Einstellungen zur Arbeitszeitgenehmigung

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Genehmigungsphasen

Die Genehmigung erfolgt in Phasen (z. B. Phase 1 → Phase 2 → Phase 3). Die Stunden können erst dann an die Lohnbuchhaltung übertragen werden, wenn alle Genehmigungsphasen abgeschlossen sind. Für jede Phase wird festgelegt, welche Gruppe die Stunden in dieser Phase genehmigen darf.

Sie können Phasen hinzufügen oder entfernen, indem Sie auf die drei Punkte neben der Phasenüberschrift klicken.

Mögliche Genehmigergruppen:

• Benutzer selbst – Der Mitarbeiter genehmigt seine eigenen Stunden
• Vorgesetzter des Teams – Genehmigt die Stunden seines eigenen Teams. Den Benutzern muss ein Standardteam zugewiesen sein, damit der Vorgesetzte ihre Stunden sehen kann.
• Vorgesetzter des Arbeitsorts – Genehmigt die Stunden des Arbeitsorts unabhängig vom Team des Mitarbeiters
• Team-Benutzer – Benutzer, die einem bestimmten Team angehören, können genehmigen
• Rollen-Benutzer – Benutzer mit einer bestimmten Rolle können genehmigen

Funktionen

Für jede Phase stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

Rücknahme der Phasengenehmigung zulassen
Erlaubt oder verhindert, dass ein Benutzer seine eigene Genehmigung widerrufen kann. Die Genehmigung einer übergeordneten Phase kann niemals zurückgenommen werden.

Automatische Genehmigung
Für die Phase, in der der Benutzer seine eigenen Stunden genehmigt, kann eine automatische Genehmigung eingestellt werden. Die Stunden werden nach einer bestimmten Zeit ab dem Erfassungsdatum automatisch genehmigt. Die automatische Genehmigung begrenzt gleichzeitig den Zeitraum, in dem der Mitarbeiter seine eigenen Einträge noch bearbeiten kann.

Rechnungsstellung zulassen
Legt fest, ab welcher Genehmigungsphase die Stunden eines Arbeitstages abgerechnet werden können. Ein Arbeitstag kann erst abgerechnet werden, wenn er mindestens bis zu der Phase genehmigt wurde, für die die Abrechnung zugelassen ist.

Automatische Genehmigung des Frachtbriefs
Wenn eine Arbeitszeitzeile mit einem Frachtbrief verknüpft ist, kann der Frachtbrief zusammen mit der Genehmigung der Arbeitszeitzeile automatisch genehmigt werden. Diese Einstellung gilt für fertiggestellte Frachtbriefe: Eine Arbeitszeitzeile kann nicht genehmigt werden, wenn der zugehörige Frachtbrief nicht fertiggestellt ist.

Die automatische Genehmigung des Frachtbriefs erfordert keine separate Berechtigung des Benutzers zur Genehmigung von Frachtbriefen. Ist die Einstellung nicht aktiviert, werden Frachtbriefe separat in der eigenen Frachtbrief-Bearbeitung genehmigt.

Beispiel: Grundeinstellungen mit 3-stufiger Genehmigung

Ein Beispiel für eine typische 3-stufige Genehmigungskette.

So läuft der Prozess ab:

1. Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitsstunden → die Stunden werden nach drei Tagen automatisch genehmigt (Phase 1).
2. Der Vorgesetzte des Teams oder des Arbeitsorts prüft und genehmigt die Stunden in der Ansicht Genehmigung der Einträge (Phase 2).
3. Die Lohnbuchhaltung genehmigt die Stunden vor der Lohnübertragung (Phase 3).