus der Tabelle

1. Direkt aus der Zeile – Klicken Sie auf das Genehmigungsstatus-Symbol am linken Rand der Zeile. Die Zeile wird mit einem Klick für die nächste Phase genehmigt.
2. Über das Drei-Punkte-Menü der Zeile – Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü am rechten Rand der Zeile und wählen Sie Genehmigen oder Genehmigung zurücknehmen.
3. Massengenehmigung ausgewählter Zeilen – Wählen Sie mehrere Zeilen über die Kontrollkästchen aus (oder alle auf einmal über das Kontrollkästchen in der oberen Leiste). Am unteren Bildschirmrand erscheint die Massenbearbeitungsleiste, in der die Anzahl der ausgewählten Zeilen angezeigt wird (z. B. „50 Zeilen ausgewählt“). Klicken Sie auf Genehmigen, um alle ausgewählten Zeilen auf einmal zu genehmigen.

Aus der Zusammenfassung

Öffnen Sie die Zusammenfassung, indem Sie in der Tabelle auf das Zieldatum einer Zeile klicken. Im unteren Bereich der Zusammenfassung befindet sich eine Genehmigungsschaltfläche, mit der Sie auf einmal genehmigen können:

1. Tag – Alle Zeilen eines Tages mit Tageszeilen genehmigen genehmigen
2. Woche – Alle Zeilen einer ganzen Woche mit Wochenzeilen genehmigen genehmigen
3. Zeitintervall – Alle Zeilen des gesamten gefilterten Zeitintervalls auf einmal mit Zeilen genehmigen genehmigen

Rücknahme der Genehmigung

• Einzelne Zeile: Über das Drei-Punkte-Menü oder durch Auswahl der Zeile und Nutzung von Funktionen → Genehmigung zurücknehmen in der Massenbearbeitungsleiste
• Mehrere Zeilen gleichzeitig: Zeilen auswählen und Funktionen → Genehmigung zurücknehmen in der Massenbearbeitungsleiste verwenden

Die Rücknahme der Genehmigung ist nur möglich, wenn dies in den Einstellungen zur Arbeitszeitgenehmigung erlaubt ist. Die Genehmigung einer übergeordneten Phase kann nicht zurückgenommen werden – nur die Genehmigung der eigenen oder einer niedrigeren Phase lässt sich zurücknehmen.

Weitere Funktionen

Bearbeiten einer Zeile

1. Klicken Sie auf die Zeile, um die Bearbeitungsansicht zu öffnen
2. Bearbeiten Sie die gewünschten Angaben (z. B. Ereignistyp, Zieltag, Zeiten, Buchungsdimension, Kostenkennzeichen, Assets, Beschreibung)
3. Speichern Sie die Änderungen

Die Bearbeitung erfordert die Berechtigung „Arbeitszeitzeile bearbeiten“. Eine genehmigte Zeile kann nicht bearbeitet werden – die Genehmigung muss zunächst zurückgenommen werden.

Hinzufügen einer neuen Zeile

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue hinzufügen“
2. Füllen Sie die Angaben der Zeile aus (Benutzer, Zieltag, Zeiten, Ereignistyp usw.)
3. Speichern

Für einen Tag, der bereits auf der höchsten Ebene genehmigt ist, kann keine Zeile hinzugefügt werden.

Löschen einer Zeile

1. Öffnen Sie das Menü der Zeile
2. Wählen Sie „Löschen“

Das Löschen erfordert eine Bearbeitungsberechtigung, und eine genehmigte Zeile kann erst gelöscht werden, nachdem die Genehmigung zurückgenommen wurde.

Massenbearbeitung

Die Massenbearbeitung ist eine effiziente Methode, um mehrere Zeilen auf einmal zu bearbeiten. Sie beschleunigt insbesondere die Prüfung und Korrektur großer Datenmengen.

Wie funktioniert die Massenbearbeitung?

1. Zeilen auswählen über die Kontrollkästchen (Sie können mehrere oder alle angezeigten Zeilen auswählen)
2. Am unteren Bildschirmrand erscheint die Massenbearbeitungsleiste mit der Anzahl der ausgewählten Zeilen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Funktionen“
4. Wählen Sie die gewünschte Funktion aus der Liste

Funktionen der Massenbearbeitungsleiste

In der Massenbearbeitungsleiste befindet sich direkt die Schaltfläche „Genehmigen“, mit der Sie alle ausgewählten Zeilen auf einmal genehmigen können. Weitere Funktionen finden Sie hinter der Schaltfläche „Funktionen“:

• Ereignistyp ändern – Ereignistyp der ausgewählten Zeilen ändern (z. B. Stundenlohn, Krankheitsurlaub, Jahresurlaub)
• Buchungsdimension und Kostenkennzeichen ändern – Buchungsdimension und/oder Kostenkennzeichen für alle ausgewählten Zeilen gleichzeitig ändern
• Abrechnungsstatus ändern – Zeilen als abrechenbar markieren oder die Abrechnungsmarkierung entfernen
• Genehmigen – Alle ausgewählten Zeilen auf einmal genehmigen
• Genehmigung zurücknehmen – Genehmigung für alle ausgewählten Zeilen zurücknehmen

Hinweis: Sind sowohl Arbeitszeitzeilen als auch Erstattungszeilen ausgewählt, werden bei der Massenbearbeitung nur die Funktionen angezeigt, die auf beide Zeilentypen anwendbar sind.

Datenexport

Die Daten der Ansicht können zur Weiterverarbeitung als Datei heruntergeladen werden:

• CSV-Export – Zeilen im CSV-Format herunterladen
• XLS-Export – Zeilen als Excel-Datei herunterladen

Der Export berücksichtigt die aktiven Filter – in die Datei werden nur die Zeilen aufgenommen, die in der Ansicht sichtbar sind.