Assets aus einer Datei importieren
Der Import erfordert die Berechtigung Asset: Asset-Import in der Rolle des Benutzers.
Schritt 1: Datei vorbereiten
Bereiten Sie die zu importierende Datei im CSV- oder Excel-Format vor (.csv, .xls, .xlsx). Die Datei muss eine Zeile pro Asset enthalten.
Unterstützte Felder
| Feld | Pflichtfeld (neue Assets) | Hinweise |
|---|---|---|
Name | Ja | Name des Assets. Ein eindeutiger Name wird empfohlen. |
Assettyp | Ja | Der Name des Assettyps muss exakt mit einem in Kiho angelegten Assettyp übereinstimmen. Wird der Typ nicht gefunden, schlägt der Import für diese Zeile fehl. |
Kennzeichen | Nein | Kann als identifizierendes Feld bei der Aktualisierung verwendet werden. |
Kurzname | Nein | Kurze Kennung, z. B. interner Code. |
Seriennummer | Nein | Kann als identifizierendes Feld verwendet werden. |
Marke | Nein | |
Modell | Nein | |
Baujahr | Nein | |
Antriebsart | Nein | Der Wert muss den Optionen in Kiho entsprechen (z. B. Diesel, Benzin, Elektro). |
Standardteam | Nein | Der Name des Teams muss mit einem in Kiho angelegten Team übereinstimmen. Ausnahmen siehe unten. |
Abteilung | Nein | Der Name der Abteilung muss mit einer in Kiho angelegten Abteilung übereinstimmen. |
Standort | Nein | |
Kilometerstand / Betriebsstunden | Nein | Numerischer Wert in km oder h. |
Zustandsklasse | Nein | |
Nächste Hauptuntersuchung | Nein | Datum. |
Emissionswerte | Nein | |
Asset-ID | Nein | Interne Kennung in Kiho. Kann als identifizierendes Feld bei der Aktualisierung verwendet werden. |
Wichtig bei der Vorbereitung der Datei:
- Die Daten in der Datei müssen exakt im gleichen Format vorliegen wie in Kiho (z. B. Namen von Assettypen und Teams).
- Assettypen, Teams und Abteilungen müssen im Voraus in Kiho angelegt werden, bevor der Import erfolgt.
- Enthält die Datei eine Kopfzeile, wird dies beim Import ausgewählt.
Schritt 2: Importwerkzeug öffnen
- Wechseln Sie zur Asset-Liste
- Öffnen Sie die Tabellenfunktionen (⋮) oben rechts
- Wählen Sie Als Datei importieren
- Laden Sie die vorbereitete Datei hoch
Schritt 3: Importart wählen
Wählen Sie aus, ob Sie neue Assets hinzufügen oder bestehende aktualisieren möchten.
| Importart | Verwendungszweck |
|---|---|
Hinzufügen | Erstellt neue Assets in Kiho. Die Datei darf nur Assets enthalten, die noch nicht in Kiho vorhanden sind. |
Aktualisieren | Aktualisiert die Daten bestehender Assets. Die Datei darf nur Assets enthalten, die bereits in Kiho vorhanden sind. |
Hinweis: Die Datei darf keine Mischung aus neuen und bestehenden Assets enthalten. Enthalten die Daten beides, teilen Sie die Datei in zwei Teile: einen für neue und einen für zu aktualisierende Assets.Schritt 4: Identifizierendes Feld auswählen (bei Aktualisierung)
Wählen Sie beim Aktualisieren bestehender Assets das identifizierende Feld, anhand dessen Kiho das richtige Asset identifiziert:
- Asset-ID – die sicherste Methode, interne Kennung in Kiho
- Kennzeichen – praktisch für Fahrzeuge
- Seriennummer – praktisch für Maschinen und Geräte
Schritt 5: Felder zuordnen
Ordnen Sie die Spalten der Datei den Feldern in Kiho zu. Wählen Sie für jede Spalte der Datei das entsprechende Feld in Kiho aus dem Dropdown-Menü aus.
- Enthält die Datei Spalten, die Sie nicht importieren möchten, lassen Sie diese unzugeordnet.
- Enthält die Datei eine Kopfzeile, markieren Sie „Enthält Kopfzeile“.
Schritt 6: Import testen
Führen Sie vor dem eigentlichen Import über die Schaltfläche „Testen“ am unteren Rand einen Test durch. Der Test prüft die Daten und zeigt mögliche Fehler an, ohne dass Daten gespeichert werden.
Überprüfen Sie die Testergebnisse sorgfältig:
- Wie viele Zeilen erfolgreich erkannt wurden
- Ob fehlerhafte Zeilen vorhanden sind und woran dies liegt
Schritt 7: Import durchführen
Wenn der Test erfolgreich war, führen Sie den eigentlichen Import durch. Prüfen Sie nach dem Import in der Asset-Liste, ob die Daten korrekt aktualisiert wurden.
Ausnahmen und Einschränkungen
Gemischte Daten (neue + bestehende Assets)
Das Importwerkzeug unterstützt keine Datei, die eine Mischung aus neuen und bestehenden Assets enthält. Enthält die Datei beides:
- Exportieren Sie zunächst die aktuelle Asset-Liste aus Kiho nach Excel
- Trennen Sie die neuen Assets in eine eigene Datei
- Importieren Sie zuerst die neuen Assets (Hinzufügen)
- Importieren Sie anschließend die zu aktualisierenden Assets (Aktualisierung)
Aktualisierung des Standardteams
Wenn Sie das Standardteam eines Assets per Import aktualisieren, wird nur das Standardteam aktualisiert. Die übrigen Teamzugehörigkeiten des Assets bleiben unverändert.
Wenn Sie alle Teams eines Assets aktualisieren möchten, muss dies manuell über die Asset-Karte erfolgen, oder Sie müssen sicherstellen, dass die Importdaten alle gewünschten Teams enthalten.
Assettypspezifische Felder
Assettypspezifische Zusatzfelder (von der Firma selbst definierte Felder, die nur bei einem bestimmten Assettyp angezeigt werden) können nur dann importiert werden, wenn alle Assets der Datei über das betreffende Feld verfügen. Andernfalls müssen die Zusatzfelder manuell über die Asset-Karte ausgefüllt werden.
Tags
Tags (iButton, NFC, QR) und externe Tags (z. B. Mapon, Fennoa) können nicht per Datenimport importiert werden. Diese müssen manuell über die Asset-Karte hinzugefügt werden.
Werte, die in Kiho nicht gefunden werden
Wird in der Datei auf einen Assettyp, ein Team oder eine Abteilung verwiesen, die in Kiho nicht vorhanden sind:
- Die betreffende Zeile schlägt beim Import fehl
- Andere Zeilen können trotzdem erfolgreich sein
- Legen Sie fehlende Assettypen, Teams und Abteilungen im Voraus in Kiho an
Duplikatwarnungen
Kiho warnt, wenn ein zu importierendes Asset denselben Namen, dasselbe Kennzeichen, denselben Kurznamen oder dieselbe Seriennummer wie ein bereits bestehendes Asset hat. Der Import wird dadurch nicht verhindert, prüfen Sie die Warnungen jedoch sorgfältig.
Große Datenmengen
Bei einer sehr großen Menge an Assets kann der Import länger dauern. Wenn der Import scheinbar nicht fortschreitet:
- Warten Sie einen Moment, bevor Sie die Seite aktualisieren
- Teilen Sie die Daten bei Bedarf in kleinere Abschnitte auf
Bewährte Vorgehensweisen
- Legen Sie Assettypen, Teams und Abteilungen vor dem Import in Kiho an
- Führen Sie vor dem eigentlichen Import immer zuerst einen Testimport durch
- Erstellen Sie ein Backup der aktuellen Asset-Liste, indem Sie diese vor einem Aktualisierungsimport nach Excel exportieren
- Trennen Sie neue und zu aktualisierende Assets in eigene Dateien
- Prüfen Sie, dass die Werte in der Datei exakt den Werten in Kiho entsprechen (Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen)